In de moderne kenniseconomie anno 2024 is de waarde van informatie ongekend hoog. Voor bedrijven en organisaties die zich richten op kenniswerk – denk maar aan advocatenkantoren, accountants of consultancybureaus – is het effectief beheren en benutten van kennis de belangrijkste parameter voor succes van de onderneming. Een interne kennisdatabank, die alle expertise van uw medewerkers structureel verankert, kan dan ook een katalysator zijn voor het succes (verhaal). Of net niet.

Hoewel de voordelen – een verhoogde efficiëntie, een betere kwaliteitscontrole of bijvoorbeeld risicobeheersing – glashelder zijn, blijkt dat veel kantoren vandaag de dag nog steeds niet over een gecentraliseerd en gedigitaliseerd kennisbeheer beschikken. Zeer opmerkelijk, want hoe eenvoudig zou het zijn om alle expertise (van uzelf en uw collega’s) altijd en overal met één klik bij de hand te hebben? In plaats van de voordelen van kennisbeheer uit de doeken te doen, gooien we het in deze bijdrage over een andere boeg en verzamelen onderstaand enkele suggesties om Knowledge Management (KM) in 2025 volledig links te laten liggen.

Blijf tijd besteden aan het heruitvinden van het wiel

In kennisintensieve beroepen kan het zoeken naar informatie vaak tijdrovend zijn. Zeker wanneer deze overal (maar vooral nergens) beschikbaar is. Een goed georganiseerde interne kennisdatabank biedt directe toegang tot relevante informatie, wat zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing. Dit verhoogt de productiviteit en stelt werknemers in staat om hun tijd te besteden aan het leveren van waardevolle inzichten in plaats van het zoeken naar informatie of – erger nog – het herhalen van werk dat reeds eerder werd uitgevoerd.

Stimuleer een eilandcultuur, in plaats van een WIJ-landcultuur

Wanneer kennis op een centrale plek wordt gedeeld, ontstaat er een omgeving waarin samenwerking en kruisbestuiving tussen verschillende teams of disciplines wordt gestimuleerd. Medewerkers kunnen leren van elkaars ervaringen, wat nieuwe ideeën en inzichten kan opleveren. Innovatie wordt vaak gedreven door de combinatie van bestaande kennis op nieuwe manieren. Een kennisdatabank maakt het mogelijk om makkelijk toegang te krijgen tot eerdere ideeën, onderzoeksresultaten en best practices, wat dan weer kan kan leiden tot baanbrekende innovaties. Wanneer een centraal kennisbeheer ontbreekt, werkt elke medewerker op zijn/haar eilandje en wordt (ieders) expertise slechts door één iemand benut.

Gooi uw intellectueel kapitaal op straat

In veel kennisintensieve organisaties is een groot deel van de waarde afhankelijk van het intellectueel kapitaal van de werknemers. Wanneer een werknemer vertrekt, kan dit leiden tot een verlies van waardevolle kennis en ervaring. Een interne kennisdatabank vermindert dit risico door kennis te documenteren en te delen, onafhankelijk van individuele werknemers. Dit zorgt voor continuïteit en helpt organisaties om beter voorbereid te zijn op personeelsveranderingen. Wanneer het versterken van concurrenten met de expertise van uw kantoor echter een doel is, lijkt het wél een goed idee om ook volgend jaar kennisbeheer aan u te laten voorbijgaan.

Conclusie

Een gestructureerd kennisbeheer is een fundamentele pijler van organisaties die opereren in kennisgerichte sectoren. Het bevordert efficiëntie, innovatie en kwaliteit, vermindert risico's en draagt bij aan de continuïteit van de organisatie. Er zijn echter ook heel wat argumenten om Knowledge Management volledig links te laten liggen. Wanneer het zinloos reproduceren van werk bevalt, of het intellectueel kapitaal van uw onderneming ondergeschikt is, kunnen wij enkel aanraden om te blijven verder doen …

Artuur Engelen
Knowlex