Prioriteiten stellen en delegeren

Een enorme berg deadlines. Het kan niet anders dan u overdonderen. Een eerste techniek om uw deadlines te beheren is u af te vragen of al uw deadlines wel even urgent zijn: welke taken op uw to-dolijst zijn echt belangrijk, welke kunnen nog even wachten en welke kunt u makkelijk aan een collega of medewerker toevertrouwen?

Met andere woorden: maak van uw to-dolijst een prioriteitenlijst. Prioriteren kunt u met allerlei methodes doen, bv. de Eisenhower-matrix. Daarmee deelt u al uw taken op in vier categorieën:

• Dringend én belangrijk: hoogste prioriteit, voer ze onmiddellijk uit.
• Niet dringend, wel belangrijk: geen strikte deadline nodig.
• Dringend, maar niet belangrijk: besteed deze taak uit aan een medewerker.
• Niet dringend en niet belangrijk: besteed er geen tijd of aandacht aan.

Een andere methode is de triage zoals artsen die toepassen wanneer medische hulp schaars is (bv. in een oorlogssituatie). Daarbij stelt de arts bij iedere gewonde enkele vragen: Kan de gewonde zonder directe hulp overleven? Indien JA: geen prioriteit. Indien NEEN: Heeft de gewonde kans om met de hulp wel te overleven? Indien JA: direct helpen, indien NEEN: geen prioriteit. Een variant kan u gebruiken om uw eigen werk te prioriteren.

Beschouw deadlines als hulpmiddel, niet als obstakel

Deadlines zijn er om u te helpen orde aan te brengen in wat er wanneer moet gebeuren. Zie ze niet als een obstakel dat u belemmert.

Twee redenen waarom deadlines ons soms toch belemmeren:

• De deadline “verlamt” ons. We maken onszelf wijs dat we de deadline toch nooit halen, waardoor we er zelfs niet aan beginnen. Wie zo redeneert, lijdt aan een vorm van faalangst. Het is niet makkelijk om mee om te gaan, maar denk dan aan de slogan van Nike “Just do it”.
• We vertonen uitstelgedrag. Vooral de minder leuke taken lijken we nogal eens voor ons uit te schuiven. Houd uzelf voor dat die taken niet weggaan door ze te negeren. Zeker voor de ‘rotklusjes’ geldt: doe ze als eerste.

Zie vanaf nu deadlines dus als een hulpmiddel dat u helpt focussen op wat nu belangrijk is.

Schrap afleidingen en focus u op één taak per keer

Eén van de grootste problemen van onze tijd, is dat we voortdurend worden afgeleid door interne en externe aandachtstrekkers: mails, telefoons, sociale media. De smartphone is de boosdoener bij uitstek, die met niet aflatende meldingen onze aandacht probeert te trekken. Om strikte deadlines te halen, moeten we die afleidingen radicaal uitbannen.

Als u dat hebt gedaan, kunt u uw taak aanpakken. En inderdaad, we bedoelen dan één taak per keer. Deel uw werkdag op in blokken. En werk gefocust één afgebakende periode door aan dezelfde taak. Dat kan bijvoorbeeld zoals prof. Theo Compernolle het beschrijft:

• Het reflectieblok. Tweemaal per dag minstens 45 minuten ononderbroken doorwerken aan één advies, één rapport. Spreek met uw collega’s en medewerkers af dat u tijdens deze blokken niet gestoord wordt.
• Het boodschappenblok. Dit blok gebruikt u om te communiceren: u beantwoordt uw mails, doet belangrijke telefoontjes, … Hiervoor kunt u bijvoorbeeld enkele malen per dag 45 minuten voorbehouden.
• Het gespreksblok. Tijdens dit tijdsblok maakt u tijd voor uw collega’s om met elkaar te overleggen. Hebt u vragen voor hen, hebben zij vragen voor u of voor elkaar? Stoor elkaar niet op andere momenten. Vragen, opmerkingen schrijft u op en legt u aan elkaar voor op zo’n vooraf afgesproken overlegmoment.
• Het rotklusjesblok. Maak tweemaal per week een blok van 45 minuten vrij voor het afwerken van de vervelende karweitjes waar u eigenlijk geen zin in hebt en die niet dringend zijn. Blijf deze taken niet voor u uitschuiven, maar begin er bijvoorbeeld uw werkweek mee. Op het einde van de week zult u er evenmin zin in hebben.

Een taak opsplitsen in concrete stappen

“How do you eat an elephant? One bite at a time.” Sommige bronnen schrijven deze wijsheid toe aan Desmond Tutu. Al maakt het eigenlijk niet uit wie het gezegd heeft. Het is een waarheid als een koe. De beste manier om een groot project aan te pakken is het in behapbare (en haalbare) taken uit te splitsen. Voorzie niet één deadline aan de horizon (over één of twee jaar), maar voorzie tussentijdse deadlines over twee weken, vier weken, drie maanden.

Gedane taken afvinken

Maak een lijstje dat u kan ‘afvinken’. Het lijkt misschien nogal simplistisch, maar het kan echt helpen. Door uw taken op een (fysiek) lijstje te schrijven en de afgewerkte taken af te vinken (of te doorstrepen), geeft u uzelf een goed gevoel. U volgt er makkelijk de voortgang van uw werk mee op en weet zo dat u wel degelijk heel wat gedaan krijgt.

Een iets meer gesofisticeerde versie van het to-dolijstje waarop u gedane taken afvinkt, is het Japanse ‘kanban’. Daarmee deelt u een project op in taken, en subtaken. Op een bord geeft u met kaartjes aan in welke fase de taak zit: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. Idealiter heeft u in de ‘doing’-kolom maximaal drie kaartjes hangen. Het geeft op dezelfde manier een overzicht van wat er gebeurt en geeft voldoening als u ziet wat er allemaal al is gebeurd (als u een kaartje van ‘doing’ naar ‘done’ mag verhangen). Met deze techniek kunt u met het hele team samen uw deadlines bewaken. En u kan uzelf af en toe een schouderklopje geven.

Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel