Op donderdag 14 november vond de 35ste Dag van de bedrijfsjuristen plaats – georganiseerd door het IBJ. Thema van deze editie was “Bridging worlds”. Waar de bedrijfsjuristen vorig jaar stilstonden bij de rol van de bedrijfsjurist in de onderneming, focusten ze dit jaar op hun relatie tot externe stakeholders, van de verschillende autoriteiten, over de advocatuur en revisoren tot de pers en het grote publiek. Experts uit diverse hoeken kwamen aan het woord in boeiende uiteenzettingen en uitdagende panelgesprekken. Een verhaal over samenwerking en communicatie.

Bruggen bouwen in de diplomatie

In zijn keynote pleit Eugène Crijns (Adjunct-Kabinetschef en Diplomatiek adviseur van Zijne Majesteit de Koning) – zelf ook jurist – voor het bouwen van bruggen. We moeten als (bedrijfs)jurist weg van ons eigen eiland en bruggen slaan tussen de bedrijfswereld, de overheid en de non-profitsector. Het is immers in die cross-sector collaboration dat je meerwaarde kan creëren. Gelukkig vinden de publieke sector, de private sector en de non-profitsector elkaar steeds vaker in gezamenlijke ambities én concrete projecten, die niet enkel de eigen resultaten, maar ook het algemeen maatschappelijk belang ten goede komen. Dat het werkt, wordt niet alleen bevestigd door internationaal onderzoek van onder andere Stanford en de OESO, maar ziet hij dagelijks ook in zijn werk in de diplomatie. Voor wie eraan wil beginnen, maar niet weet hoe, heeft hij één raad: “start small”.

Interactie met de autoriteiten: transparantie wekt vertrouwen

Het eerste panel focust op de samenwerking met de autoriteiten en regulatoren. Hier vandaag vertegenwoordigd door Marielle Fassin (Auditeur bij de Belgische Mededingingsautoriteit), Annemie Rombouts (Ondervoorzitter van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA)) en Nathalie Ragheno (Bedrijfsjuriste VBO, lid van de Autorisatie- en Adviesdienst van de Gegevensbeschermingsautoriteit).

In de eerste plaats is het goed om te weten dat de Mededingingsautoriteit openstaat voor informele contacten en bereid is adviezen te geven en te antwoorden op vragen vanuit ondernemingen. Maar wat als in het kader van een onderzoek de Mededingingsautoriteit overgaat tot een huiszoeking? Ook in dat geval is medewerking de beste keuze. Hoe efficiënter je als bedrijf meewerkt, hoe sneller de huiszoeking voorbij zal zijn, aldus Marielle Fassin. In het kader van een huiszoeking is er zeker ook een bijzondere taak weggelegd voor de bedrijfsjurist. Die kan immers optreden als de geprivilegieerde gesprekspartner van de Mededingingsautoriteit en kan de rol opnemen van ‘tolk’ tussen onderneming en auditeur.

Annemie Rombouts wijst erop dat de FSMA in de eerste plaats de medestander is van de ondernemingen in toezichtsdossiers. Wederzijdse transparantie is daarbij de sleutel voor een goede samenwerking. Een onderneming kan terecht bij de FSMA met allerlei vragen. Aan de andere kant wekt transparantie van het bedrijf ook vertrouwen op. Zorg dus altijd voor een zo volledig mogelijk dossier. Naast toezicht houden is het ook één van de taken van de FSMA om sancties op te leggen. Maar ook in dergelijke gevallen zet de FSMA volop in op medewerking. Zeker wanneer een onderneming in aanmerking wil komen voor een minnelijke schikking is medewerking vereist. Ook hier weer is het de bedrijfsjurist die – zowel bij toezichtsdossiers als sancties – de vertaalslag kan maken tussen onderneming en autoriteit. Cruciaal daarbij is dat de FSMA, trouwens zoals de Belgische Mededingingsautoriteit en Gegevensbeschermingsautoriteit, de vertrouwelijkheid van de adviezen van de bedrijfsjurist strikt respecteert.

De Gegevensbeschermingsautoriteit (in functie sinds 2019) is samengesteld uit vijf directies en één directiecomité: het Algemeen Secretariaat, de Autorisatie- en Adviesdienst, de Eerstelijnsdienst, de Inspectiedienst en de Geschillenkamer. Het is vooral met de laatste drie diensten dat ondernemingen in aanraking komen, vertelt Nathalie Ragheno. De contactpersoon voor de GBA is in de eerste plaats de DPO of data protection officer. Binnen de onderneming kan de rol van DPO opgenomen worden door de bedrijfsjurist, die dan de twee petjes zo goed mogelijk moet scheiden. Die is vaak uitermate geschikt als contactpersoon omdat die het best het reilen en zeilen van de onderneming kent. Let wel op: de functie van DPO en compliance officer in de financiële sector zijn niet verenigbaar.

De bedrijfsjurist en de advocaat: een kwestie van communicatie

Tijdens het tweede panel gaan twee bedrijfsjuristen en twee advocaten met elkaar in gesprek rond de vraag “Wat loopt er goed in hun samenwerking en wat kan beter?”: Marie Dupont (Stafhouder Franse advocatenorde bij de Balie te Brussel), Frank Judo (Stafhouder Nederlandse advocatenorde bij de Balie te Brussel), Carla Van Steenbergen (Chief Legal Officer Materialise) en Nicolas Istas (Ondervoorzitter IBJ, bedrijfsjurist Novartis).

De advocaat en de bedrijfsjurist gaan een relatie aan, trapt meester Frank Judo af. Soms is dat een korstondige relatie, idealiter een langdurige. Maar wat ook de aard van de relatie is, opdat je zou kunnen spreken van een succesvolle relatie is er maar één ding absoluut noodzakelijk: goede communicatie. En daarbij hoort dat we geen tijd moeten verliezen met het uitleggen van de rechtsregels, wij zijn beiden juristen. Ook stafhouder Marie Dupont bevestigt het belang van transparente communicatie. Beide partijen moeten weten waar ze aan toe zijn. Dat doe je door duidelijk te zijn over je verwachtingen. Vanaf het begin. Het is van belang heldere afspraken te maken: Welk advies verwacht je (uitgebreid of in bulletpoints, enkel over de meest kritische punten)? Hoe zit het met het ereloon (forfaits, tarieven, …)?

Carla Van Steenbergen volgt de visie van de advocaten in het panel. Wanneer loopt de samenwerking dan spaak? Wanneer de verwachtingen inzake timing en budget niet op elkaar afgestemd zijn. Daarnaast wijst ze op de complementariteit van beide functies. Het is voor haar de reden om een externe advocaat in te schakelen: om externe validatie te krijgen van de analyse die het eigen legal team al heeft gemaakt en om advies op maat te krijgen voor juridische materies waar je niet elke dag mee bezig bent. Ook Nicolas Istas ziet de advocaat als een echte business partner. Een partner, dat vereist wederzijds begrip. “If you want to go far, go together”.

De blik van de revisor

Het is de taak van de revisor om vertrouwen te creëren over de financiële en niet-financiële informatie van de onderneming. Vertrouwen tegenover het bedrijf, en tegenover alle mogelijk denkbare stakeholders. De revisor werkt dus in het algemeen belang, stipt Alexia Cauwe (bedrijfsjurist bij het Institituut voor Bedrijfsrevisoren (IBR)) aan.

Maar hoe denkt zo’n bedrijfsrevisor? Kritisch en curieus, aldus Ben Vandeweyer (Audit Partner Deloitte Belgium). De revisor moet een oordeel geven over het getrouw beeld. Dat doet hij op basis van verzamelde data. De revisor vormt dus geen waardeoordeel over de strategische keuzes van de onderneming. Hij legt er healthy scepticism bij aan de dag.

Romanie Peters (bedrijfsjurist Credendo ECA) ziet in de samenwerking tussen de revisor en de bedrijfsjurist zowel opportuniteiten als uitdagingen. De opportuniteit is evident: na een audit kan je nieuwe inzichten krijgen in je eigen business, in je eigen processen. Op basis daarvan kan je die gaan optimaliseren. Dit vereist wel dat je open bent: geef dus alle informatie die de revisor nodig heeft om een efficiënte audit te kunnen doen. Zorg dat je goed voorbereid bent. Dat zal voor beide partijen veel tijd en frustratie besparen. Dit legt wel onmiddellijk een uitdaging – een werkpunt zo u wil – bloot: de revisor en de bedrijfsjurist spreken niet altijd dezelfde taal. Ook hier is dus heldere communicatie van essentieel belang.

Een andere bezorgdheid die bedrijfsjuristen – terecht – wel eens opwerpen is de vertrouwelijkheid. Alexia Cauwe wijst erop dat ook de revisor zelf aan zijn of haar beroepsgeheim gebonden is. Al moet de revisor natuurlijk soms vertrouwelijke documenten kunnen inzien om een goede audit te kunnen doen. Het is een precair evenwicht tussen vertrouwelijkheid en transparantie. Ben Vandeweyer bevestigt dat alle informatie waarover de bedrijfsrevisor beschikt restrictief toegankelijk is. Enkel wie met een specifiek dossier bezig is, zal toegang hebben.

Communiceren met de buitenwereld

Fons Van Dyck (Media- en communicatie-expert, Gastprofessor Vrije Universiteit Brussel) schetst hoe te communiceren in een veranderende wereld. Twee tendensen zijn daarbij duidelijk: (i) We lijken door de opeenvolgende crisissen van de laatste jaren (economische crisis, Covid, conflicten in Oekraïne en Gaza) wel in een permanente crisis of permacrisis te leven, (ii) Onze samenleving is een verscheurde samenleving (de kloof tussen Main Street en Wall Street). Het leidt tot vooruitgangspessimisme, de opkomst van extreme ideeën, autoritaire leiders, … Hoe moet je als onderneming communiceren in zo’n wereld? Wel: er zijn drie vuistregels: steek het hoofd niet in het zand, blijf altijd authentiek en wees altijd transparant.

Maar wat is de rol van de bedrijfsjurist bij deze communicatie? Aminata Kaké (bedrijfsjurist Syensqo (Corporate Secretary & Deputy General Counsel)) wijst erop dat het in ieder geval niet alleen de bedrijfsjurist is die hier een taak heeft. Al is het belangrijk dat die op de juridische valkuilen kan wijzen. De bedrijfsjurist kan bijvoorbeeld deel uitmaken van een leescomité dat bekijkt wat er precies in een perscommuniqué kan en mag gezegd worden. Denk ook op voorhand goed na wie er het woord voert, met andere woorden maak duidelijke afspraken en bepaal wie waarover communiceert. Houd ten slotte een barometer bij die aangeeft hoe je stakeholders over je denken.

Conclusie

De verschillende experts brachten ieder vanuit hun eigen invalshoek boeiende inzichten ter sprake. Opvallend is echter de rode draad die je door alle panels en uiteenzettingen ziet lopen. Dat is het belang van communicatie. Heldere communicatie zodat alle partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. En wederzijdse transparantie, die vertrouwen kweekt. Het is de basis voor een solide en langdurige relatie. “If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together”, vat perfect de dag samen.

Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel