In het artikel Digitaal of live kon u al lezen over het steeds uitgebreider pallet van communicatiemiddelen en tools. Sinds iets meer dan een jaar werken we vaker (noodgewongen) van thuis uit en de anderhalvemetereconomie stak stokken in onze communicatiewielen. Het organiseren van samenkomsten met collega’s, medewerkers en cliënten stelde ons plots voor meer waakzaamheid en maatregelen. Maar communicatie kan je geen halt toe roepen.

Water zal altijd haar weg vinden naar de oceaan. En onze boodschap wurmt zich wel een weg naar de bedoelde ontvanger. Dat gebeurt vandaag steeds vaker via online videogesprekken. Daar waar het eerst nog vaak noodgedwongen gebeurde, kiezen vandaag steeds meer kantoren bewust voor het inzetten van deze communicatietool. We spreken dus van een blijvertje. Wat voor de ene collega al een geroutineerde discipline is geworden, is voor de ander nog voorzichtig pootje baden in de wondere digitale communicatiewereld. Zet ook jij je eerste stappen met digitale tools zoals Zoom, Teams, Webex, … en heb je oren naar enkele praktische tips en ideeën om dit succesvol te doen? Dan zullen de volgende twee minuten je zeker wat inspiratie bezorgen.

1. Het is niet “of-of”, maar “én-én”

De oase bestaat slechts dankzij de gratie van de woestijn. Zo kan een digitale videomeeting ook slechts haar nut hebben zolang ze naast de klassieke fysieke samenkomsten bestaat. Natuurlijk blijven we in de toekomst voluit inzetten op fysieke gesprekken. Zeker als we voor maximale impact kiezen. Maar als snelheid en efficiëntie meer prioriteit vragen, lijkt het inzetten van een online meeting interessanter. De early adapters geven graag toe dat het combineren van beide in een cliëntenrelatie tot de beste resultaten én tevredenheid leidt.

2. Geef een duw in de rug

Stel niet altijd de vraag aan je cliënt “of” een online gesprek mogelijk is. Neem vaker het initiatief om het voor te stellen. Je hebt immers ongetwijfeld een goede reden om dat te doen!

3. Online meeting = afspraak

Beschouw een online gesprek als een afspraak. Vertaal het ook op een zelfde manier in de agenda van het kantoor.

4. Kijk niet op je cliënt/gesprekspartner neer

Zorg ervoor dat de camera van je toestel op ooghoogte staat. Zo niet, lijkt het alsof je vanuit de hoogte op je cliënt neerkijkt. Ik schafte me een sta-tafeltje aan en voer nu meestal mijn online gesprekken rechtstaand. Resultaat? Meer dynamiek én op ooghoogte!

5. Een beeld zegt meer dan 1000 woorden

Maak gebruik van je camera en vraag ook je gesprekspartners om hetzelfde te doen. In sommige bedrijven heerst de gewoonte om het beeld uit te schakelen en alleen klank te voorzien. Wat een gemis aan effect …

6. Gebruik bij voorkeur desktop of laptop

Hoe groter het scherm waarop je kijkt, hoe handiger.

7. Locatie, locatie, locatie

Kies voor een rustige ruimte waar je zo weinig mogelijk wordt gestoord en je zelf ook anderen minimaal stoort. Het is verstandig om een koptelefoon te gebruiken. Op die manier vermijd je dat collega’s in de onmiddellijke omgeving worden afgeleid. En je behoudt meer discretie. Verwittig ook huisgenoten of collega’s zodat ze met je plannen rekening houden.

8. Neem best niet plaats met je rug naar het raam

Dat heeft gevolgen voor de belichting waardoor de kans bestaat dat je gesprekspartner naar een zwarte schim zit te kijken. Check altijd zelf even de kwaliteit van het beeld dat je cliënt te zien krijgt.

9. Interne microfoon of toch beter een externe?

Voor een beperkt budget vind je op de markt al een externe microfoon die je makkelijk op je toestel kan aansluiten. Het verbetert de geluidskwaliteit van jouw verhaal aanzienlijk. Zeker te overwegen.

10. De muteknop: een zegen bij meer aanwezigen

Heb je een overleg met meerdere mensen? Vraag dan dat diegene die niet aan het woord is zijn/haar microfoon/geluid op mute zet. Dit om te vermijden dat je alle achtergrondgeluiden van alle gesprekspartners te horen krijgt.

11. Bereid je voor

Hou pen en papier en alle andere voorbereidingen bij de hand. En zet je smartphone op “niet storen”. En sluit best alle andere applicaties op je toestel af voor een verbeterde internetverbinding.

12. Spreek gesprekspartners persoonlijk aan

Werk voldoende interactief, noem je gesprekspartner(s) bij de naam en betrek hen maximaal. Dankzij het gebruik van de camerafunctie kan je ook zien wie er bijvoorbeeld een vraag of bedenking heeft.

Koen Van den Brandt, vennoot atlas grow

Bovenstaand artikel van Koen Van den Brandt, vennoot atlas grow verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2021/2. Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!