Met de zomer in aantocht kiezen veel werknemers ervoor om hun auto even aan de kant te laten staan en het woon-werkverkeer met de fiets af te leggen. Niet alleen het mooie weer vormt een incentive voor het gebruik van de fiets, maar ook het toenemende bewustzijn van de voordelen op vlak van duurzaamheid en gezondheid speelt een rol. Als reactie hierop wint het ter beschikking stellen van een bedrijfsfiets door werkgevers snel aan populariteit. Dit initiatief bevordert niet alleen de fysieke en mentale gezondheid van werknemers, maar biedt ook een aantrekkelijke manier om het verloningspakket te optimaliseren.

Waarom is de bedrijfsfiets zo interessant?

Op het voordeel van de terbeschikkingstelling van een fiets moet er geen bedrijfsvoorheffing ingehouden worden en geen socialezekerheidsbijdragen betaald worden, op voorwaarde dat de werknemer de fiets daadwerkelijk voor woon-werkverkeer gebruikt.

Voor de werknemer zal de fiets vrijgesteld zijn van belastingen, als de werknemer kiest voor de aftrek van forfaitaire beroepskosten. Als de werknemer kiest voor de aftrek van werkelijke beroepskosten, dan is de fiets niet vrijgesteld en moet de werkelijke waarde belast worden. Om die reden is het vanaf aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024) verplicht om het voordeel van de fiets te vermelden op een fiscale fiche 281.10.

Implementeren van een bedrijfsfietsregeling

Stap 1: Keuze voor aankoop of leasing

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om bedrijfsfietsen zelf aan te kopen en deze vervolgens ter beschikking van de werknemer te stellen. Een piste die daarentegen vaker bewandeld wordt, is dat de werkgever een fiets leaset bij een leasemaatschappij. Hoewel leasing voor de werkgever duurder is, biedt het een uitgebreider servicepakket, inclusief diefstal- en schadeverzekeringen, en neemt het de praktische opvolging uit handen van de werkgever. Bovendien kan de werkgever de kosten spreiden over een leaseperiode van doorgaans drie of vier jaar.

Stap 2: Uitwerken van de financiering

De bedrijfsfiets kan uiteraard als extra looncomponent toegevoegd worden aan het bestaande loonpakket van de werknemers. Echter, er wordt veel vaker gekozen voor een ‘budgettaire neutraliteit, zodat de totale loonkosten van de werkgever niet stijgen. Daarbij ruilt de werknemer een deel van zijn brutoloon of van zijn eindejaarspremie (al dan niet in het kader van een cafetariaplan) in voor een bedrijfsfiets. Belangrijk is dat deze loonruil niet leidt tot een brutoloon onder het sectorale minimumloon.

Hou er ook rekening mee dat er een algemene verplichting voor alle werkgevers geldt om een fietsvergoeding toe te kennen aan de werknemers die regelmatig met de (bedrijfs)fiets naar het werk komen. Hoeveel deze fietsvergoeding bedraagt, hangt af van de toepasselijke sectorale regels. Bij afwezigheid van sectorale regels geldt een fietsvergoeding van 0,28 euro per kilometer (bedrag voor 2024).

Stap 3: Opmaak van de nodige documenten

Het is sterk aangeraden om een fietspolicy op te stellen waarin alle afspraken met betrekking tot het gebruik van de bedrijfsfiets worden vastgelegd. Denk aan afspraken met betrekking tot het onderhoud van de fiets, gevolgen bij diefstal of schade, afspraken bij vertrek uit de onderneming vóór het einde van de leaseperiode, etc.

Daarnaast moet er een bijlage bij de arbeidsovereenkomst worden opgesteld waarin de werknemer akkoord gaat met de omzetting van een deel van zijn loon voor een bedrijfsfiets. Een wijziging van het loon kan immers alleen in geval van (schriftelijk) akkoord van de werknemer. In deze bijlage wordt ook opgenomen dat de werknemer de bedrijfsfiets daadwerkelijk regelmatig voor woon-werkverkeer zal gebruiken.

Chelsy Deventer en Nele Vroman – Vandelanotte