Juni is een maand waarin veel notulen worden voorbereid. Het bestuursorgaan werkt de jaarrekening af en stelt het bestuursverslag op, waarna de algemene vergadering van aandeelhouders zich uitspreekt over de jaarrekening. In veel gevallen komen deze personen niet daadwerkelijk samen, maar worden de notulen zodanig opgesteld alsof ze dat wel hebben gedaan. Dit klopt niet en kan eenvoudig worden opgelost via de schriftelijke besluitvorming, als alternatief voor de traditionele fysieke vergadering, zowel voor de aandeelhouders als op het niveau van het bestuursorgaan.

We merken in de praktijk heel vaak dat notulen worden voorbereid met vermelding van effectieve samenkomst van de aandeelhouders of bestuurders. Denk bijvoorbeeld aan de passages met plaats en uur van samenkomst, samenstelling van een bureau, uiteenzetting door de voorzitter enzovoort. Dit ondanks het feit dat de betreffende aandeelhouders of bestuurders eigenlijk niet bijeen zijn gekomen. We veronderstellen dat deze praktijk een gevolg is van vroegere wetgeving, waar de schriftelijke besluitvorming sterk beperkt was, waardoor dit niet altijd kon toegepast worden. Vandaag de dag is dit echter niet langer het geval.

Wat is een eenparige schriftelijke besluitvorming?

Eenparige schriftelijke besluitvorming houdt in dat alle aandeelhouders of bestuurders van een vennootschap akkoord gaan met een voorgesteld besluit zonder dat er een fysieke vergadering plaatsvindt. Concreet houdt het in dat alle aandeelhouders of bestuurders hun instemming schriftelijk bevestigen, zonder beraadslaging, noch stemming.
De schriftelijke besluitvorming is sedert de intrede van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen wettelijk vastgelegd en versoepeld en is ook in populariteit gestegen tijdens de corona pandemie het jaar erop. Het biedt een flexibele en efficiënte manier om besluiten te nemen.

Het is wel wettelijk uitgesloten voor statutenwijzigingen, waarvoor een notariële akte is vereist. Controleer ook altijd zorgvuldig de statuten, om te zien of er specifieke bepalingen zijn voorzien.

Voordelen van de eenparige schriftelijke besluitvorming

De schriftelijke besluitvorming is een goed alternatief voor fysieke vergaderingen, die tijdrovend kunnen zijn. Door schriftelijk te beslissen bespaart men niet enkel tijd, maar bovendien ook kosten, die het organiseren van een fysieke vergadering met zich kunnen meebrengen.

Daarnaast biedt het ook een zekere vorm van flexibiliteit en snelheid. Het stelt de aandeelhouders of bestuurders in staat hun stem uit te brengen op het moment dat voor hen het beste uitkomt, zonder dat zij zich fysiek op een bepaalde locatie dienen te bevinden, al kunnen vergaderingen nu ook digitaal via videoconferentie georganiseerd worden. Vooral bij vennootschappen met internationale aandeelhouders of bestuurders, is dit een belangrijk voordeel.

Maar hoofdzakelijk biedt het een oplossing voor alle vergaderingen die eigenlijk ‘op papier’ gebeuren zonder samenkomst. Via de schriftelijke besluitvorming kunnen deze vergaderingen juridisch correct georganiseerd worden, zonder te doen alsof een vergadering effectief heeft plaatsgevonden.

Praktische overwegingen

Men moet hierbij aandacht hebben voor een aantal praktische zaken.

Zo zal voor ieder voorgesteld besluit een unanimiteit van stemmen vereist zijn. Indien een aandeelhouder of bestuurder niet instemt, kan de schriftelijke procedure niet plaatsvinden en zal er een fysieke vergadering moeten worden georganiseerd met beraadslaging en stemming.

Daarnaast zal men naar de aandeelhouders of bestuurders toe voldoende transparant moeten communiceren, wegens een gebrek aan een fysieke samenkomst. De documentatie waarin de instemming van elke aandeelhouder of bestuurder wordt vastgelegd, dient op de correcte wijze te worden gecommuniceerd aan de overige aandeelhouders of bestuurders. De bijkomende verslagen bij de algemene vergadering of de vergadering van het bestuursorgaan, zoals de jaarrekening, controleverslag van de commissaris, enzovoort, worden als bijlagen gevoegd bij de eenparige schriftelijke besluitvorming. Dit is vereist om rechtszekerheid en juridische geldigheid te waarborgen.

Conclusie

In de drukke maand juni, waarin veel algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen van Belgische vennootschappen plaatsvinden, kan de eenparige schriftelijke besluitvorming een efficiënt en kostenbesparend alternatief bieden voor de fysieke vergadering.

Het lijkt ons vooral ook de juiste weergave van een groot aantal vergaderingen die enkel op papier plaatsvinden.

Cazimir