Sinds 2009 werd in de Organieke Wet Notariaat de mogelijkheid opgenomen om notariële akten ‘in gedematerialiseerde vorm’, ook genoemd ‘digitale’ of ‘elektronische’ akten, te verlijden en dus niet meer op papier (zie art. 13 § 1, derde lid O.W.N.). Deze bepaling is evenwel nog niet in werking getreden.

In het (nieuw) Burgerlijk Wetboek (art. 8.1.1° BW) wordt het begrip ‘geschrift’ overigens losgekoppeld van de traditionele drager ‘papier’ en voortaan gedefinieerd als volgt: “een geheel van alfabetische tekens of van enige andere verstaanbare tekens, aangebracht op een drager die de mogelijkheid biedt toegang ertoe te hebben gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de informatie kan dienen, en waarbij de integriteit ervan wordt beschermd, welke ook de drager en de transmissiemogelijkheden zijn.”

Die toekomstige elektronische notariële akten zullen door de partijen en de notaris moeten worden ondertekend op elektronische wijze. Als principe geldt dat authentieke akten die in gedematerialiseerde vorm zijn opgemaakt, verleden of betekend, moeten voorzien zijn van een gekwalificeerde elektronische handtekening (art. 8.15 BW) met dien verstande evenwel dat notariële gedematerialiseerde akten zullen worden opgemaakt en bewaard zoals bepaald in de Organieke Wet Notariaat. Het is dus nog wachten op de inwerkingtreding van die algemene bepaling die het verlijden van alle notariële akten[1] in gedematerialiseerde vorm mogelijk zal maken.

De Notariële Aktebank (NABAN) voor gedematerialiseerde akten

Wat vaststaat (zie art. 20 tweede lid O.W.N.) is dat die elektronische akten zullen worden bewaard in de Notariële Aktebank (NABAN) waarvan sprake in artikel 18 O.W.N., aktebank waarvan het operationeel beheer (sinds de Potpourriwet V)[2] berust bij de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (onder toezicht van de Nationale Kamer). In die aktebank wordt overigens –en dit voor alle akten die op elektronische wijze ter registratie werden (en worden) aangeboden (periode vanaf 2014-2015) – ook een gedematerialiseerd of elektronisch afschrift van de nog op papier verleden notariële akten bewaard[3], tenzij het gaat om in authentieke vorm verleden testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen die bij afzonderlijke akte verleden werden. Laatst genoemde akten worden, via de melding aan het CRT (= Centraal Register van Testamenten), enkel ingeschreven in NABAN zonder dat de volledige tekst van die akten in NABAN wordt opgenomen. Dat gebeurt pas als die akten, na het overlijden van de betrokkene, ter registratie worden aangeboden (art. 18bis O.W.N.[4]).

Die gedematerialiseerde afschriften (en grossen) moeten door de notaris ondertekend worden met een “geavanceerde elektronische handtekening” (art. 25 O.W.N.). NABAN geldt als authentieke bron voor de akten, documenten en gegevens die erin zijn opgenomen (art. 18ter en (toekomstig) art. 20 tweede lid O.W.N.).

NABAN is vanaf 1 januari 2020 operationeel althans wat de eerste fase betreft (opname van gedematerialiseerde afschriften van op papier verleden akten en bewaring van de minuut van de digitaal verleden volmachten en akten van vennootschappen) (zie art. 200 Potpourriwet V en art. 13 § 2 en 18quinquies O.W.N.). NABAN is raadpleegbaar via de website www.naban.be en www.notaris.be, alsook via de digitale kluis die de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat sinds het najaar 2020 gratis aan het publiek aanbiedt onder de naam IZIMI (www.IZIMI.be).

Niettegenstaande het feit dat de algemene bepaling van artikel 13 § 1 derde lid Organieke Wet Notariaat dus nog niet in voege is getreden, kent het Belgisch notariaat sinds 4 mei 2020, zijnde de datum van inwerkingtreding van artikel 18Quinquies O.W.N.[5], wel degelijk de eerste volledig elektronische (of ‘gedematerialiseerde’) akte die aanvankelijk enkel ‘op afstand’, dus via videoconferentie, kon worden verleden. De minuut van deze akte is dus een elektronisch bestand in ‘PDF’-vorm[6] dat wordt bewaard in NABAN, de notariële aktebank. Van zodra de notaris het bestand ter archivering aan NABAN heeft overgemaakt en hiervan een bevestiging heeft ontvangen, berust de bewaarverplichting overigens niet meer bij de notaris maar bij NABAN (art. 18Quinquies, 5° en (toek.) 20 tweede lid O.W.N.).

Authentieke volmachten en zorgvolmachten

Aanvankelijk konden enkel authentieke volmachten, met inbegrip van de zogenaamde ‘zorgvolmachten’ zoals bedoeld in artikel 490 (oud) BW, op die wijze elektronisch ‘op afstand’ worden verleden. Sinds 1 augustus 2021, zijnde de datum van inwerkingtreding van de wet van 12 juli 2021[7], werd artikel 18quinquies O.W.N. aangepast in die zin dat voortaan alle volmachten steeds digitaal kunnen worden verleden, al dan niet ‘op afstand’.

Gedematerialiseerde vennootschapsakten

Bovendien werd een tweede categorie van digitale akten mogelijk gemaakt, namelijk de oprichtingsakten van vennootschappen(nieuw art. 13 §2 O.W.N.) die ook, al dan niet ‘op afstand’, digitaal kunnen worden verleden. Door de wet van 22 november 2022 werd deze mogelijkheid overigens uitgebreid[8] tot alle vennootschapsakten, dus alle oprichtingsakten van vennootschappen met rechtspersoonlijkheid, zelfs met inbreng in natura (schrapping art. 13 § 2 tweede lid O.W.N.) alsook alle akten inhoudende wijziging van de statuten (wijziging van art. 13 § 2 eerste lid O.W.N.).

Procedure voor verlijden gedematerialiseerde akten

Voor het verlijden van dergelijke ‘digitale’ akten moet telkens de procedure worden gevolgd, beschreven in artikel 18Quinquies O.W.N. Dit houdt onder meer in:

• Dat de partijen dus, hetzij fysiek hetzij via videoconferentie, voor de notaris verschijnen waarbij de voorlichtingsverplichting van de notaris, zoals verwoord in artikel 1 derde lid O.W.N. onverkort geldt, evenals de voorschriften die gelden voor elke notariële akte.[9]
• Dat de partijen zich identificeren en de akte ondertekenen middels hun elektronische identiteitskaart (EID-kaart) of middels de elektronische identiteitsapplicatie “Itsme” ©.[10] De identificatie van en ondertekening door onderdanen van EU-lidstaten kan (wat de digitale vennootschapsakte betreft) bovendien gebeuren door elk ander Europees erkend elektronisch identificatiemiddel (art. 13 § 2 derde lid O.W.N.). Deze middelen tot identificatie en ondertekening kunnen in de toekomst nog worden uitgebreid bij KB, na advies van de KFBN (art. 18Quinquies § 2, 2° O.W.N.). Als het elektronisch identificatiemiddel geen foto bevat, is het de notaris toegestaan die foto op te halen in het rijks- of ander register met het oog op een correcte identificatie van de ondertekenaar van de akte zoals vereist door artikel 11 (en 1 vierde lid) O.W.N. (art. 18sexies tweede lid O.W.N.).
• De notaris zelf ook de elektronische akte ondertekent middels zijn elektronische ID-kaart of middels de elektronische identiteitsapplicatie “Itsme” ©.[11]

Voor de digitale vennootschapsakten gelden bovendien nog volgende bijzonderheden (art. 13 § 2 O.W.N.):

• Oprichting van een stichting bij testament kan niet via een gedematerialiseerde akte.
• De notaris kan steeds de fysieke verschijning van een partij eisen bij vermoeden van identiteitsfraude, of indien die fysieke verschijning noodzakelijk is om de handelingsbekwaamheid of handelingsbevoegdheid van die partij te controleren.

De elektronische of ‘gedematerialiseerde’ akte wordt, zoals gezegd, bewaard in de notariële aktebank NABAN.

De wetgever preciseert verder dat, voor het verlijden en ondertekenen van deze digitale akten, het geenszins vereist is dat de betrokken partijen zich fysiek in het ambtsgebied van de optredende notaris bevinden (art. 18quinquies § 2, 6° O.W.N.). De plaats van de akte is immers de plaats waar de notaris de akte digitaal ondertekent (art. 12 tweede lid O.W.N.)[12] en de partijen worden vermoed ‘virtueel’ voor de notaris te verschijnen (art. 5 § 1, tweede lid O.W.N. zoals ingevoegd door de wet van 22 november 2022 tot ‘wijziging van de Organieke Wet Notariaat’ (art. 6, 1°)).

En ook het feit dat partijen zich mogelijk bevinden in een andere tijdzone en het dus mogelijk voor hen een andere datum is, speelt geen rol aangezien, voor digitale akten, de datum van de akte steeds de datum is die vervat is in de elektronische handtekening van de notaris (art. 12 tweede lid O.W.N.)[13].

Ten overvloede verduidelijkt de wetgever ten slotte dat als lasthebber kan worden aangewezen, een medewerker van de notaris die de uiteindelijke akte zal verlijden waarvoor de elektronische volmacht wordt verleend (art. 18Quinquies § 2, 7° O.W.N.).

Bewijs in rechte van de elektronische akte

Aangezien de wetgever geen bijzondere, afwijkende regeling voorziet, is op deze akten evenzeer artikel 19 O.W.N. (cf. art 8.17 BW) van toepassing waarin gesteld wordt dat alle notariële akten bewijs opleveren in rechte en in het gehele Rijk uitvoerbaar zijn. Aldus wordt door de wetgever impliciet het begrip “eigen of persoonlijke” vaststellingen van de notaris ‘de visu et de auditu’ (cf. art 8.17 BW) uitgebreid naar de vaststellingen die de notaris niet rechtstreeks maar via videoconferentie heeft verricht.

Eenzelfde conclusie geldt voor de identificatie van de ondertekenaars van de akte die hier mede gebeurt op basis van hun elektronische ID-kaart of de Itsme ©-applicatie, in de mate van het mogelijke vergezeld van een foto van de betrokkene (cf. art. 18sexies tweede lid O.W.N.), en dus niet noodzakelijk meer op basis van een persoonlijke fysieke identificatie door de notaris, op zicht van bewijskrachtige identiteitsbewijzen (waarop zich een foto bevindt).

Hans DE DECKER – Notaris, Prof ManaMa Notariaat VUB

Meer hierover in Rechtskroniek voor het Notariaat 42 en de bijhorende opleiding.

Referenties

[1] … behoudens notariële testamenten: zie art. 4.183 § 2 BW.

[2] DE DECKER H., Welke wijzigingen bracht de “POTPOURRIWET V” aan de Ventôsewet ?, Not.Fisc.M. 2017, nummer 9, pag. 300 ev., inz nr 30, p. 310.

[3]Het gaat hier dan ook om alle akten en stukken die, reeds vóór de inwerkingtreding van NABAN (1 jan 2020), op gedematerialiseerde wijze werden aangeboden tot de registratieformaliteit of tot de hypothecaire open­baarmaking (art 115 wet 5 mei 2019) hetgeen betekent dat, van bij de start, in NABAN alle notariële akten (die na het verlijden onmiddellijk geregistreerd dienen te worden) en die sinds 1 januari 2015 (= datum vanaf de welke alle akten verplicht elektronisch dienden te worden geregistreerd, voordien (vanaf april 2014) gold een overgangsperiode) verleden zijn, bevat.

[4] Ingevoegd door art. 112 van de wet van 5 mei 2019 houdende diverse bepalingen inzake informatisering van justitie, modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken en inzake de notariële aktebank, BS 19 juni 2019. Die authentieke testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen worden enkel ingeschreven in NABAN. Een gedematerialiseerd afschrift van die akten wordt dus pas neer­gelegd in NABAN bij de aanbieding ter registratie van die akten.

[5]Ingevoegd door artikel 6 van de wet van 30 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake justitie en het notariaat, in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, BS 4 mei 2020 (3deed.), als maatregel in het kader van de bestrijding van de pandemie, maar NIET beperkt tot deze periode en dus bedoeld om ook na de pandemie te blijven gelden.

[6]PDF staat voor ‘Portable Document Format’. Dit is een universeel bestandsformaat waarmee lettertypen, afbeeldingen en opmaak van het bronbestand behouden blijven, ongeacht het programma of het softwareplatvorm waarmee het document gemaakt werd. Het is ontwikkeld door de softwareleverancier ADOBE © en vormt ‘de facto’ de standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden (bron: Wikipedia).

[7]Wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juli 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht, BS 15 juli 2021, inwerkingtreding 1 augustus 2021.

[8]Deze bepalingen treden evenwel pas vanaf 1 januari 2024 in werking, tenzij de Koning een vroegere datum zou uitvaardigen: art. 124 van de wet van 22 november 2022 tot wijziging van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, tot invoering van een tuchtraad voor de notarissen en de gerechtsdeurwaarders in het Gerechtelijk Wetboek en diverse bepalingen, hierna ook genoemd de wet van 22 november 2022 tot ‘wijziging van de Organieke Wet Notariaat’.

[9]Uiteraard In zoverre verenigbaar met het feit dat deze akte elektronisch en in voorkomend geval ‘op afstand’ wordt verleden …

[10]“Itsme” is een digitale identificatie-applicatie waarmee Belgische burgers zich kunnen identificeren en digitaal kunnen ondertekenen (gekwalificeerde elektronische handtekening). Deze applicatie werd zowel door de Belgische overheid als op Europees niveau erkend als middel tot identificatie met een hoog betrouwbaarheidsniveau, en wordt zowel door de Belgische overheid als door de Belgische financiële wereld gebruikt als digitale identificatie-app (Bron: Wikipedia).

[11] De mogelijkheid voor de notaris tot ondertekening via Itsme © (of middels elke andere toegelaten gekwalificeerde handtekening) is ingevoerd door art. 16 van de wet van 22 november 2022 tot wijziging van de Organieke Wet Notariaat (wijziging art. 18Quinquies § 2, 3° O.W.N.).

[12]Zoals gewijzigd door art. 25 van de wet van 12 juli 2021, in werking getreden op 1 augustus 2021.

[13]Zoals gewijzigd door art. 25 van de wet van 12 juli 2021, in werking getreden op 1 augustus 2021.