Stel je het klassieke advocatenkantoor voor: rijen van dikke, stoffige wetboeken, beladen met de mufheid van eeuwenoude rechtspraak. Elk boek een vesting van kennis, elk bureau een eiland van isolatie. Dit is het archetype van de traditionele advocatenpraktijk, een bastion van afzondering. Blaas deze scène nu weg als een dikke laag stof en stap binnen in de vitaal pulserende wereld van coworking.

Hier, tussen het zoemen van espressoapparaten en het zachte tikken van toetsenborden, worden boundaries doorbroken. In deze oase van samenwerking, waar de lucht trilt van dynamiek, vind je geen verstopte talenten achter stapels papier. In plaats daarvan ontdek je een synergie van expertise, waar het licht van gezamenlijke innovatie de schaduwen van eenzaamheid verdrijft.

In deze bijdrage onthult een jonge strafpleitster haar ervaring met coworkingspaces en hoe deze het vermogen van advocatenkantoren om te innoveren en te groeien aanzienlijk kunnen vergroten. Door kosten te verminderen, netwerkmogelijkheden te vergroten en een flexibele werkcultuur te ondersteunen, sluiten deze eigentijdse werkplekken perfect aan bij de moderne advocatuur.

"Een frisse kijk op juridische zaken begint met één stap buiten de gebaande paden van het traditionele kantoor."

Co-wat?

Een coworkingspace is een gedeelde werkplek waar individuen of kleine teams van verschillende bedrijven in dezelfde omgeving kunnen werken. Binnen een coworkingspace heb je de mogelijkheid om flexibele werkplaatsen te reserveren in een open ruimte, maar ook om maandelijkse privékantoren en afgesloten vergaderruimtes te huren.

Anders dan bij de klassieke huur, dien je niet in te staan voor het regelen van een secretariaat, internet, inkt van de printer, het koffieapparaat, …

Kostenbesparing: slim besparen op kantoorkosten

Coworking omarmt een economie van schaal die onbereikbaar is voor de meeste individuele kantoren. De kosten voor huur, onderhoud, technologie en zelfs de voorraadkamer worden gedeeld, en dat leidt tot een aanzienlijke verlaging van de overheadkosten.

Anders dan bij de klassieke huur, dien je niet in te staan voor het regelen van een secretariaat, internet, inkt van de printer, het koffieapparaat of de vervelende taken zoals de afwas en het aanvullen van het toiletpapier. Ook de poetshulp moet je niet zelf voorzien. Dit alles terwijl de huur van een desk of kantoor hallucinant lager is dan de gangbare huurprijzen voor een kantoorruimte.

Dit verlaagt enorm de drempel voor startende praktijken of solo-advocaten.

"Een slimme advocaat weet dat de reductie van vaste lasten ruimte geeft voor strategische investeringen of prijsflexibiliteit naar cliënten."

Flexibiliteit: meer ruimte naargelang het kantoor groeit

Daarnaast maakt de flexibele structuur het mogelijk op of af te schalen naar gelang de behoefte zich voordoet. Ikzelf begon mijn carrière als solo-advocaat met een klein kantoor in een coworkingruimte. Ik koos voor een kleine ruimte en niet voor een flexibile werkplek om mijn telefoongesprekken en dossiers confidentieel te houden.

Het was een charmante ruimte, perfect voor één persoon om rustig te kunnen werken en cliënten te ontvangen. Ik beschikte in mijn kantoor over mijn eigen opbergkast en kon zo zonder problemen mijn dossiers opbergen en bijhouden. De deur werd na mijn werkdag afgesloten met een persoonlijke badge.

Na verloop van tijd groeide mijn praktijk en had ik behoefte aan meer ruimte. Gelukkig kon ik eenvoudig overschakelen naar een groter kantoor binnen dezelfde coworkingruimte, zonder dat hier extra kosten aan verbonden waren. Het was een naadloze overgang. Ik kon mijn praktijk verder uitbreiden en moest me geen zorgen maken over hoge huurprijzen of verhuiskosten.

Mijn nieuw kantoor beschikt op vandaag over meer bureauruimte en een grotere opbergruimte zodat elke medewerker in rust kan werken. Indien een medewerker meer privacy wenst, boeken we een afzonderlijk kantoor voor een dag of enkele dagen. Deze dagkantoren kunnen tevens, naast vergaderzalen, kunnen we ook boeken voor consulten met cliënten.

Confidentialiteit van cliënten

Wij garanderen steeds de confidentialiteit van onze cliënten. Gezien er meerdere vergaderzalen beschikbaar zijn, kunnen we steeds de geknipte ruimte kiezen. Net zoals in een klassiek advocatenkantoor, ontvangt het secretariaat de cliënt en begeleidt ze die meteen naar de vergaderruimte. Tijdens deze route komt de cliënt amper in contact met andere personen binnen de coworking.

Eerlijkheidshalve geef ik hierbij mee dat ik voor mezelf een coworking uitkoos met veel aparte ruimtes, afgesloten door muren. Ik deed een goede prospectie, daar veel coworkingruimtes met open gangen en glazen kantoren werken. Uiteraard vond ik deze een pak minder geschikt gezien cliënten hierdoor afgeschrikt kon worden.

Echter, niet elke advocaat kiest voor de optie van een apart en afgesloten kantoor. Zo is binnen onze coworking nog een ander advocatenkantoor actief. Zij kiezen op hun beurt wél voor open, flexibele werkplekken. Dit houdt in dat zij hun telefonie, in de mate dat deze vertrouwelijk is, buiten voeren en hun dossiers na elke werkdag keurig opbergen en mee naar huis nemen.

Ook met de flexibile werkplekken is er aldus een mogelijkheid om de confidentialiteit te garanderen, al vergt dit beduidend meer inspanningen.

De diversiteit van professionals in een gedeelde kantoorruimte breidt niet alleen de netwerkmogelijkheden uit, maar verrijkt ook de expertise

Netwerk uitbouwen en kansen creëren

Het design van coworkingruimtes bevordert spontane interacties en ontmoetingen die de zaden kunnen planten voor toekomstige partnerschappen. Een toevallige conversatie in de eetruimte leidt tot de verwerving van een cliënt of de start van een collaboratief project. Zo'n synergetisch netwerk is een echoput van kansen.

De diversiteit van professionals in een gedeelde kantoorruimte breidt niet alleen de netwerkmogelijkheden uit, maar verrijkt ook de expertise, waardoor multidisciplinaire oplossingen voor complexe juridische vraagstukken haalbaar worden.

“Een coworking is het kruispunt waar juridische expertise innovatieve inzichten uit andere sectoren ontmoet."

Zoals reeds aangehaald, is binnen de coworking waar ikzelf als advocatenkantoor actief ben, nog een jong startend advocatenkantoor gevestigd. Daar waar mijn niche in het strafrecht ligt, ligt hun focus op het burgerlijk recht. Dit maakt dat er een goede wisselwerking ontstaat tussen verscheidene domeinen. Zo kunnen we bij elkaar terecht met vragen of cliënten doorverwijzen.

Ook indien verschillende kantoren met eenzelfde niche zou gevestigd zijn in dezelfde coworking, hoeft dit geen probleem te zijn. Wanneer een tegenstrijdigheid je als advocaat belet om een bepaalde cliënt te vertegenwoordigen, kan je deze zonder problemen doorverwijzen naar een collega-confrater.

Daarnaast mag niet vergeten worden dat advocatenkantoren sowieso vaak op een boogscheut van elkaar gevestigd zijn. Denk bijvoorbeeld maar aan de gegeerde kantoren rond een rechtbank of bij het hof van beroep. Ook hier bestaat de kans dat een cliënt zich van kantoor vergist en is enige tolerantie geboden.

Hierbij dien ik wel aan de geven dat in een coworking de gunfactor van beide kantoren des te groter moet zijn. De realiteit is immers dat beide kantoren groot kunnen worden, maar jaloezie kan helaas als een stil monster binnen sluipen.

Gedeelde middelen: optimalisatie van resources

Het gemak van gedeelde voorzieningen en technologieën in een coworkingspace is vergelijkbaar met het hebben van een eigen vermogensfonds, met name toegang hebben tot eersteklas middelen zonder de volledige prijs te betalen. Je kan, zelfs als startend kantoor, profiteren van high-end apparatuur: van conferentiezalen met videoconferentie-apparatuur tot hoogwaardige printers, faxen en kopieermachines.

Dit stelt ons kantoor in staat toegang te hebben tot middelen die anders onbetaalbaar of onpraktisch zouden zijn. Zo streven wij naar efficiëntie door delen, niet door bezit.

Wel leggen we hierbij enige voorzichtigheid aan de dag. Gezien we het kopieerapparaat per verdieping delen, moeten we de documenten meteen uit de printer halen. Ook halen we foutieve documenten door de versnipperaar alvorens deze in de prullenmand gaan. Dit teneinde het beroepsgeheim en de privacy onze cliënten maximaal te garanderen.

Maar zeg nu eerlijk, een extra fysieke uitdaging tijdens de zittende kantooruren kan nooit kwaad.

Wij proberen daarenboven zoveel mogelijk digitaal te werken. Dit komt niet alleen ons beroepsgeheim, maar ook het milieu ten goede.

Indien je toch graag door tastbare dossiers bladert maar geen sprint wenst te doen telkens wanneer een document uit de printer rolt, is het altijd een optie om zelf een extra printer in je eigen kantoor te voorzien. Dit houdt weliswaar een extra kost is.

Flexibele werkcultuur: aantrekken en behouden van talent

De huidige juridische werkwereld slingert tussen rigide traditie en een verlangen naar aanpassingsvermogen. Flexibiliteit in werkuren en locatie wordt steeds meer gewaardeerd, vooral door jonge professionals.

In deze spaces vinden wij als juristen en advocaten de vrijheid om op onconventionele uren of zelfs afgelegen te werken, afgestemd op ons leven. De coworkingspace biedt ons de mogelijkheid om onze werkdag aan te passen aan ons individuele ritme en levensbehoeften. Een welkome wijziging die burn-outs kan helpen voorkomen en een gezondere werk-privé balans bevorderd.

Zo werkte onlangs één van mijn medewerkers vanuit Londen, waardoor ze een mooie opportuniteit in haar privéleven niet moest missen. Dankzij de flexibele infrastructuur van ons coworkingkantoor, dat kantoren over de hele wereld heeft, kon zij haar werklocatie tijdelijk verplaatsen zonder dat dit invloed had op haar werkzaamheden of de communicatie met het team. Deze mogelijkheid om van op afstand te werken heeft niet alleen haar geholpen om een betere balans te vinden tussen werk en privé, maar heeft ook laten zien hoeveel flexibiliteit en vrijheid een coworkingruimte kan bieden aan haar gebruikers.

"Een coworkingspace ademt de toekomst van arbeid," een plek waar werk en welzijn hand in hand gaan en talent floreert.

Coworkingspaces zijn niet slechts een trend. Ze adresseren fundamentele veranderingen binnen de juridische beroepswereld

Conclusie: het coworkingimperium

Als modern advocatenkantoor is het essentieel om voorop te lopen in de markt. Coworking biedt daarvoor het perfecte platform. De hier geschetste voordelen – van kostenbesparing tot het uitbreiden van je netwerk – zijn niet slechts voordelen, ze zijn noodzakelijkheden voor de advocaat als modern ondernemer. Het is tijd om de overstap naar een coworkingspace te overwegen en de vruchten te plukken van wat het echt betekent om een moderne, zakelijke, en duurzame advocatenpraktijk te zijn.

Het is evident dat coworkingspaces niet slechts een trend zijn. Ze adresseren fundamentele veranderingen binnen de juridische beroepswereld. In deze modern geëvolueerde omgevingen bloeit niet alleen het individuele advocatenkantoor op, maar groeit de juridische gemeenschap als geheel. Elk advocatenkantoor dat toekomstgericht wil opereren moet de waarde van coworkingspaces in overweging nemen – het is geen luxe, maar een strategische noodzakelijkheid.

"Onze toekomst als advocaten hangt niet alleen af van hoe goed we de wet kennen, maar ook van hoe we ons aanpassen aan de veranderende wereld om ons heen".

Boost je productiviteit: let’s co!

Start vandaag nog met het verkennen van coworkingmogelijkheden in je omgeving. Bezoek verschillende spaces, netwerk met de aanwezigen, en stel jezelf de vraag welke ruimte past bij de visie en toekomst van je kantoor. Wees bij deze bezoeken alert voor jouw prioriteiten en de confidentialiteit die je met jouw cliënten hebt.

Laat het stoffige imago van overvolle archiefruimtes achter je en open de deur naar een wereld vol flexibiliteit en ondernemerschap.

Lisa-Marie Parmentier, advocaat (strafpleitster) – Parmentier Advocaten