Tijdens de studiedag “De MSK: spooktrein of trein die u niet mag missen?” gaat de auteur van dit artikel, Barend Blondé,  dieper in op deze materie. De studiedag vindt plaats op 5 maart 2020 te Leuven of 26 mei 2020 te Gent. Voor meer informatie en de mogelijkheid tot inschrijven, klik hier.

Sinds Potpourri-V kunnen notariaten fusioneren, met behoud van hun standplaats, in een MSK, het Meerstandplaatsenkantoor. Het behoud van de standplaatsen (antennes) neemt niet weg dat de MSK zelf een zeer doortastende fusie is: een MSK is financieel volledig geïntegreerd, heeft één repertorium en één boekhouding. Alle medewerkers behoren tot dezelfde, nieuwe werkgever, de MSK. Het is een nieuwe piste voor het notariaat, maar geen vrijblijvende.

Waarom zou een MSK zinvol zijn?

Het notariaat staat voor heel wat uitdagingen. De meeste ervan zijn genoegzaam bekend en werken dagelijks in op het gemoed van de notarissen:

• de toenemende juridische complexiteit, nog versterkt door een minister met ADHD-trekjes;
• de onverzadigbare cliënt die streeft naar een 24/7 beschikbaarheid, zoals een Bol.com of Coolblue;
• de groeiende druk op de notaris zelf, die meer bordjes in de lucht moet houden en meer petten moet dragen, dan goed of haalbaar is;
• de moeilijkheid om goede medewerkers aan te werven. Een maatschappelijk probleem dat nog acuter wordt in het notariaat gezien de hoge werkdruk en de beperkte doorgroeimogelijkheden;
• de toenemende kosten (denk aan technologie) en verplichtingen (denk aan GDPR), die almaar meer doorwegen.

Een beetje econoom heeft maar één blik nodig op deze kwalen om de remedie ‘schaalvergroting’ uit zijn hoed te toveren. Specialisatie, delegatie, carrièremogelijkheden, kostenspreiding … een grotere organisatie biedt op deze vlakken uiteraard meer mogelijkheden.

De MSK past volledig in dit plaatje. De MSK laat schaalvergroting toe, met behoud en zelfs versterking van de geografische actieradius. Het hoeft niet te verwonderen dat vele notarissen deze nieuwe piste minstens bestuderen.

Een evolutie mét gevolgen

Schaalvergroting verandert een sector. Dat is onvermijdelijk. Een paar maanden geleden was het nog onzeker of de MSK wel van de grond zou komen. Die vraag is inmiddels beantwoord. Ja, de MSK zal een hoge vlucht nemen. De komende maanden zullen verschillende impactvolle MSK’s het daglicht zien en ze zullen aanstekelijk werken. Dus ja, de MSK zal een belangrijke impact hebben op het notariaat.

De MSK zal een aantal tendensen die vandaag reeds in het notariaat waarneembaar zijn, in een stroomversnelling brengen. Het zijn niet allemaal tendensen waar notarissen vrolijk van worden:

• Professionalisering: schaalvergroting laat toe om een aantal taken toe te vertrouwen aan fulltime professionals: onthaal, boekhouding, ICT, modellen … Notarissen kunnen dan weer tijdrovende verantwoordelijkheden delegeren aan officemanagers, HR-managers of IT-managers.
• Specialisatie: meer akten wil ook zeggen meer mogelijkheden om complexe materies zoals vennootschapsrecht, successieplanning, vastgoedprojecten, vereffeningen … toe te vertrouwen aan gespecialiseerde medewerkers die zich hierop kunnen toeleggen. Vooral professionele cliënten staan hiervoor te drummen.

De MSK is niet de ‘schuld’ van dit alles. Deze evoluties waren zich reeds aan het voltrekken. De MSK versnelt deze evoluties. De MSK is hoogstens de stok in een al behoorlijk geëxciteerd hoenderhok.

Hoe begin je een MSK?

Volgens McKinsey slagen maar 30% van de fusies van bedrijven erin om de synergieën te realiseren die ze voor ogen hadden. Belangrijkste oorzaak van dit falen: de menselijke factor. Clashes tussen ego’s, cultuurverschillen, personeelsverloop, achterhoedegevechten …

Hoe complementair kantoren ook kunnen lijken, ook in een MSK blijft de menselijke factor veruit de belangrijkste: zitten de notarissen op dezelfde golflengte en slagen ze erin om de teams goed te integreren? Een voorbereiding van een MSK start bij deze vragen.

Een MSK voorbereiden, kost tijd. Minimaal 9 maanden.

Wolfijzers en schietgeweren

Er zijn een aantal valkuilen die aandacht verdienen. Naarmate er meer MSK’s komen, zal dit lijstje ongetwijfeld langer worden, maar dit is alvast mijn top 3:

1. Te hoge verwachtingen. De MSK kan helpen om een aantal van de uitdagingen in het notariaat te counteren, maar dat zal zeker niet onmiddellijk gebeuren. Een MSK kost eerst geld en veel moeite alvorens het oplevert. Eerst zaaien, dan oogsten. Voor vele notarissen zal de zaaiperiode langer duren dan ze zich voorgesteld hadden. Hopelijk is de band tussen de notarissen voldoende gesmeed om deze dikwijls lastige periode goed door te komen.
2. Schaalvergroting leidt niet automatisch tot schaalvoordelen. Schaalvergroting voegt complexiteit toe aan een organisatie. Een grotere organisatie vraagt dus meer management dan een kleine. Notarissen die vandaag geen tijd hebben voor management maar die hopen dat de MSK dat wel zal oplossen, dreigen van de regen in de drop te komen. De term ‘schaalnadelen’ bestaat niet voor niets. Start geen MSK alvorens u de volgende cruciale vraag beantwoord hebt: hoe gaan we er zeker van zijn dat in de MSK voldoende tijd (dus vaak substantieel meer dan vandaag in de afzonderlijke kantoren) geïnvesteerd wordt in management? Notarissen die vrijgesteld worden, een officemanager …
3. Weerstand tegen verandering. Ook al blijven de antennes behouden, een MSK is een belangrijke verandering. We moeten functies en teams integreren en processen aanpassen. Bij elke verandering zullen er enthousiastelingen zijn en tegenstanders. Ook de notarissen zelf zullen meer moeite hebben met het feit dat ze ‘anders’ zullen moeten werken, dan ze op voorhand inschatten. Voorbereiding en communicatie zijn cruciaal. Wanneer de MSK gepaard gaat met een bijkomende verandering (verhuis of nieuwe software) geldt dit in het kwadraat.

Je kan de MSK wat vergelijken met een bulldozer. Je kan er potentieel veel meer mee realiseren dan met de klassieke schop en houweel. Maar het is geen evident instrument. Het vraagt wel wat vaardigheid en onderhoud. In enthousiaste maar niet voorbereide handen is een verborgen gasleiding snel geraakt …

Barend Blondé, consultant FrahanBlondé