Kantoor & beleid Tijdschrift Notarieel Management

Coworking is de toekomst, ook voor notariskantoren

Notaris Isabel Claessens huist al sinds haar opstart in maart 2017 bij de Antwerpse coworking Fosbury & Sons. Ze ziet vooral de efficiëntie, de kruisbestuivingen en het ‘dorpsgevoel’ als grote troeven. Ze is er dan ook van overtuigd dat meer en meer notariskantoren hun klassieke werkomgevingen zullen inruilen voor nieuwe, creatieve vormen van coworking. Aan het Tijdschrift Notarieel Management vertelt zij haar inspirerende verhaal.

Ik moest iets minder dan 2 jaar geleden op heel korte termijn op zoek naar een nieuw kantoor, na 8 jaar associatie. De standplaats die ik overgenomen had, was jarenlang inactief, zodat er geen cliënteel en geen kantoor met de daarin aanwezige infrastructuur, nodig voor de opstart van een kantoor, voorhanden was. Op amper twee weken tijd een nieuw kantoor vinden en inrichten, was zeker geen evidentie. De locatie moest aldus zo goed als ingericht en instapklaar zijn, grote aanpassings- of verbouwingswerken waren praktisch niet haalbaar. Zo kwam ik bij Fosbury & Sons terecht. Een gloednieuwe coworking in de vroegere Electrabeltoren naast het Albertpark. Ik was onmiddelijk in de ban van deze plek.

Alle infrastructuur aanwezig

Voor mij was het bijzonder handig dat alle infrastructuur aanwezig was. Bureaus, stoelen, kasten, ladeblokken, telefoon, internet, printer, … Ik had bij wijze van spreken alleen nog een computer nodig en kon van start gaan. De coworkers keken in eerste instantie wat raar op van het feit dat een notariaat er zich zou vestigen. Immers leeft bij velen nog de perceptie dat een notariaat oubollig en dus per definitie saai moet zijn.

Fosbury & Sons ging samen met mij de uitdaging aan. De coworking was door hen immers opgezet als een omgeving voor startende bedrijven uit alle sectoren, waarbij samenwerking de basis is. Coworking gaat uit van het principe dat een aantal diensten en vooral ruimten worden gedeeld. Het gezamenlijke onthaal ontvangt de klanten, en neemt de post, en dergelijke meer in ontvangst.  […] Vergaderzalen – afhankelijk van het aantal personen – zijn aanwezig, maar moeten op voorhand worden gereserveerd.

[…]

De coworking is voor de members en residents, zoals wij genoemd worden, dag en nacht geopend. Voor het “publiek”, is het gebouw toegankelijk tot 17.00 uur. Na 17.00 uur lopen de kantoren hier leeg en na 20.00 uur zie je hier nog maar een enkeling lopen. Avondafspraken zijn dus iets lastiger in te plannen. De kantooruren en de uren van mijn medewerkster werden aangepast, zodat er 1 avond in de week ’s avonds afspraken kunnen doorgaan, zonder dat de cliënten hier al te veel moeilijkheden van ondervinden.

Voor mij als notaris was een coworking nieuw, voor de coworking was een notariskantoor nieuw. We zijn samen gegroeid.

Creatieve “hub”

De jonge, creatieve bedrijven rondom mij zijn een inspiratie. Ze hebben me een ander beeld gegeven van hoe ik mijn eigen kantoor kan inrichten en runnen. De meesten werken bijvoorbeeld totaal paperless. Dat digitalisering een noodzaak is, daar was ik me ook in mijn vroegere kantoor zeer van bewust. De bewustwording is echter nog groter geworden door kantoor te houden in een ruimte met een relatief beperkte oppervlakte.

[…]

Het grote voordeel van in een omgeving te werken waarin verschillende beroepen werkzaam zijn, is dat ik hier overal hulplijnen heb waarop ik een beroep kan doen. Het wemelt bijv. bij Fosbury & Sons van de IT’ers. Die komen met plezier even een haperend computerscherm repareren.

[…]

Aangename omgeving voor cliënten en medewerkers

Toen ik besloot een medewerkster aan te nemen, en hiervoor een vacature uitschreef, bleek ook dat sollicitanten enerzijds benieuwd waren naar een iets andere werkomgeving. De uitdaging om samen met mij een nieuw kantoor van 0 te starten gecombineerd met deze werkomgeving, was voor mijn medewerkster, mede doorslaggevend om bij mij aan de slag te gaan, eerder dan te kiezen voor een reeds goed georganiseerd kantoor.

[…]

De setting en de sfeer die wordt gecreëerd maakt dat ook cliënten zich bij de belangrijke stappen in hun leven waarvoor ze tot bij ons komen, snel op hun gemak voelen. Het is toch een andere omgeving dan een kale wachtzaal met een paar stoelen en oude tijdschriften.

[…]

Kruisbestuiving en samenwerking

[…]

Het feit dat hier ondertussen een 300-tal personen hun stek gevonden hebben, is een bijkomend voordeel. Mensen met vragen over de oprichting van hun vennootschap, de aankoop van hun woning of gewoon omdat ze een vraag hebben, kunnen hier te allen tijde binnenlopen. Dit trekt dan ook een nieuw cliënteel aan. Jong en oud is hier vertegenwoordigd.

De kruisbestuivingen en de samenwerkingen met andere bedrijven hier, maar evengoed de informele gesprekken aan het koffieapparaat of tijdens de lunch, zorgen ervoor dat ik de vinger voortdurend aan de pols hou. Ik leer bij over nieuwe trends en evoluties in de bedrijfswereld, over nieuwe technologieën die de wereld veroveren, over nieuwe manieren van werken en over andere werkomgevingen. De ontwikkeling van apps die het mogelijk maken om aan de hand van uw smartphone een virtuele rondleiding te krijgen in een te verkopen pand is één van de fantastische technologieën die ik hier binnen de coworking heb mogen ontdekken.

[…]

Isabel Claessens

 

Zou u als juridische professional coworking overwegen?

Bekijk resultaten

Laden ... Laden ...

 


Meer weten over de mogelijkheden tot coworking als notaris?

Het volledige artikel van Isabel Claessens, notaris te Antwerpen, verscheen in de december-editie (2018) van het Tijdschrift Notarieel Management. Klik hier voor meer informatie en abonnementsvoorwaarden.

 

Opmerking plaatsen

X