De combinatie van cloud-technologieën en mobiele toestellen hebben de manier waarop advocaten werken grondig gewijzigd. Over de jaren heen zijn de advocaten hun mobiele toestellen meer en meer gaan gebruiken voor professionele doeleinden terwijl ze niet op kantoor waren. Advocatenkantoren kunnen tegenwoordig vanaf elke locatie, 24/7 bereikt worden door zowel de advocaten als hun cliënten. Dit heeft geleid tot de opkomst van virtuele kantoren, maar die vormen nog steeds een minderheid. In plaats daarvan zien we nu een opmars van de mobiele advocatenkantoren. In tegenstelling tot virtuele kantoren hebben de mobiele advocatenkantoren nog steeds ‘echte’ kantoren, maar het is niet langer noodzakelijk om fysisch in die kantoren aanwezig te zijn om te kunnen werken. Met behulp van cloud-technologieën bieden zij het gemak en de flexibiliteit om veilig te werken van om het even waar en om het even wanneer. In 2017 zijn de meeste advocaten telewerkende, of mobiele advocaten.

De American Bar Association publiceerde de volgende statistieken:

• 94% van de advocaten deelden mee dat ze “regelmatig – of af en toe – van thuis uit met behulp van een mobiel apparaat juridische taken verrichten”. 91% rapporteerde dat ze dit ook deden terwijl ze in transit waren.
• 33% van de advocaten doet minstens eenmaal per week aan telewerken. Voor solo en kleine kantoren liggen die cijfers hoger, met 39% en 35% respectievelijk.
• Mobiele toestellen zijn ook populairst op kantoor: 70% van de ondervraagden gebruikt er smartphones, 66% gebruikt desktopcomputers, 51% gebruikt laptopcomputers, en 25% maakt gebruik van tabletten. (61% van de solo advocaten gebruikt voornamelijk laptops op het werk).
• 40% van de advocaten gebruikt specifiek juridische apps op hun smartphones, en daar worden de apps voor juridisch onderzoek apps het meest gebruikt. (Bemerk evenwel dat de specifieke apps voor het beheer van advocatenkantoren niet in die 40% opgenomen zijn).
• 40% hebben ook algemene apps gedownload op hun smartphones. Vooral apps om documenten in de cloud te bewaren zijn in trek. (Zie verder).

Uit een enquête door Legaltech News bleek dat advocaten mobiele apparaten vooral gebruiken omdat ze zo productiever kunnen zijn en omdat de toestellen hen meer flexibiliteit bieden.

De taken die ze online uitvoeren zijn voornamelijk taken die onder het normale kantoorbeheer vallen. In 2017 bieden de meeste softwareproviders voor advocatenkantoren oplossingen die gebruikmaken van cloud-technologieën, die advocaten toelaten om van om het even waar te werken, 24/7. De meest gebruikte apps zijn voor toegang tot hun e-mail, hun agenda en hun contactpersonen, en hun dossiers. Andere populaire apps voor kantoorbeheer zijn gericht op tijdregistratie, facturering en het bijhouden van kosten.

Mobiele advocaten gebruiken ook apps voor juridisch onderzoek, voor het opslaan en delen van documenten in de cloud, om te werken met Pdf’s, om documenten en handgeschreven notities te scannen, om te dicteren en om notities te nemen, en om bewijsmateriaal (‘Stukken’) te organiseren en presenteren. Veel advocaten hebben ook een juridisch woordenboek op hun smartphones.

De laatste versie van CICERO LawPack is volledig herschreven met het mobiele advocatenkantoor in gedachten. Met behulp van cloud-technologieën hebben u en uw klanten toegang tot relevante informatie van overal en op elk gewenst moment. U hebt de keuze om uw eigen server te gebruiken, dan wel om van onze hosting-diensten gebruik te maken.

Al onze apps kunnen worden gebruikt met een browser, waardoor ze feilloos werken op desktopcomputers en op tablets. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we ook webversies ontworpen van onze apps die verder geoptimaliseerd zijn voor smartphones (omdat die doorgaans kleinere beeldschermen hebben):

• De Webmail koppelt uw mails aan de dossiers, en laat u toe ogenblikkelijk de taak of gepresteerde tijd te registreren.
• Met de Joblogger kunt u snel taken boeken die u hebt uitgevoerd in dossiers.
• Met de Relations app kunt u contactgegevens opvragen of toevoegen.
• De Tasks app geeft u een overzicht van de items in uw agenda.

Alle documenten die in het DMS (document managementsysteem) van CICERO LawPack zijn aangemaakt staan tot uw beschikking. Via de CICERO Webmail en CICERO Webdoc apps, die allebei deel uitmaken van een standaardinstallatie van CICERO LawPack, kunnen iPadgebruikers ook zonder Microsoft Office nog steeds alle documenten lezen en bewerken.

Geïnteresseerd? Vraag dan een gratis demonstratie aan.

Cicero LawPack

Wilt u meer lezen van deze auteur? Klik hier voor meer blogartikels of bezoek de auteurspagina op Jubel.

Bronnen:

• legaltechnews.com/home/id=1202772556015/Attorneys-On-The-Move-Trending-Toward-the-Mobile-Office
• com/@Adoriasoft_Com/best-legal-apps-and-mobile-apps-for-lawyers-in-2017-7893e92e896
• abajournal.com/gallery/mobilelawyerapps/718
• lawsitesblog.com/2016/11/aba-tech-survey-reveals-lawyers-favorite-mobile-apps-phones.html
• cicerosoftware.com/