On demand is hip. Denk aan Netflix, Spotify, Streamz, … Werknemers vinden het steeds meer belangrijk om ook hun verloning “on demand” te kunnen inrichten, op maat van hun huidige situatie.

Een cafetariaplan maakt het voor werknemers mogelijk om hun loonpakket zelf samen te stellen, op basis van een door de notaris opgesteld plan binnen het wettelijk kader. Werknemers kunnen vrijwillig een deel van hun loon omzetten in andere voordelen die de notaris op voorhand bepaalt. De vrije keuze van de werknemer om hier al dan niet aan deel te nemen is een belangrijk uitgangspunt waarmee men rekening moet houden.

Een belangrijk uitgangspunt in de opmaak van een cafetariaplan is dat dit budgetneutraal moet zijn voor de notaris.

Principe van kostenneutraliteit

Een belangrijk uitgangspunt in de opmaak van een cafetariaplan is dat dit budgetneutraal moet zijn voor de notaris. Het invoeren van een cafetariaplan mag dus geen opslag of besparing als doel hebben. Het budget in een cafetariaplan bedraagt dus de totale werkgeverskost, inclusief patronale bijdragen. Daarnaast bedraagt de kostprijs van de voordelen de totale werkgeverskost voor de terbeschikkingstelling van dat voordeel.

Het cafetariaplan: een win-win

Een cafetariaplan leidt dus tot een win-winsituatie voor werknemer én werkgever.

Werknemers krijgen de mogelijkheid om hun loonpakket flexibel samen te stellen op basis van hun persoonlijke levenssfeer. Ook kunnen ze hun keuze jaarlijks bijstellen, zodat het loonpakket mee evolueert met elke levensfase waarin ze zich bevinden. Naast de keuzevrijheid, kan er ook een financieel voordeel voortvloeien uit de keuzes in een cafetariaplan. Op verschillende extralegale voordelen zijn vaak minder socialezekerheidsbijdragen en belastingen verschuldigd waardoor ze winnen aan netto koopkracht.

De notaris kan het loonpakket van de werknemer meer aantrekkelijk maken op maat van de werknemer, zonder dat dit invloed heeft op de loonkost. Het belangrijkste criterium om voor een werkgever te kiezen, is het loon en de voordelen die de werkgever aanbiedt[1]. Notarissen die hierin rekening houden met de persoonlijke noden van de werknemer, kunnen zich sterker profileren op de arbeidsmarkt waardoor het aanbieden van een cafetariaplan een positieve impact heeft op de employer branding en het imago van het notariskantoor. Stem het cafetariaplan ook af op de strategie van het notariskantoor zodat de doelen en waarden van het kantoor op een juiste manier weerspiegeld worden naar (potentiële) werknemers. Is de strategie van het kantoor om werknemers een goede work/life-balance te kunnen geven? Neem dan bijvoorbeeld extra vakantiedagen op in de mogelijke voordelen.

Budgetcreatie

Bij het samenstellen van een cafetariaplan moet in eerste instantie worden onderzocht welke onderdelen van het salarispakket kunnen worden omgezet in budget voor het cafetariaplan. Zo kunnen een eindejaarspremie, een deel van het brutoloon of een bestaand extralegaal voordeel als budgetbron worden gehanteerd. De mogelijkheid om een onderdeel van het salarispakket om te zetten naar budget in het cafetariaplan moet telkens juridisch goed worden onderzocht. Binnen het geldend paritair comité voor het notariaat (PC 216) is het bijvoorbeeld niet mogelijk om eindejaarspremies of sectorale premies om te zetten als budgetbron in een cafetariaplan. Daarnaast kunnen volgende loonelementen nooit worden omgezet: maaltijdcheques, sport- en cultuurcheques, ecocheques, winstparticipatieplannen, CAO90 loonbonus, eenmalige innovatiepremies en mobiliteitsbudget. De mogelijke budgetbronnen binnen het notariaat beperken zich tot: een deel van het brutoloon (rekening houdend met de minimale baremalonen), cash bonus, extralegale vakantiedagen, inwisselen bedrijfswagen, … Het vinden van de juiste budgetbron is de voornaamste uitdaging, rekening houdend met de verloningscontext binnen het notariaat. Desalniettemin is het de moeite waard om de opties te verkennen.

Mogelijke voordelen

De mogelijke voordelen die de notaris als werkgever kan opnemen in het keuzemenu van het cafetariaplan zijn tegenwoordig heel uitgebreid zoals onder andere multimedia (smartphone, laptop, tablet), mobiliteit (fietslease, abonnementen voor openbaar vervoer, parkingabonnementen, tankkaarten), aanvullende verzekeringen (terugbetaling van individueel pensioensparen, tandverzekering, hospitalisatieverzekering voor het gezin), work-life voordelen (extralegale vakantiedagen, onderhoudsdiensten).

Momenteel bestaat er geen specifiek wettelijk kader voor het cafetariaplan. Dit betekent dat de notaris moet rekening houden met een versnipperde wetgeving van sociale zekerheid, fiscaliteit en arbeidsrecht.

Versnipperde wetgeving

Momenteel bestaat er geen specifiek wettelijk kader voor het cafetariaplan. Dit betekent dat de notaris moet rekening houden met een versnipperde wetgeving van sociale zekerheid, fiscaliteit en arbeidsrecht. Ook moet de hiërarchie van de rechtsbronnen gerespecteerd worden. Dit maakt het invoeren van cafetariaplannen juridisch complex. Het is daarom aangewezen om juridisch advies in te winnen.

Tips bij het implementeren van een cafetariaplan

Allereerst is het aangewezen om advies in te winnen om een juridisch sluitend kader te creëren gezien de complexiteit in de wetgeving.

De notaris doet best een grondige voorstudie en neemt voldoende de tijd in het beslissingsproces alvorens over te gaan tot een cafetariaplan. Past een cafetariaplan binnen de strategie en visie van het kantoor? Zijn medewerkers bereid om een onderdeel van hun loonpakket om te zetten naar andere voordelen?

Gezien de beperking in budgetbronnen, kan het interessant zijn om een deel van het brutoloon in te leveren voor de budgetcreatie. Let er wel op dat het maandelijks brutoloon wel aan de minimumbarema’s moet voldoen. Controleer ook of het deels omzetten van het brutoloon een impact heeft op andere loonelementen in het loonpakket van de medewerkers.

Begin klein: beperk de budgetbronnen en voordelen in eerste instantie. Groeien kan altijd. Een cafetariaplan brengt wel wat administratie met zich mee: opmaken bijlages arbeidsovereenkomsten, budgetten berekenen, kostprijs voordelen berekenen, voordelen en budget kiezen, keuzes van de werknemers opvolgen, correct communiceren naar het sociaal secretariaat. Doorgaans bieden sociale secretariaten een ondersteunende, vaak zeer prijzige, software aan die een deel van deze administratieve last vereenvoudigt. Ervoor kiezen om het cafetariaplan simpel te houden, verlaagt de drempels van de hoge kostprijs en de administratieve workload. Ook het beperken van het aantal keuzemomenten kan bijdragen tot de vereenvoudiging van de administratieve opvolging.

Informeer en communiceer regelmatig en met alle betrokkenen. Het is een vrijwillige keuze van de werknemer om loon om te zetten in een cafetariaplan dus hen goed informeren over de voor- maar ook de nadelen is noodzakelijk. Het inleveren van loon dat onderworpen is aan sociale bijdragen kan namelijk mogelijk gevolgen hebben op het vlak van sociale uitkeringen zoals pensioen of arbeidsongeschiktheid. Werknemers vooraf bevragen over de verwachtingen en de noden en hen goed informeren helpt om van het cafetariaplan een succesverhaal te maken. Het is aangeraden om de afspraken omtrent het cafetariaplan op te nemen in een policy zodat deze voor alle medewerkers transparant en duidelijk zijn.

Jolien Berghmans
Senior Manager HR Advisory
Van Havermaet

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven door KnopsPublishing.

Referenties

[1]Employer Brand Research 2023.