1. Een belastingplichtige is verplicht om op verzoek van de fiscale administratie alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van zijn belastbare inkomsten te bepalen (cf. artikel 315 WIB92). Eenzelfde bepaling geldt inzake btw: daar is eenieder gehouden om de boeken, facturen, kopieën van facturen en andere stukken (of hun kopieën) die moeten worden bewaard, op ieder verzoek van de btw-administratie, zonder verplaatsing en zonder onnodig uitstel, voor te leggen teneinde de juiste heffing van de btw in hoofde van de btw-plichtige of in hoofde van derden te kunnen nagaan (cf. artikel 61, §1 W.BTW.).

2. Deze verplichting geldt vandaag de dag zonder verplaatsing, d.w.z. dat de belastingambtenaar zich naar de belastingplichtige moet begeven om de boeken en bescheiden oftewel de facturen en stukken (of hun kopieën) ter plaatse na te kijken. 

3. Inzake inkomstenbelastingen moeten de boeken en bescheiden worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander bedrijfs- of privélokaal waar ze werden gehouden, opgesteld of toegezonden (cf. artikel 315, lid 3 WIB92). De boekhouding kan ook elders tijdelijk worden bewaard (bijvoorbeeld bij de boekhouder), doch kan de belastingplichtige zich hierop niet beroepen om inzage te weigeren. De belastingambtenaar kan wel voorstellen, doch niet eisen, dat de belastingplichtige de boeken of bescheiden naar het kantoor van de fiscale administratie zou brengen, en het is uiteraard ook steeds mogelijk dat de belastingplichtige zelf vrijwillig instemt om de stukken naar het kantoor van de administratie te brengen.

Inzake btw mag de btw -plichtige de plaats van bewaring van de facturen en stukken (en diens kopieën) vrij bepalen op voorwaarde dat hij deze op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking stelt van de btw -administratie (cf. artikel 60, §2, lid 1 W.BTW.), met uitzondering van de kopieën van facturen die o.a. worden uitgereikt en/of worden ontvangen door in België gevestigde belastingplichtigen dewelke op het Belgisch grondgebied moeten worden bewaard voor zover die bewaring niet gebeurt in een elektronisch formaat dat een volledige online toegang tot die gegevens waarborgt (cf. artikel 60, §2, lid 2 W.BTW.).

4. De fiscale administratie die bij een belastingplichtige ter plaatse een controle uitoefent, mag geen kopieën van bepaalde stukken eisen, tenzij van digitale bestanden (cf. artikel 315bis WIB92). Indien de boekhouding op een informaticasysteem of een ander elektronisch apparaat wordt bijgehouden, moet de belastingplichtige, eveneens op verzoek van de administratie, inzage verlenen van de informatiedragers en de gegevens die zij bevatten, en van de programma’s en het beheer van het gebruikte systeem. Dit geldt ook wanneer de gegevens waar de administratie om verzoekt, zich digitaal in het buitenland bevinden (aldus in de “cloud”). Hij moet op verzoek van de administratie, in hun bijzijn, ook kopieën maken in de door de administratie gewenste (leesbare en verstaanbare) vorm van die gegevens of van een deel ervan, evenals dient de belastingplichtige zelf informaticabewerkingen te verrichtingen die nodig worden geacht om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen.

Inzake btw geldt er een gelijkaardige regeling wanneer de belastingplichtige in België is gevestigd of indien de belasting in België verschuldigd is (cf. artikel 61, §1, leden 3 en 4 W.BTW.).

5. Er is momenteel een nieuw wetsontwerp in voorbereiding houdende diverse fiscale bepalingen, dat ook een wijziging voorstelt in het kader van het boekenonderzoek in de inkomstenbelastingen en inzake btw.

In de toepasselijke fiscale wetgevingen zou nu een bepaling worden ingevoerd waarbij de betrokken belastingplichtigen zouden worden verplicht om de gevraagde documenten ter beschikking te stellen “via een beveiligd elektronisch platform van de FOD Financiën” wanneer deze boeken en bescheiden of de facturen en stukken (of hun kopieën) digitaal beschikbaar zijn (nieuw artikel 315bis, lid 4 WIB92 en nieuw artikel 61, §1, lid 5 W.BTW. – naar verluidt artikel 94 en 95 van het voorontwerp). 

Op die manier kan de fiscale administratie zich de digitaal beschikbare boeken en bescheiden of facturen en stukken (of hun kopieën) elektronisch laten toesturen zonder enige verplaatsing te moeten maken naar de belastingplichtige.

Dat de huidige COVID 19-periode een belangrijke factor zal zijn geweest voor de verdere digitalisering van de fiscale administratie, doet geen afbreuk aan het feit dat de aldus niet digitaal beschikbare documenten nog steeds zonder verplaatsing dienen te worden voorgelegd, en de belastingambtenaar zich nog steeds zal moeten begeven naar de belastingplichtige.

Maar het is wel duidelijk dat de verregaande digitalisering zich ook in de verhouding van de belastingplichtige vs. de fiscale administratie doorzet, wat, op z’n minst gezegd, het “big brother”-gevoel bijzonder in de hand werkt.

Op dit moment is nog niet bekend vanaf wanneer deze nieuwe bepalingen in werking zullen treden, en hoe de finale wetteksten uiteindelijk zullen luiden.

Wordt vervolgd.

Tiberghien

Ben Van Vlierden – Partner

Ellen Vandingenen – Senior Associate

Stevo Gatsos – Associate