In 2014 kreeg de Pestwet van 2007 een grondige update. Het brede begrip “psychosociale risico’s” werd geïntroduceerd om een modern en aangepast antwoord te geven op de vele gevallen van psychosociale gevaren die zich zouden kunnen voordoen op de werkplek. Bovendien werd een groot belang gehecht aan stress op het werk, dat een enorme negatieve impact heeft op de werknemers.  Zoals vaak het geval is, werd deze regelgeving vooral uitgewerkt met het oog op de werksituatie in een middelgroot tot groot bedrijf. In kleinere ondernemingen, zoals een notariaat, blijft de toepassing van de regelgeving dan ook vaak ondermaats of onbestaande, waardoor de notaris-werkgever pas in actie schiet wanneer het te laat is. Deze ingekorte bijdrage probeert een beknopte beschrijving van de theorie te geven, met het oog op de praktische toepassing ervan in een notariaat.

Definitie

“Psychosociale risico’s op het werk” is een concept dat in 2014 werd geïntroduceerd door de aanpassingen aan de oude Pestwet als onderdeel van de Welzijnswet van 1996. De term wordt door de Welzijnswet gedefinieerd als “de kans dat een of meerdere werknemers psychische schade ondervinden die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop de werkgever een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden”. Psychosociale risico’s kunnen zich in verschillende vormen manifesteren. De bekendste gevallen zijn pesterijen, geweld en ongewenst seksueel gedrag. Maar ook minder duidelijke concepten zoals bijvoorbeeld stress, burn-out of een onaangename atmosfeer op het werk kunnen in bepaalde gevallen onder psychosociale risico’s vallen.

Risicobronnen

Verschillende bronnen worden geïdentificeerd als potentiële oorzaken van de psychosociale risico’s. Het betreft met name:

• De arbeidsorganisatie: de structuur van de organisatie, de taakverdeling, de werkprocedures, de managementstijl en het algemeen beleid.
• De arbeidsinhoud: de complexiteit en de variatie van de taken, de emotionele belasting, de psychische en lichamelijke belasting en de duidelijkheid van de taken.
• De arbeidsvoorwaarden: de aard van de overeenkomst en het werkrooster, de opleidingsmogelijkheden, het loopbaanbeheer en de evaluatie.
• De arbeidsomstandigheden: de materiële omgeving waarin het werk wordt verricht.
• De interpersoonlijke relaties op het werk: de interne relaties en de relaties met derden, de mogelijkheden tot contact en de communicatie en samenwerking.

Preventieverplichtingen van de werkgever-notaris

Er zijn drie belangrijke actoren betrokken bij het aanpakken van psychosociale risico’s: de werkgever, de preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon. Gezien een notariaat doorgaans een kleine onderneming is, komt het voor dat er geen vertrouwenspersoon is (de aanwijzing van een vertrouwenspersoon is immers facultatief). De notaris-werkgever zal voorts een beroep moeten doen op een externe preventieadviseur psychosociale aspecten (voortaan “PAPA” genoemd) via een externe preventiedienst.

De werkgever zal een risicoanalyse moeten uitvoeren. Deze risicoanalyse bestaat uit het identificeren van gevaren, het vaststellen en nader bepalen van risico’s en het evalueren van risico’s. De notaris kan zich in deze risicoanalyse best laten bijstaan door de externe PAPA die een expert is in deze materie en de gevaren, en die risico’s en risicofactoren beter zal herkennen. De notaris-werkgever blijft wel de eindverantwoordelijke. Hij zal bovendien de medewerking moeten vragen van zijn werknemers, bijvoorbeeld door middel van vragenlijsten of discussiegroepen.

Op basis van de risicoanalyse zal de werkgever minimale preventiemaatregelen kunnen nemen waarmee de geïdentificeerde gevaren en risicofactoren kunnen worden aangepakt. De PAPA kan deze maatregelen ook voorstellen. Bovendien resulteert de risicoanalyse in een globaal preventieplan, opgesteld voor een termijn van vijf jaar. Dit plan geeft een concrete omschrijving van de resultaten van de risicoanalyse, van de prioritaire doelstellingen en de activiteiten die moeten worden verricht om deze doelstellingen te bereiken. Elk jaar moet er bovendien op dezelfde wijze een jaarlijks actieplan worden opgesteld. Om aan deze (vrij administratieve) verplichtingen te kunnen voldoen is de hulp van de externe PAPA wenselijk.

Interventies

Indien een werknemer last of schade ondervindt van psychosociale risico’s zijn er twee mogelijke interne procedures die hij kan volgen om een oplossing te bekomen: de informele en de formele.

Indien hij kiest voor de informele weg dan dient de werknemer een verzoek tot informele psychosociale interventie bij de vertrouwenspersoon of bij de externe PAPA in. De interventie kan bestaan uit allerlei informele methoden om een oplossing te zoeken, bijv. door middel van het houden van gesprekken, een verzoening, of een interventie bij een andere persoon. Het informele karakter houdt in dat de betrokken partijen geen toegang krijgen tot de persoonlijke notities die worden opgesteld door de PAPA en dat de PAPA niet als taak heeft te rapporteren aan de werkgever (en dus ook niet om getuigen te horen of personen die deel uitmaken van de dienst te ondervragen). De werknemer is bovendien niet beschermd tegen represailles vanwege de werkgever.

De werknemer kan ook opteren voor een formele interventie: dit kan onmiddellijk of na een (mislukte) informele interventie. Afhankelijk van het feit of de situatie, kan het gaan om een verzoek met een “hoofdzakelijk collectief karakter” of een verzoek met een “hoofdzakelijk individueel karakter”. Het verzoek met een hoofdzakelijk collectief karakter wordt meteen door de werkgever behandeld. Hij kan, indien gewenst, de PAPA inschakelen. Het verzoek met een hoofdzakelijk individueel karakter wordt daarentegen meteen door de PAPA behandeld. In de formele procedures wordt verder een onderscheid gemaakt tussen de procedure in geval van pesterijen, geweld en ongewenst seksueel gedrag en de andere situaties, waaronder stress.

Toepassing in de praktijk

Zowel het toepassen van de preventieverplichtingen als van de interventies blijkt geen gemakkelijke taak voor werkgevers van kleine ondernemingen, zoals meestal het geval is bij notarissen. De wetgeving is vrij ingewikkeld met regels die weinig gekend zijn en daardoor ook zelden volledig correct worden toegepast. De belangrijkste regel is dan ook dat notaris-werkgevers zich in hun preventieverplichtingen en bij de interventies goed laten bijstaan door de externe PAPA.

Thomas De Jongh, advocaat Van Olmen & Wynant

Meer weten over de aanpak van stress en ongepast gedrag op het werk?

Het volledige artikel van Meester Thomas De Jongh verscheen in de maart-editie (2019) van het Tijdschrift Notarieel Management. Klik hier voor meer informatie en abonnementsvoorwaarden.