Veel vennootschappen en verenigingen hebben een boekjaar dat loopt tot 31 december 2020. Dit betekent dat jaarrekeningen en jaarverslagen moeten worden opgesteld door het bestuursorgaan en jaarvergadering of ledenvergaderingen gehouden moeten worden.

Vanzelfsprekend moeten de bestuursorganen, de algemene vergaderingen en de ledenvergaderingen ook op andere momenten samenkomen.

Er wordt vanuit gegaan dat deze vergaderingen bijgewoond worden door bestuurders, aandeelhouders, leden en de commissaris. Met de corona maatregelen en de vereiste social distancing wordt dit onmogelijk.

Het wetboek van vennootschappen en verenigingen biedt oplossingen om te vergaderen en te beslissen zonder fysische aanwezigheid.

Daarnaast is er natuurlijk overmacht, of “nood breekt wet”.

We gaan hieronder na wat toegelaten is al naargelang de organen die een beslissing te nemen hebben in het kader van hun vennootschap en de vorm van de vennootschap of de vereniging in kwestie.

Beslissingen van het bestuur

Het bestuursorgaan van de BV dat bestaat uit meerdere leden die een college vormen, het bestuursorgaan van de vzw, de raad van bestuur van de NV, de raad van toezicht en de directieraad van de NV kunnen ieder hun beslissingen schriftelijk nemen voor zover deze eenparig door alle leden worden genomen.

De statuten kunnen de mogelijkheid van schriftelijke besluitvorming uitsluiten. Voor de raad van toezicht en de directieraad kan voor bepaalde besluiten schriftelijke besluitvorming statutair worden uitgesloten.

Niettemin voorzien de meeste statuten deze mogelijkheid wel en zelfs de mogelijkheid om op afstand of via volmacht deel te nemen aan de vergadering (zij het dat de vertegenwoordiging meestal beperkt wordt).

Beslissingen van de aandeelhouders en leden

Ook de aandeelhouders van vennootschappen hebben de mogelijkheid om eenparig en schriftelijk alle besluiten te nemen die tot de bevoegdheid behoren van de algemene vergadering, behalve deze die bij authentieke akte moeten genomen worden voor de vennootschappen. De zo genomen besluiten moeten op eerste verzoek meegedeeld worden aan het bestuursorgaan, de commissaris en bepaalde categorieën van effectenhouders.

Mocht de vennootschap toch beslissen een algemene vergadering bijeen te roepen, zijn er meerdere opties mogelijk:

• De aandeelhouder kan deelnemen via een lasthebber. Soms zetten de statuten een limiet op de vertegenwoordigingsbevoegdheid maar meestal niet.
• De aandeelhouder kan vooraf schriftelijk stemmen, en voor de NV via de website.
• De aandeelhouder kan ook langs elektronische weg op voorhand stemmen.
• De aandeelhouder kan van op afstand deelnemen aan de algemene vergadering via een communicatiemiddel dat door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld.

De statuten moeten deze mogelijkheden van vergaderen voorzien, hetgeen tegenwoordig voor de meeste vennootschappen zo is.

Wanneer er op afstand moet gestemd worden of een vergadering gehouden moet worden, moet men ervoor zorgen  dat de hoedanigheid en identiteit van de deelnemer kan gecontroleerd worden. Alle leden van de vergadering moeten gelijktijdig en ononderbroken aan de vergadering kunnen deelnemen.

De voorzitter, secretaris en stemopnemer (als die benoemd werd) kunnen niet langs elektronische weg deelnemen, evenmin als het bestuursorgaan en de commissaris.

Beslissingen van obligatiehouders

Ook de beslissingen van obligatiehouders kunnen via elektronische weg of via schriftelijk akkoord genomen worden. Een beslissing is op deze wijze aangenomen wanneer het akkoord wordt verkregen van de obligatiehouders die minstens drie vierden van het bedrag van de bestaande obligaties vertegenwoordigen.

Indien gebruik gemaakt wordt van de schriftelijke besluitvorming of van besluitvorming op afstand moet rekening gehouden worden met de toepasselijke formaliteiten van bijeenroeping.

Beslissingen van leden van een vzw

In tegenstelling tot de vennootschappen, voorziet de wet niet in de mogelijkheid om de ledenvergadering van een vzw schriftelijk te houden. Zij laat wel toe dat leden zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen. Tenzij de statuten anders voorzien is de vertegenwoordiging onbeperkt.

De wet sluit evenwel niet uit, noch verbiedt zij dat leden van de vzw schriftelijk besluiten nemen (zoals voor vennootschappen) of ledenvergaderingen met deelname van op afstand organiseren. In deze gevallen moeten dan alle leden onvoorwaardelijk instemmen met deze procedure, of moet deze procedure expliciet in de statuten voorzien zijn.

Versoepelingen van de regering

De versoepeling van de regering omvat een aantal afwijkingen aan de bestaande regels omtrent de vergaderingen die de organen van vennootschappen en verenigingen moeten houden, en de jaarrekeningen die moeten neergelegd worden gedurende de periode van 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020.

De betrokken vennootschappen (het KB beoogt niet alleen vennootschappen maar ook alle andere rechtspersonen al dan niet gereglementeerd) zijn niet verplicht om deze te volgen. Beslissingen die reeds werden genomen in geldig gehouden vergaderingen blijven onaangetast.

De Algemene vergadering

Het verloop van de vergadering

Het bestuursorgaan kan aan de deelnemers van iedere algemene vergadering opleggen om, voor de algemene vergadering:

• op afstand te stemmen aan de hand van een formulier dat de vennootschap ter beschikking stelt, overeenkomstig de statuten of de wet; of
• een volmacht te verlenen aan een persoon die door het bestuursorgaan aangewezen wordt. De volmacht moet specifieke steminstructies bevatten om nuttig gebruikt te kunnen worden.

Het ingevulde en ondertekende stemformulier of de volmacht mag naar het adres van de vennootschap gestuurd worden met alle mogelijke middelen, inbegrepen via e-mail met een scan of foto van het document.

Wanneer de vennootschap de deelnemers van een algemene vergadering heeft opgelegd om via een formulier of een volmacht te stemmen, kan zij deze verbieden fysisch aanwezig te zijn op de vergadering, en kan zij opleggen dat de vragen op voorhand schriftelijk worden gesteld.

Het bestuursorgaan is verplicht om op de vragen en voor de stemming schriftelijk te antwoorden, of mondeling als de vergadering via elektronische communicatiemiddelen gehouden wordt.

Zelfs wanneer de statuten dit niet voorzien, kan de algemene vergadering gehouden worden via elektronische communicatiemiddelen.

Daar waar het wetboek van vennootschappen en verenigingen vereist dat het bureau, het bestuursorgaan en de commissaris fysisch aanwezig zijn op een algemene vergadering, laat het KB toe om geldig op afstand aan de vergadering deel te nemen.

Wanneer de vergadering beslissingen moet nemen bij authentieke akte, is fysische aanwezigheid van de notaris en minstens één vertegenwoordiger van de vennootschap vereist.

Uitstel en verlenging van termijnen

Algemene vergaderingen die al gepland waren in de periode van 1 maart tot 30 juni, kunnen zonder veel plichtplegingen verplaatst worden. Zij moeten er zorg voor dragen dat de aandeelhouders, zonder dat de formaliteiten van bijeenroeping moeten gevolgd worden, geïnformeerd worden, bijvoorbeeld via de website, e-mail of per gewone post.

Tenslotte, en niet onbelangrijk, heeft de regering besloten om aan het bestuursorgaan de mogelijkheid te bieden de algemene vergadering die over de goedkeuring van de jaarrekening moet beslissen, uit te stellen naar een latere datum, zelfs als de algemene vergadering al was bijeengeroepen.

Indien het bestuursorgaan deze beslissing heeft genomen, worden een aantal termijnen verlengd met tien weken, namelijk:

• De periode van zes maanden na het einde van het boekjaar binnen dewelke de jaarrekening moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering.
• De periode van zeven maanden na het einde van het boekjaar om de jaarrekening neer te leggen bij de Nationale bank.
• Ook de termijnen van negen, tien, twaalf en dertien maanden na het einde van het boekjaar die de sancties voor laattijdige neerlegging van de jaarrekening bepalen.

De verlengde termijn geldt eveneens voor het voorleggen van het jaarlijks budget binnen de VZW, en voor het neerleggen en publiceren van de cijfers door bijkantoren van buitenlandse vennootschappen.

Uitzondering! De mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen is niet toegestaan wanneer deze is bijeengeroepen naar aanleiding van de alarmbelprocedure, of wanneer ze werd bijeengeroepen op verzoek van aandeelhouders of de commissaris, of wanneer de commissaris de vergadering heeft bijeengeroepen.

Het bestuursorgaan

Het bestuursorgaan kan al haar beslissingen schriftelijk of elektronisch (e-mail) nemen voor zover de beslissing unaniem is.

Alle vergaderingen van het bestuursorgaan kunnen worden gehouden via elektronische communicatiemiddelen waarbij alle leden gezamenlijk kunnen deelnemen, zoals telefoon of videoconferentie.

Bij de notaris volstaat het dat één persoon, al dan niet lid van het bestuursorgaan verschijnt, op voorwaarde dat hij voldoende gemachtigd is.

De algemene vergadering van de VME

De algemene vergaderingen van mede-eigenaars de niet konden worden gehouden van 10 maart 2020 tot 30 juni 2020, moeten gehouden worden binnen vijf maanden na het aflopen van de crisis periode. Zie ook ons artikel hierover.

Gedurende de periode van dit uitstel blijven alle mandaten van kracht, en wordt het contract tussen de syndicus en de VME van rechtswege verlengd. Hij blijft bevoegd binnen de perken van de laatst goedgekeurde begroting.

Seeds of Law