Indien u of uw medewerkers gaan tanken en dit wordt betaald door de zaak, hoe zit het dan met de btw-aftrek?

1. Beperkte btw-aftrek:

De btw-aftrek op de kosten in verband met aankoop en onderhoud van personenwagens en wagens voor dubbel gebruik die zowel professioneel als privé worden gebruikt, is beperkt en kan maximaal 50% bedragen. Ook de brandstofkosten vallen onder deze aftrekbeperking, ongeacht of deze cash worden betaald of elektronisch via een bankkaart of een tankkaart.

Bijvoorbeeld: u heeft 35% recht op aftrek voor de bedrijfswagen van uzelf of van een medewerker, dan kan de btw op de brandstof voor die wagen ook slechts voor 35% worden afgetrokken.

2. Formaliteiten om de btw-aftrek te kunnen uitoefenen?

a. Principe:

Om het recht op aftrek te kunnen uitoefenen, moet men in het bezit zijn van een conforme factuur. Als men dus gaat tanken en slechts een tankbonnetje of een uittreksel van zijn bankrekening heeft als bewijs, dan kan op basis daarvan
geen btw-aftrek worden uitgeoefend. Wordt dit toch gedaan, dan kan dit bij een controle de afgetrokken btw worden verworpen met boetes en interesten tot gevolg.

b. Tankkaart:

In vele gevallen, maakt men echter gebruik van een tankkaart waarbij ofwel voor elke levering een factuur wordt uitgereikt ofwel een verzamelfactuur per maand waarop alle tankbeurten van die maand staan vermeld. Op basis van
de dergelijke facturen kan het recht op aftrek wel uitgeoefend worden.

In het Bancontact-systeem wordt na de tankbeurt een vereenvoudigde factuur door de automaat aan de tankterminal uitgeprint. De fiscus staat dan toe dat u deze vereenvoudigde facturen in uw boekhouding inschrijft en op basis hiervan het recht op aftrek uitoefent, mits er kan worden aangetoond dat u houder bent van een Bancontact-kaart waarvan het nummer op de factuur vermeld is (bijv. op een rekeninguittreksel).

3. Tanken over de grens:

Wanneer er wordt getankt in andere EU lidstaten, dan wordt er geen Belgische btw aangerekend, maar de btw van de lidstaat waar u heeft getankt. Deze btw kan u natuurlijk niet in uw Belgische btw-aangifte in aftrek nemen.

Indien u op jaarbasis voor minstens 50 euro aan buitenlandse btw heeft getankt, dan kan u een elektronisch teruggaafverzoek indienen via de Vat-Refund applicatie. U moet dan wel op voorhand nakijken of de lidstaat in kwestie de btw-aftrek op brandstof toelaat. Dit verschilt namelijk per lidstaat. In sommige lidstaten is de btw op brandstof 100% aftrekbaar (bijv. Nederland, Luxemburg, UK), in sommige lidstaten beperkt aftrekbaar (bijv.
Spanje, Italië) en in andere lidstaten volledig nietaftrekbaar (bijv. Denemarken, Oostenrijk).

Karolien Vanmeerhaeghe, Moore Stephens

Dit artikel verscheen eerder in het tweede nummer van Today’s Lawyer (TL), hét tijdschrift voor de advocaat-ondernemer. Klik hier voor meer informatie over een abonnement.