Start jij binnenkort aan je stage als advocaat? In dit artikel delen we tips en tools die elke advocaat-stagiair nodig heeft voor een succesvolle start.

Starten als advocaat-stagiair

Je hebt je diploma rechten op zak en bent klaar om te starten aan je stage in de advocatuur.

Om te beginnen moet je de stap naar zelfstandige zetten en dat brengt heel wat administratie met zich mee. Je bent zeker niet alleen als je een lichte paniek voelt bij het horen van termen zoals een derdenrekening, btw-nummer en baliebijdrage.

Nadat je de hele papierwinkel in orde hebt gebracht begint het echte werk… Je krijgt op korte tijd heel wat nieuwe informatie te verwerken en soms voelt het alsof je in de zee wordt gegooid voor je kan zwemmen. Niemand verwacht dat je alles kan, belangrijker is de manier waarop je bijleert.

In dit artikel delen we enkele concrete tips en tools waarmee je sneller kan leren zwemmen in de zee van advocatuur.

#1. Breng alle nodige administratie in orde

De eerste uitdaging is natuurlijk op zoek gaan naar een stageplaats. Eens je die hebt gevonden, kan je aan de opstart als advocaat-stagiair beginnen. Starten als zelfstandige vraagt wat meer administratie dan beginnen als werknemer. Vraag een oud-studiegenoot of een van je toekomstige collega’s naar hun ervaring. Zij hebben immers hetzelfde moeten doen.

Om niets aan het toeval over te laten hebben wij een handig overzicht gemaakt van alle administratieve zaken die je moet in orde brengen. Van het aanvragen van een ondernemingsnummer tot de aankoop van een toga, gebruik onze checklist om na te gaan wat je nog moet doen.

#2. Overkom het imposter syndroom

80% van de jonge juristen heeft last van het imposter syndrome. Heel wat advocaat-stagiairs voelen zich verloren en onbekwaam aan het begin van hun carrière. Ze zijn ervan overtuigd dat ze hun succes niet te danken hebben aan hun competenties, maar aan een toevallige samenloop van omstandigheden. Mensen die last hebben van het imposter syndroom hebben vaak de neiging om hun zogezegde incompetenties te verbergen, met als gevolg dat ze geen vragen durven stellen. Dit is uiteraard geen goede uitweg, integendeel, door geen vragen te stellen loop je het risico om écht fouten te maken.

De beste manier om het imposter syndroom te overkomen is door je twijfels te delen en niet te blijven zitten met je vragen. Weet dat het gevoel heel normaal is en dat je niet de enige bent, het maakt deel uit van jouw groeiproces. Spreek mede-stagiairs, seniors of oud-studiegenoten aan en vraag naar hun ervaringen en inzichten.

#3. Denk op lange termijn

Tijdens de eerste weken van je stage moet je heel wat nieuwe informatie verwerken. De uitdaging bestaat erin om deze informatie op een gestructureerde manier bij te houden, zodat je er in toekomst makkelijk op kan terugvallen. Zo vermijd je repetitief werk zoals bijvoorbeeld telkens opnieuw dezelfde clausule schrijven of meermaals dezelfde opzoeking doen.

Je wilt het nu heel graag goed doen en zo snel mogelijk een bepaalde opdracht afwerken, maar het is belangrijk om informatie ook op lange termijn te verwerken. Door je werk te standaardiseren maak je minder dezelfde fouten en kan je groeien in je job. Simpelweg informatie bij houden en organiseren laat je toe een stuk efficiënter en duurzamer te werken.

In de onderstaande tips delen we tools die je helpen om slimmer te werk te gaan!

“De advocatuur is een leerproces. Elke dag leer je wel iets bij, maar je moet het wel kunnen gebruiken going forward. Probeer daarom een systeem te ontwikkelen waar bij je snel kan terugvallen op zaken die je in het verleden hebt opgezocht, of waar je in het verleden op hebt geadviseerd.” – Pieter-Jan Denys advocaat bij Baker & McKenzie

#4. Gebruik MS Word om uit je fouten te leren

Wijzigingen bijhouden [Track Changes]

Wanneer jouw senior uiteindelijk iets uitstuurt wat je hebt voorbereid, is het ontzettend leerrijk om na te gaan waar het finale document verschilt van jouw voorbereiding. Wanneer je telkens dezelfde fouten opnieuw blijft maken, bots je al snel op frustraties. Microsoft Word biedt twee eenvoudige functionaliteiten aan, die het mogelijk maken om verbeteringen na te gaan.

Zo kan je met “Wijziging Bijhouden” [Track Changes ] alle wijzigingen die door jezelf of door andere worden aangebracht aan het document bijhouden. Je kan opmerkingen toevoegen en bijvoorbeeld zien wanneer er een paragraaf werd verwijderd. Je kan deze functionaliteit inschakelen onder de “Controleren” tab. Deze functie wordt in de meeste kantoren actief gebruikt, ga er dus zo snel mogelijk mee aan de slag!

>>> Leer meer over track changes.

Vergelijk versies [Compare]

Naast “Wijzigingen Bijhouden” [Track Changes ] biedt MS Word ook de mogelijkheid aan om twee versies van een document te vergelijken. Open een van de twee versies die je wil vergelijken. Onder de “Controleren”  tab vind je de optie “Vergelijken”[Compare]. Selecteer bij “Origineel document” jouw voorbereiding en bij “Gereviseerd document” het document dat werd uitgestuurd. Wijzigingen zullen op de gereviseerde versie worden weergegeven.

>>> Leer meer over compare.

Sommige kantoren hebben zelf meer geavanceerde software ter beschikking om documenten te vergelijken. Die maken het bijvoorbeeld mogelijk om twee PDF-documenten met elkaar te vergelijken. Welke software je ook gebruikt, versies vergelijken is de ideale manier om subtiele wijzigingen in een opeenvolgende conclusie van een tegenpartij te ontdekken.

#5. Vermijd vaak voorkomende fouten

Het uitsturen van een voorbereid document naar een senior of klant is altijd een spannend moment. Je wilt het zo goed mogelijk doen, maar om alle details goed te zetten moet je het document vaak driedubbel nalezen.

Om die reden hebben we een Legal Drafting Checklist gecreëerd. Die bevat een overzicht van alle veelgemaakte fouten bij het voorbereiden van juridische documenten. Je kan deze checklist gebruiken voor een finale controle van het document dat je wil uitsturen.

“Leg zo veel mogelijk contacten bij andere kantoren. Zowel stagiaires als oude rotten in het vak. Er zullen altijd praktische vragen zijn waar je het antwoord niet op kan vinden in boeken, en dan is een bevriende confrater het beste wat je kan overkomen!” –  Ilona Min, 2e jaar stagiair bij Finnian Columba.

#6. Stoot jezelf niet aan dezelfde steen

Na je voorbereidend werk en de nodige correcties gaat het document eindelijk de deur uit. Je wilt het voorgaande werk uiteraard niet laten verloren gaan en je wilt de inhoud kunnen hergebruiken. Of misschien heb je een goed advies of contract binnengekregen en wil je een bepaalde paragraaf of clausule opslaan om later zelf te kunnen gebruiken.

In eerste instantie lijkt het misschien handig om al deze Word documenten te gaan opslaan. Toch heeft het bijhouden van precedenten weinig zin, want dit is geen handige manier om dat materiaal later opnieuw te gebruiken, zeker wanneer je eigenlijk maar één paragraaf/clausule/fragment ervan nodig hebt. Bovendien zijn deze zaken vaak zeer feiten-gebonden. Het is daarentegen wel interessant om individuele paragrafen en clausules bij te houden met de nodige verwijzingen. Deze blijven echter wel altijd hetzelfde.

“Gebruik niet zomaar een clausule. Probeer tijdens je stage te begrijpen ‘waarom’ een bepaalde clausule wordt gebruikt, eerder dan de clausule op zich.” – Bernd Fiten, Advocaat bij Timelex.

Het aanleggen een persoonlijke kennisdatabank van bij het begin van je carrière heeft als voordeel dat je snel kennis opbouwt (en dat mag je best letterlijk nemen). Je creëert één centrale bron van informatie waar je altijd terecht kan. Door aan dat materiaal extra context toe te voegen (vb: “gebruik deze clausule enkel voor M&A” of “paragraaf [x] is optioneel maar nuttig in geval van [y]”) maak je het voor jezelf een heel stuk eenvoudiger om documenten voor te bereiden.

Weet je niet waar te beginnen? ClauseBuddy laat je toe om paragrafen en clausules te bewaren op één centrale plek. Je kan clausules  van automatisch gegenereerde vertalingen voorzien, verwijzingen naar rechts -leer en -spraak toevoegen en ze verrijken met juridische nuance. Zo vind je makkelijk de juiste clausule voor de juiste context terug en hoef je geen uren te zoeken naar iets wat je ooit hebt geschreven of hebt zien langskomen.

#7.  Hou specifieke bewoordingen bij

E-mails of brieven schrijven is niets nieuws, maar in de praktijk worden vaak bewoordingen gebruikt waar je nog niet mee bekend bent. Ieder kantoor of iedere stagemeester heeft zo zijn eigen stijl – denk aan juridische uitdrukkingen; of specifieke wendingen in een Engelstalig contract; of de vele manieren om een confrater te begroeten. Wanneer je voorbereidend werkt doet is het nuttig om specifieke bewoordingen en formuleringen bij te houden. Zo kan je consistent dezelfde documenten en e-mails in dezelfde bewoording opstellen.

ClauseBuddy is ook beschikbaar in MS Outlook. Je kan rechtstreeks vanuit je email account veel gebruikte formuleringen bewaren en ze vervolgens weer opnieuw gebruiken.

Conclusie

Starten aan je stage als advocaat is spannend, maar brengt ook heel wat stress en onzekerheid met zich mee. Met deze gids hopen we de overgang van student naar stagiair iets makkelijker te maken.  Weet dat je niet alleen bent en dat elke advocaat dezelfde weg heeft afgelegd. Vraag om hulp en geef jezelf de de kans om te leren. Gebruik onze tips en tools en voor je het weet is je carrière als advocaat gelanceerd!

Febe Roosens

ClauseBase