Sinds enkele jaren beveelt de Amerikaanse Orde van Advocaten haar leden aan om cliëntportalen te gebruiken om informatie uit te wisselen met cliënten. Een van de belangrijkste argumenten is dat cliëntportalen een veiligere manier van communiceren bieden dan e-mail. Wat zijn die cliëntportalen en waar zijn ze goed voor?

In een eerder artikel hebben we cliëntportalen omschreven als een plaats op het internet waar uw klanten hun eigen gegevens kunnen bekijken en eventueel bewerken, doorgaans met een browser. Via een dergelijk portaal kunt u communiceren met uw cliënten, bestanden delen, discussies voeren, chatten, plannen, taken en evenementen organiseren en beheren, in een private, online en veilige omgeving. De gegevens worden vaak in de cloud opgeslagen (of zijn toegankelijk via cloud-technologieën) en zijn geëncrypteerd. Ook de communicatie tussen het portaal en de cliënt is geëncrypteerd.

Cliëntportalen hebben een aantal belangrijke kenmerken. Het delen van informatie is een van de belangrijkste. Zodra een cliënt toegang heeft tot het klantenportaal, kan hij of zij de status van zijn of haar dossiers raadplegen. De cliënt kan documenten bekijken, overzichten krijgen van factuur- en boekhoudgegevens, van welke taken al zijn afgerond en welke taken nog in de agenda staan, enz. Cliëntportalen verhogen de transparantie en bieden een effectieve manier om samen te werken.

Een tweede belangrijk, en reeds vermeld, kenmerk van een klantenportaal is de beveiligde communicatie. Omdat de gegevens op het portaal, evenals de uitwisseling van gegevens tussen de klant en het portaal versleuteld zijn, is de communicatie veiliger dan e-mailuitwisseling. Google publiceert een real-time transparantieverslag waarin wordt bijgehouden hoeveel e-mail niet is versleuteld en daarom het risico opent te worden onderschept en gelezen. Uit dat verslag blijkt dat op dit moment gemiddeld één op vier e-mails niet versleuteld is. Voor een advocaat is dit belangrijk, omdat het verzenden van e-mail via onveilige kanalen eventueel kan leiden tot aansprakelijkheid voor schending van het beroepsgeheim als de post wordt onderschept.

Een derde belangrijk kenmerk van cliëntportalen is de hechte integratie met software om advocatenpraktijken te beheren. Clientportalen zijn meestal beschikbaar als optionele modules voor bestaande pakketten. (Voor CICERO LawPack is de CICERO WebView app als optie verkrijgbaar). De software voor kantoorbeheer voorziet doorgaans in een administratie-backend, waarin onder andere het beheer van toegangsrechten is opgenomen. Hierin kunt u aangeven wie toegang heeft tot welke informatie, en wat ze met die informatie kunnen doen, bijvoorbeeld of ze alleen informatie kunnen lezen, dan wel of ze commentaar kunnen geven, of de informatie kunnen wijzigen, enzovoort.

Er zijn verschillende soorten cliëntportalen. Het meest gebruikelijk is het klantenportaal dat wordt gebruikt om berichten uit te wisselen en documenten te delen. Sommige advocatenkantoren maken gebruik van cliëntportalen met meer geavanceerde documentbeheerfuncties, waarbij cliënten bijvoorbeeld juridische documenten kunnen genereren door formulieren in te vullen. Deze formulieren leveren de gegevens die vervolgens worden ingevuld in vooraf gedefinieerde sjablonen. Er zijn ook advocatenkantoren die gebruik maken van klantportalen voor projectbeheer. En een toenemend aantal cliëntportalen stelt cliënten in staat om online betalingen te doen.

Waar is een klantenportaal goed voor? U kunt er een gebruiken om

1. vertrouwelijke informatie te delen,
2. uw communicatie met uw cliënten te verbeteren,
3. online betalingen te accepteren (hoewel nog niet alle portalen deze functionaliteit bieden)
4. de samenwerking tussen advocaten, cliënten en eventuele derden te verbeteren,
5. toegang tot de informatie te controleren (d.w.z., u kunt bijhouden wie tot wat en wanneer toegang heeft),
6. “altijd en overal” toegang te hebben en geven tot de informatie van uw advocatenkantoor.

Cliëntportalen bieden met andere woorden meerdere voordelen. Naast de reeds genoemde leidt de toegenomen transparantie van klantportalen ook tot een grotere klanttevredenheid en is er minder behoefte aan communicaties om uw cliënt up-to-date te houden. De samenwerkingsaspecten van cliëntportalen verhogen de productiviteit, en een klantenportaal kan ook een concurrentievoordeel bieden doordat het meer “Internet-savvy” klanten zal aanspreken.

Waar wacht u nog op? Lees dit artikel voor meer informatie over onze CICERO Webview module. Of contacteer ons voor een demonstratie.

CICERO LawPack

Bronnen:

• americanbar.org/content/dam/aba/publications/law_practice_today/expand-your-solo-or-small-firm-practice-using-client-portals.authcheckdam.pdf
• americanbar.org/publications/youraba/2017/june-2017/client-portals-provide-gateway-to-efficiency–privacy-.html
• com/key-benefits-of-law-firm-client-portals/
• practicepanther.com/client-portal-software-law-firms/