Waar moet u aandacht aan besteden wanneer u uw praktijk wilt automatiseren? In een artikel in twee delen bieden we u een checklist aan. In het eerste deel hebben we het over de essentiële modules en over een aantal technologische overwegingen. In een tweede deel concentreren we ons dan op optionele modules en extra functionaliteit.

Overzicht essentiële functionaliteiten

Uw juridische software, meer bepaald uw software voor juridisch dossierbeheer moet de volgende functionaliteiten aanbieden:

• Contactbeheer
• Dossierbeheer
• Documentbeheer
• Takenbeheer
• Facturatie
• Boekhouding
• Cliëntenportaal
• Contactbeheer

Advocaten gaan niet alleen met klanten om. Zij hebben te maken met een breed scala van mensen en rechtspersonen, in verschillende hoedanigheden en rollen. Dit is de reden waarom veel reguliere CRM-programma’s niet volstaan. Een degelijke module voor contactbeheer is de hoeksteen van een goed functionerend juridisch kantoor.

Dossierbeheer

Advocaten verwerken dossiers. In die dossiers moet u zorgvuldig bijhouden wat er allemaal aan de hand is. De module voor juridisch dossierbeheer is de centrale hub van uw juridische software, waarop alle andere modules aansluiten.

Documentbeheer

Er zijn twee aspecten m.b.t. het documentbeheer. Enerzijds wordt u als advocaat waarschijnlijk geconfronteerd met duizenden documenten, die al dan niet betrekking hebben op een of meerdere dossiers. U hebt een efficiënt systeem nodig om die documenten op te slaan, aan dossiers toe te wijzen, en snel te kunnen terugvinden. Anderzijds bent u als advocaat ook een producent van documenten. Dat is het tweede aspect van het documentbeheer: u hebt een module of app nodig om documenten aan te maken (vaak een ‘akten generator’ genoemd). Die maakt gebruik van sjablonen die ingevuld worden met de relevante gegevens uit het dossier.

Takenbeheer

U moet ook bijhouden wat u reeds gedaan hebt, en wat u nog moet doen. Takenbeheer in de ruimste zin van het woord heeft betrekking op verschillende aspecten, en bestaat daarom vaak uit verschillende modules of apps. Omdat het efficiënter is, werken de meeste programma’s met vooraf aangemaakte lijsten van regelmatig terugkerende taken. Vaak is dat gekoppeld aan een app voor het beheer van tarieven, die u toelaat om standaardtarieven te definiëren voor specifieke taken. Het programma moet vanzelfsprekend ook kunnen bijhouden welke prestatie u reeds geleverd hebt. Veel advocaten werken met een systeem van aanrekenbare uren. Als dat ook voor u het geval is, dan is een module voor tijdregistratie handig. Maar u wilt niet alleen bijhouden van wat u reeds hebt gedaan, u wilt ook bijhouden wat u nog moet doen. Advocaten moeten vaak specifieke taken uitvoeren op specifieke tijdstippen. Daarom is een module voor agendabeheer essentieel.

Facturatie

Wanneer u zorgvuldig alle taken bijhoudt die u hebt uitgevoerd, wordt facturering kinderspel. Een typische facturatiemodule laat u niet alleen toe om facturen te maken. Doorgaans kunt u ook allerhande tussentijdse overzichten en rapporten aanmaken.

Boekhouding

Idealiter moet uw juridische software voor het dossierbeheer van uw kantoor ook een boekhoudmodule hebben, die alle betalingen bijhoudt die u doet en ontvangt. Soms geeft een kantoor er de voorkeur aan gebruik te maken van bestaande boekhoudsoftware, die geen deel uitmaakt van het pakket. Als dat het geval is, dan moet u er zich van verzekeren dat er een naadloze integratie mogelijk is tussen het pakket en de bestaande boekhoudsoftware. En als u met betalingen door derden te maken heeft, waar u namens uw klanten geld ontvangt, moet u er zeker van zijn dat de boekhoudmodule dergelijke betalingen probleemloos kan verwerken.

Cliëntenportaal

In onze artikelen over de nieuwe juridische consumenten hebben we er al op gewezen dat een klantenportaal tegenwoordig ook essentieel is. Een klantenportaal is een plaats op Internet waar uw cliënten hun gegevens kunnen bekijken en eventueel bewerken. Meestal gaat het om een website die toegankelijk is met een browser, maar het kan net zo goed gaan om een app voor mobiele toestellen. Als we het over klantenportalen voor advocatenkantoren hebben, dan bieden die uw cliënten de mogelijkheid een overzicht te krijgen van hun dossier of dossiers: wat er reeds gedaan is, wat er nog moet gebeuren, wat reeds gefactureerd en betaald is, welke betalingen door derden zijn ontvangen, enz. Vaak biedt een klantenportaal ook de mogelijkheid om rechtstreeks te communiceren met de cliënt, en kan die bijv. vragen stellen.

Een bedenking m.b.t. technologie

Tegenwoordig zijn de meeste mensen online via mobiele toestellen. De software die u kiest, moet toegankelijk zijn via apps voor mobiele apparaten, of moet webpagina’s gebruiken die mobiel-vriendelijk zijn. De meeste toonaangevende juridische software pakketten maken reeds gebruik van Cloud technologieën. Het kan daarbij gaan om private, hybride of publieke Cloud technologieën, die uw gegevens toegankelijk maken voor u en uw klanten, om het even wanneer, en om het even waar. Zorg er daarom voor dat u geen juridische software kiest die niet via het internet toegankelijk is.

CICERO LawPack

Het spreekt vanzelf dat alle essentiële functionaliteiten in CICERO LawPack ingebouwd zijn. De huidige versies van CICERO LawPack maken ook allemaal gebruik van Cloud technologie: alle essentiële modules zijn beschikbaar als mobiele apps (voor iPhone/iPad en Android) of kunnen via een browser gebruikt worden. Een overzicht van de vele modules vindt u hier. Een inleiding tot ons klantenportaal (‘Web View’ genoemd) kan u hier terugvinden.