Onderstaande bijdrage van Stephane Criel verscheen eerder in nummer 2021/1 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.

Dat waren nog eens tijden

1993. Het begin van mijn stage. De correspondentie gebeurde toen nog – bij gebrek aan internet en e-mail – voornamelijk via brief en fax. Elke avond was het dan ook de taak van één van de stagiairs van het kantoor om met een hele pak brieven (waaronder uiteraard ook aangetekende zendingen) naar het postkantoor te trekken. In mijn geval het oude postkantoor van Gent Sint-Pieters.

Bij voorkeur was je daar voor 18 uur. De aangetekende verzending werd namelijk duurder na 18 uur. Vanaf 18 uur en tot 20 uur was er wel een afzonderlijk avondloket waar vaak dezelfde postbediende zat en de usual suspects aan te treffen waren.

Wat me steeds bijgebleven is, is het verschil in behandeling voor en na 18 uur. Eigenlijk en zonder het te willen, was het een ongevraagde straf om nog voor 18 uur in het postgebouw binnen te gaan.

Bij het binnenkomen in dat grote postgebouw was er keuze tussen een hele reeks loketten waarvan er meestal slechts enkele bemand werden. Steevast aanschuiven in een lange rij om dan, wanneer het jouw beurt was, geconfronteerd te worden met een postbediende die amper opkeek van achter het loket.

Het was vaak met bijna voelbare tegenzin dat de dienst geleverd werd, althans die indruk kreeg je. Alsof je de rekening gepresenteerd kreeg omdat je nog zo laat aan het postkantoor aankwam, net op het ogenblik dat de bedienden zich klaar konden maken om naar huis te gaan.

Dat moet dan toch nog een stuk erger geweest zijn voor die arme bediende die het avondloket van 18 tot 20 uur moest doen, toch? Welneen, het was net andersom. Die brave man (het was vaak dezelfde) kon per definitie geen enkele avond tussen 18 en 20 uur thuis zijn. Maar hij was altijd vriendelijk en behulpzaam. Was het omdat hij vaak dezelfde klanten zag en er dus een betere relatie met zijn ‘klandizie’ ontstond? Was deze bediende uit zichzelf misschien uitermate klantvriendelijk?

Het is me altijd onduidelijk gebleven waarom er een zo groot verschil in behandeling bestond en wat daarvan de oorzaak kon geweest zijn.

Toen startten de grote werken aan het station en werd het postkantoor verplaatst naar een splinternieuw appartementsgebouw in de buurt. Veel van de personeelsleden volgden naar de nieuwe locatie.

Same old story?

Van bij het begin viel het mij op hoe ‘anders’ de bediening daar verliep sinds de verhuis; lag het aan de moderne en frisse werkomgeving? Aan de gebruikte technologie (het gebruik van een ticketautomaat en bijhorende overzichtelijke schermen)?

Steevast word je vriendelijk onthaald en na de gevraagde verrichtingen, polst de postbediende vriendelijk of hij/zij nog iets voor jou kan betekenen …

Er moet meer zijn, denk ik dan. De frisse en moderne werkomgeving zal ongetwijfeld wel een positief effect gehad hebben, maar kan toch niet alles verklaren. Ook het beleid en de visie moeten gewijzigd zijn. De post van toen was niet bepaald een toonbeeld van ondernemerschap. De post van vandaag werd door omstandigheden en de gewijzigde markt gedwongen zich aan te passen en zichzelf heruit te vinden. Met succes, wat mij betreft.

Kunnen we daar dan als actoren van Justitie geen les uit trekken? Kan Justitie dat zelf?

Want ook bij Justitie komen we als advocaat wel eens terecht op een griffie of een dienst waar niemand opkijkt wanneer je de ruimte betreedt. Of je krijgt het gevoel dat wat je vraagt ongepast is … Maar ook burgers wenden zich soms tot deze diensten; het kan toch niet zijn dat een zo belangrijke dienst dan niet klantvriendelijker kan verlopen?[1]

Niemand komt voor zijn/haar plezier naar een rechtbank. Kunnen we er dan niet beter een positieve ervaring van maken?

Moeten we onze mentaliteit niet nog meer wijzigen …? Ik hoor u zuchten; onmogelijk denkt u?

“Dream big, start small. But most of all, start” (Simon Sinek)

Wel, er is dus goed nieuws. Want als Bpost het kon, dan kan het bij Justitie ook. Ik ben ervan overtuigd dat de Covid-crisis toch ook iets positief heeft gebracht op dat vlak. De verandering is niet onoverkomelijk gebleken én het zorgt in sommige gevallen voor een aangenamere manier van werken. U heeft het ook zeker gemerkt: digitaler werken betekent een aanzienlijke versnelling en verhoogt de vlotheid van werken.

Sinds zijn aanstelling heeft de nieuwe minister van Justitie duidelijk de kaart getrokken van de digitalisering. Hij is niet de eerste.

Ook ik ben overtuigd dat digitalisering een meerwaarde kan zijn wanneer het ten gunste is van de dienstverlening die van Justitie mag verwacht worden.

Veel griffiers die aan telewerk doen/deden, zijn/waren ’s avonds nog bezig met het beantwoorden van e-mails van advocaten zodat hun aanwezigheid op de zitting in veel gevallen kon “vermeden” worden.

Door via digitale weg de zittingen beter en tijdiger te organiseren, kan veel “administratie” van de zitting worden weggetrokken en kunnen we de zittingen opwaarderen tot de kerntaak van Justitie. We creëren zo meer tijd om partijen en hun advocaten te horen, in rustigere omstandigheden, en meer in debat te laten gaan. Het luisteren naar de partijen en hun argumenten, het interactief debatteren en desgevallend zelfs het zoeken naar een regeling; is dat niet wat elke rechtzoekende verwacht?

En in sommige zaken betekent dit dat we meer kunnen[2] inzetten op videopleidooien; het is één van de vele vernieuwingen die we aan de pandemie te danken hebben en die bij Justitie zijn intrede lijkt te hebben gedaan om er voorgoed te blijven.

Geef toe: welk nut heeft het om zich een uur te verplaatsen om te pleiten over een invordering? Dan liever een videopleidooi. Een zaak moet wel duidelijk zijn, met name dat er evenzeer respect moet zijn voor partijen die een fysieke zitting verkiezen. Maar indien videozittingen er voor kunnen zorgen dat bepaalde dossiers sneller behandeld worden, wie kan daar dan tegen zijn?

Laat ons hopen dat de minister, surfend op deze golf, nu snel het goede uit de Covid-crisis kan bestendigen.

De tijd is rijp: dit is ons “advocado-moment”

Maar het is niet enkel aan de zijde van de rechtbanken dat de mentaliteit moet wijzigen! Ook de advocatuur moet zich bewust zijn van het “advocado-moment”[3].

Want de al even grote vraag luidt: is de advocatuur wel klaar voor de veranderingen die de minister beoogt?

Een voorbeeld uit het alledaagse leven. De zittingsgriffier contacteert partijen met de vraag of de zitting van begin januari 2021 zou kunnen behandeld worden via videoconferentie? 

Een van de advocaten antwoordt aan de griffier dat zijn computer “niet meer tot de nieuwste generatie behoort en dat hij vreest dat de software die nodig zou zijn voor het organiseren van een videoconferentie niet meer zal kunnen worden gedownload” …?

Tijdens de voorbereiding van mijn openingsrede “De crisis was te kort[4]” begreep ik ook uit gesprekken met magistraten en griffiers dat sommige advocaten ondanks de mogelijkheid van schriftelijk beraad toch uitdrukkelijk aandrongen op fysieke pleidooien. Alles werd dan in het werk gesteld om de pleidooien in veilige omstandigheden te organiseren. In een concreet geval hield een advocaat een pleidooi van amper vier minuten. Ik kan mij met veel goede wil niet inbeelden dat wat in een fysiek pleidooi van amper vier minuten gezegd werd niet perfect in een videopleidooi zou kunnen gezegd worden?

Stel dat de minister van Justitie zijn zin krijgt en erin slaagt om er in Justitie een veel klantvriendelijkere en snellere aanpak op na te houden via digitalisering, kunnen we dan volgen met de advocatuur? Of wordt Justitie dan de huidige Bpost en de advocatuur de oude Post? Ik mag het niet gedroomd hebben.

Welk signaal geven we aan de buitenwereld wanneer we zeggen dat we niet meer mee kunnen? Dat we niet meer bereid zijn om te investeren ten voordele van onze cliënten om mee te kunnen met die “nieuwe” Justitie?

Mogen we anno 2021 van elke advocaat eisen dat zij/hij minimaal in staat is te corresponderen via e-mail, kan pleiten via videoconferentie, conclusies weet neer te leggen via een digitaal platform, bereikbaar is via digitale kanalen?

Stel: u moet een geneeskundig onderzoek ondergaan. De chirurg deelt u mee dat hij vreest dat zijn materiaal niet recent genoeg is om een duidelijke echografie te maken. Er is wel nieuwe software op de markt, maar ja … Eerlijk: zou u het resultaat van zijn onderzoek zo maar aanvaarden? Of toch liever een second opinion?

Voelt u zich onrecht aangedaan omdat u zich helemaal niet herkent in deze ene advocaat? Bent u van oordeel dat ik al te zeer veralgemeen op basis van dit voorbeeld? Of heeft u zelf in de coronaperiode gelijkaardige situaties meegemaakt die uw wenkbrauwen deden fronsen?

Beter nog: heeft u suggesties hoe we de advocatuur kunnen voorbereiden op de toekomst?

Ik verneem het graag op vaneigens@decrisiswastekort.be.

Stephane Criel, advocaat en associate partner bij Monard Law

[1] Uiteraard zijn dit gelukkig uitzonderingen en vergroot ik een en ander uit … Maar ik kan me inbeelden dat onder de medewerkers van Justitie zoals in elke scoutsvereniging, advocatenkantoor, sportclub er altijd mensen zijn die het werk zien en anderen bij wie dat moeilijker verloopt.

[2] Ik gebruik bewust “kunnen” en niet “moeten” omdat het videopleidooi opportuniteiten biedt. Net zo is het logisch dat in bepaalde zaken (denk aan familierechtbanken of correctionele zitting) het fysiek pleidooi de regel blijft.

[3] Met dank aan Fabrice Dekerf van Wombat; hij hield mij het beeld voor van de avocado waarvan we ons de vraag stellen wanneer we de vrucht openen. Om soms te merken dat we een dag te laat zijn en dat het mooie groene vruchtvlees plots vol plekken zit …

[4] De rede werd gehouden op 23 oktober 2020 en was de allereerste integraal online openingsrede. Ze werd opgenomen en kan herbekeken worden via Advocatennet.be.