De bedrijfsjurist en de notaris vormen een onmisbare tandem voor de onderneming. Elk kijkt vanuit de eigen expertise naar de juridische vraagstukken waarmee een onderneming wordt geconfronteerd. Maar hoe verloopt die samenwerking precies en wat kunnen beide beroepsgroepen van elkaar leren? Het Instituut voor bedrijfsjuristen organiseerde een dubbelinterview met Christel Haverans (hoofdadviseur-expert, bedrijfsjurist KBC) en Katrin Roggeman (notaris, voorzitter FedNot). Het gesprek leverde heel wat boeiende inzichten op.

Hoe goed kennen de bedrijfsjurist en de notaris elkaar? Weten ze waar de ander mee bezig is? “Voor ons is dat zeker het geval,” trapt Christel Haverans af, “omdat wij als bedrijfsjurist regelmatig een beroep moeten doen op een notaris”. Dat ligt natuurlijk aan het feit dat enkel de notaris authentieke aktes kan verlijden. Het is dus in zekere zin een “verplichte samenwerking,” maar dat bedoel ik geenszins negatief.

“Daar staat tegenover dat niet alle notarissen in aanraking komen met een bedrijfsjurist”, vult Katrin Roggeman aan. Het zijn vooral notarissen die middelgrote tot grote vennootschappen onder hun cliënteel kunnen rekenen die een intensiever contact hebben met bedrijven en bedrijfsjuristen. Wanneer de onderneming een eigen bedrijfsjurist heeft – wat lang niet altijd het geval is – zal die normalerwijze het initiatief nemen om ons te contacteren wanneer een notariële tussenkomst nodig is. We werken dan samen om de onderneming op de juiste manier te begeleiden.

Notaris en bedrijfsjurist: ieder een eigen blik op juridische vraagstukken

De notaris en de bedrijfsjurist hebben heel wat gemeen: ze zijn geschoolde juristen, oefenen een gereglementeerd beroep uit en hebben zich te houden aan een strikte deontologie. Tegelijkertijd bestaan er ook heel wat verschillen tussen beide beroepen. Zo is de notaris een openbaar ambtenaar, waardoor die een bijzondere plek in het juridische landschap inneemt. De bedrijfsjurist daarentegen werkt voor één onderneming, waarvan die – in intellectuele onafhankelijkheid- de belangen behartigt als business partner en bewaker van het juridische risico. Dat maakt natuurlijk dat ze, elk vanuit de eigenheid van hun beroep en positie, eenzelfde juridische vraagstuk anders benaderen.

Een notaris zal in eerste instantie kijken naar de transactie zelf, meent Katrin Roggeman, terwijl de bedrijfsjurist ook rekening houdt met de achterliggende strategische beslissingen die tot een transactie geleid hebben. Zo zal een notaris bij een vennootschapsverrichting nagaan of de hele verrichting juridisch volledig correct verloopt, of alle wettelijke regels zijn gerespecteerd, en dit niet enkel op vennootschapsrechtelijk vlak.

Ook de bedrijfsjurist zal er mee voor zorgen dat een transactie wettelijk in orde is, vult Christel Haverans aan. Maar daarnaast heeft die nog een andere invalshoek. De bedrijfsjurist weet immers waarom een transactie wordt gedaan, wat de ratio erachter is.

Het geeft comfort dat er een tweede wettigheidscheck is, dat alles juridisch in orde is. Bovendien biedt de ervaring die de notaris heeft met gelijkaardige verrichtingen, vaak een interessante meerwaarde – Christel Haverans

Stel bijvoorbeeld dat een onderneming een kapitaalverhoging wil doorvoeren. Dan weet de bedrijfsjurist hoe de structuur van de onderneming in elkaar zit, wat het management en de aandeelhouders met de verrichting willen bereiken, wat de ideale timing is en welke impact deze zal hebben. Met deze insteek gaat de bedrijfsjurist dan naar de notaris. Het waarom van een verrichting heeft immers ook een invloed op hoe de transactie vorm wordt gegeven.

Samenwerken met de notaris is duidelijk een grote plus voor de bedrijfsjurist. “Het geeft comfort dat er een tweede wettigheidscheck is, dat alles juridisch in orde is. Bovendien biedt de ervaring die de notaris heeft met gelijkaardige verrichtingen, vaak een interessante meerwaarde.” Let wel – en dit kunnen we niet genoeg benadrukken- het is niet zo dat de notaris alleen op het einde van de rit komt kijken bij belangrijke verrichtingen. “Het is essentieel dat de notaris als partner in het volledige traject van de transactie wordt betrokken.” Je wil immers niet het risico lopen dat je de transactie nagenoeg volledig hebt uitgewerkt en dat de notaris dan om vijf voor twaalf moet zeggen: “Hier zijn obstakels , dit kan hier niet."

Strategische versus adviserende rol

Voor een kleiner bedrijf dat geen eigen bedrijfsjurist heeft, is de rol van de notaris als juridisch raadgever nog belangrijker, bevestigt Katrin Roggeman. Dan kan de notaris vaak de onderneming zelf van a tot z begeleiden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de recente hervorming van het vennootschapsrecht, dat leidde tot statutenwijzigingen voor heel veel vennootschappen. Dat is echt de core business van een notaris. Daar is dan niet noodzakelijk de input van een bedrijfsjurist voor nodig.

Wanneer heb je als notaris dan wel de inbreng van een bedrijfsjurist nodig? Bijvoorbeeld wanneer het bedrijf – en dat is vooral zo bij de grotere ondernemingen – van de nieuwe wetgeving gebruik wil maken om aanpassingen te doen aan de structuur of het bestuur van de vennootschap. Zo hebben de afgelopen periode heel wat bedrijven van de verplichting om hun statuten aan te passen ook effectief gebruik gemaakt om hun structuur te herzien. Het ging dan vaak om groepen die nog bestonden uit vijf of tien kleine vennootschappen die weliswaar onder één koepel vielen, maar toch elk eigen afwijkende statuten hadden. Christel Haverans pikt er graag op in: “In een grote groep, zoals KBC, vinden we het belangrijk dat de statuten van de verschillende groepsvennootschappen meer uniform zijn”. De juridische dienst werkt dan de modelstatuten uit en de dochtervennootschappen kunnen hiermee dan naar hun eigen notaris trekken.

Achter de keuzes liggen natuurlijk steeds beleidsbeslissingen. In zulke gevallen is er wel degelijk sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de bedrijfsjurist en de notaris. Zo werd bij de hervorming van het vennootschapsrecht de Besloten Vennootschap heel erg gepromoot als dé vennootschapsvorm om mee te werken. Voor je daarmee aan de slag gaat, moet je natuurlijk binnen de onderneming aftoetsen of dat wel opportuun is. Dat is in de eerste plaats een strategische beslissing, die daarna een juridisch gevolg krijgt. Het is dan de rol van de bedrijfsjurist om uit te klaren wat de voordelen zijn van de keuze voor een BV, en wat de nadelen. Als de beleidskeuze wordt gemaakt dat een omvorming niet nodig is, dan hoeft de notaris niet tussen te komen. Andersom komt de notaris er wel aan te pas, als de strategische beslissing valt voor de omvorming naar een BV.

Hoewel de notaris in de uiteindelijke strategische beslissing zelf niet tussenkomt, kan die natuurlijk wel een adviserende rol spelen door bijvoorbeeld de pro’s en contra’s op een rijtje te zetten. Bij belangrijke verrichtingen is er zeker ook overleg, waarbij notaris en bedrijfsjurist naar elkaars visie luisteren. Dat zal zeker het geval zijn bij technisch moeilijke vraagstukken, waarvoor je niet altijd kan terugvallen op expertise uit de rechtsleer, maar net kan leren van elkaars ervaring.

Hoe bedrijfsjurist en notaris elkaar aanvullen

Een grote toegevoegde waarde van de notaris is zijn neutraliteit. Soms ontstaat bij de personen die bij de verrichting betrokken zijn, de neiging om vooral uit te gaan van het nu, vanuit het huidige bestuur van de onderneming. Een notaris kan dan – aangezien die meer afstand heeft – beter objectiveren. De notaris houdt dan minder tot geen rekening met de specifieke gevoeligheden van alle actoren binnen het bedrijf, maar wijst objectief op de juridische en praktische implicaties van bepaalde keuzes. De bedrijfsjurist is dan weer wel helemaal op de hoogte van de achterliggende verhoudingen, van het interne verhaal van de onderneming. Zo kunnen beide elkaar mooi aanvullen.

Een vertrouwensrelatie

Zoals in elke professionele relatie is het wederzijds vertrouwen essentieel. Als notaris ben je betrokken bij alle facetten van het leven. Dat is zo in het leven van een mens, maar ook in de levenscyclus van een bedrijf: een bedrijf wordt opgericht, groeit, wordt overgenomen, voert kapitaalverhogingen door, doet vastgoedtransacties… Bij al die facetten speel je als notaris een rol.

Omwille van het belang van die (vertrouwens)relatie hebben veel bedrijven dan ook een ‘huisnotaris’, waar ze vaak mee samenwerken. Dat heeft het enorme voordeel dat die notaris het bedrijf ook goed leert kennen. Daardoor kan je dan weer snel en efficiënt werken, wat vaak – bv. bij kapitaalverhogingen – van cruciaal belang is.

De notaris en de bedrijfsjurist leren dagelijks van elkaar. Door het veelvuldige contact, door de uitwisseling van kennis en ervaring – Katrin Roggeman

Het uitbouwen van zo’n relatie vereist ook dat de communicatie tussen partijen goed verloopt. Maar dat is eigenlijk geen probleem. Bovendien zijn er regelmatig opportuniteiten om de samenwerking nog te verbeteren. Zo informeert de bedrijfsjurist de notaris over de specifiek sectoriële aangelegenheden betrekking hebbend op het bedrijf en deelt de notaris zijn expertise met de bedrijfsjurist in diverse andere rechtsdomeinen zoals onder meer inzake vastgoedtransacties.

Wat kunnen de notaris en de bedrijfsjurist van elkaar leren?

“We leren dagelijks van elkaar”, meent notaris Roggeman. Door het veelvuldige contact, door de uitwisseling van kennis en ervaring. Uiteindelijk zitten we bij de behandeling van een dossier globaal op dezelfde lijn. Notaris en bedrijfsjurist hebben geen tegenstrijdige belangen, en daardoor kunnen we net complementair werken. We zijn onder gelijken. Je hebt maar een half woord nodig om elkaar te verstaan. “We spreken dezelfde taal” vatten ze het beide samen.

Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel