Onderstaand artikel van  Steven Renette en Fien Paredis verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2020/3.

Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

De coronacrisis heeft vele werknemers (noodgedwongen) doen telewerken. Uit een rondvraag door BDO en HR Square bij meer dan 1000 Belgen bleek dat werknemers de smaak van het telewerk duidelijk te pakken hebben: 44% van de ondervraagden zou in de toekomst graag twee dagen van thuis uit werken, voor 40% zou één dag thuiswerk volstaan. Het lijkt erop dat het telewerken een definitieve plaats in het HR-beleid heeft verworven. Ook na de coronacrisis zullen sommige werknemers blijvend willen telewerken.

In dit artikel worden vier arbeidsrechtelijke aspecten van telewerk onder de loep genomen: de schriftelijke afspraken, de balans tussen controle en privacy, arbeidsongevallen op de telewerkvloer en de kosten.

Steven Renette & Fien Paredis

“Van thuis uit werken”: what’s in a name?

“Van thuis uit werken”, is een vlag die meerdere ladingen dekt. Vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt onderscheiden we drie verschillende vormen: (a) huisarbeid, (b) telewerk en (c) occasioneel telewerk.

De definitie van “huisarbeider” zoals die vervat ligt in titel VI van de Arbeidsovereenkomstenwet en “telewerker”, zoals gedefinieerd in cao nr. 85 verschillen op het eerste gezicht niet erg veel van mekaar. Beide vormen van thuiswerk worden immers thuis of op een andere locatie dan de bedrijfslocatie uitgeoefend. Het fundamentele verschil tussen hen beiden bestaat erin dat telewerkers gebruik maken van informatietechnologieën (sic) om hun werkzaamheden thuis uit te oefenen (lees: een computer). Bovendien staan telewerkers onder het directe toezicht van hun werkgever en dat in tegenstelling tot huisarbeiders.

Omdat thuiswerkers (bv. thuiswerkende notarieel juristen) in het merendeel van de gevallen hun werkzaamheden uitvoeren via een computer, zal hierna enkel nog verder worden ingegaan op “telewerk”.

Naast regelmatig telewerk (bv. een vaste telewerkdag op woensdag), heeft de wetgever sinds 2017 ook voorzien in een reglementair kader voor occasioneel telewerk. In geval van overmacht (bv. autopech) of om persoonlijke redenen (bv. komst van een loodgieter) kan de werknemer zijn werkgever verzoeken om die dag occasioneel van thuis uit te werken. De werkgever kan weigeren om hierop in te gaan omwille van redenen die verband houden met de werking van de onderneming of indien de werknemer buitensporig veel verzoeken tot occasioneel telewerk indient.

Arbeidsrechtelijke aspecten van (occasioneel) telewerk

(1) Goede afspraken maken goede vrienden

Telewerk kan enkel op vrijwillige basis worden overeengekomen. Voorwaarde is wel dat telewerk schriftelijk wordt overeengekomen. Deze schriftelijke overeenkomst moet voor iedere telewerker afzonderlijk worden afgesloten uiterlijk op het ogenblik dat hij telewerkzaamheden aanvat. In deze overeenkomst moet in de regel de frequentie van het telewerk, de ogenblikken waarop de telewerker bereikbaar moet zijn, de plaats waar het telewerk wordt uitgeoefend, de duur van het telewerk, … worden opgenomen.

De telewerker geniet dezelfde rechten thuis als zijn collega’s die vanuit de bedrijfslocatie werken. Ook wat occasioneel telewerk betreft, dient er een kader uitgewerkt te worden met de toepasselijke rechten en verplichtingen in een bedrijfspolicy of het arbeidsreglement.

(2) Big “boss” is (not) watching you

De primaire verplichting van een werknemer om het overeengekomen werk zorgvuldig, eerlijk en nauwkeurig uit te voeren, blijft ook in geval van telewerk pal overeind. Aan het gezagsrecht van de werkgever – en het hieraan ontleende controlerecht – wordt evenmin getornd.

Wel is het zo dat de controle zich op een andere manier voltrekt, in het geval van telewerk zijn er immers rechten waarmee eveneens rekening moet worden gehouden: het recht op privacy van de werknemer en de onschendbaarheid van diens woning.

(3) Een ongeval op en naar het telewerk

Is er sprake van een arbeidsongeval wanneer een notarieel bediende op maandag telewerkt en thuis struikelt over een stapel dossiers en hierbij een voet verstuikt?

Sinds begin 2019 is er in de Arbeidsongevallenwet een wettelijk, weerlegbaar vermoeden ingebouwd dat stelt dat een ongeval als arbeidsongeval gekwalificeerd wordt als het de telewerker overkomen is:

• op de plaats, die in de telewerkovereenkomst is opgenomen als plaats van tewerkstelling;
• en tijdens de periode van de dag overeengekomen als periode waarin er arbeid wordt verricht. Indien er geen afwijkend uurrooster werd opgenomen in de telewerkovereenkomst, gelden de normale arbeidsuren zoals zouden gelden op de bedrijfslocatie.

(4) Kosten

Telewerk gaat gepaard met enkele kosten: de telewerker zal een bureau moeten inrichten, verwarmings- en elektriciteitskosten, internetverbinding …

De RSZ aanvaardde al lang dat de werknemer die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van zijn arbeidstijd thuis verricht en daarom in zijn woning een ruimte moet inrichten om dat te doen, op een zogenaamde “bureauvergoeding” mag rekenen en dat zonder dat hierop RSZ-bijdragen verschuldigd zijn. Onder structureel en op regelmatige basis wordt verstaan: minstens 5 werkdagen per maand.

In een circulaire van 14 juli 2020 kent nu ook de fiscus een zogenaamde “thuiswerkvergoeding” en dat voor eenzelfde bedrag: 129,48 euro. Op dit bedrag is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd en het maakt een aftrekbare beroepskost uit voor de werkgever.

Besluit

Wanneer werknemers ook na de coronacrisis structureel willen blijven telewerken, zijn duidelijke afspraken en verwachtingen noodzakelijk. Telewerken werkt immers enkel indien er over essentiële bestanddelen zoals kostenvergoedingen, arbeidsongevallen, rapporterings- en controlemechanismen, … concrete en heldere afspraken gelden. Goedwerkende telewerkmogelijkheden zullen zowel voor de werknemer als voor de werkgever voordelen opleveren.

Steven Renette – Advocaat-Vennoot MPloy-Advocaten & Fien Paredis – Advocaat MPloy Advocaten