Als notaris heeft u een pak juridische kennis in huis: familiaal vermogensrecht, erfrecht, vennootschapsrecht, fiscaal recht, contractenrecht, … De lijst is lang. Minstens even belangrijk zijn echter de niet-juridische vaardigheden waar u als notaris vandaag de dag over moet beschikken. U moet immers beantwoorden aan de steeds groeiende verwachtingen van uw cliënteel, die op u rekenen voor meer dan uw juridische kennis. Daar komen dan ook nog extra vaardigheden bij voor de notaris die een team medewerkers aanstuurt.

Al deze competenties leert u niet zomaar op de universiteitsbanken. Ze zijn deels aangeboren. De andere leert u dan weer door ondervinding en met de nodige ‘trial and error’. We staan stil bij vijf belangrijke vaardigheden.

De notaris als teamleader

Als notaris bent u de spil van het kantoor. U stuurt uw mensen aan. Om dit efficiënt te doen, is het vereist dat u weet wat er reilt en zeilt op de werkvloer. U moet met andere woorden uw medewerkers door en door kennen: wat zijn hun sterke kanten, en wat hun minder sterke. Dat geldt niet alleen voor hun professionele capaciteiten, maar ook voor andere aspecten van hun persoonlijkheid. Zo haalt u uit iedereen het volle potentieel.

Uw team kennen, gaat bovendien verder dan de individuen kennen. Uw team kennen betekent ook weten hoe uw team als team functioneert. Hoe zijn de interpersoonlijke relaties, hoe is de interactie. Als u dit oppikt en er rekening mee houdt, haalt u het volle potentieel uit het team, en uit het kantoor in zijn geheel.

Communicatie

Dit brengt ons naadloos bij een tweede cruciale vaardigheid: communicatie. Onvermijdelijk bent u een groot deel van de dag bezig met communicatie. U zit samen met uw medewerkers, u onderhoudt contacten met ambtsgenoten, u ontvangt cliënten, enz. Die kijken allemaal met een eigen blik naar uw kantoor en uw werkzaamheden. En iedere blik, vraagt een andere aanpak.

Communicatie met al deze verschillende mensen is zeker niet evident. Zeker niet wanneer uw gesprekspartner geen juridische scholing heeft genoten, wat bij de meeste van uw cliënten het geval zal zijn.

Toch moet u net met hen helder communiceren. U moet de mogelijke juridische consequenties van hun beslissingen uitleggen. Vaak ontmoet u mensen immers op een kruispunt van hun leven, dus precies op een moment dat ze juiste en duidelijk informatie nodig hebben.

Hoe doet u dat? Vermijd vakjargon. En schrap bij een mondelinge uitleg talloze verwijzingen naar decreten, wetten, verordeningen en richtlijnen. Uiteraard neemt u die wel op in de aktes waar u verplicht bent de toepasselijke bepalingen te vermelden. Maar wanneer u de akte duidt voor een leek, is zeggen wat een regel betekent, belangrijker dan aan te geven welke bepaling in welk wetboek het precies is.

Even belangrijk is de andere kant van communiceren. Een notaris moet ook goed kunnen luisteren, de juiste vragen stellen en feedback verwerken. Zo kunt uit een gesprek de noden van uw cliënten of uw medewerkers afleiden. En nog meer, een goede luisteraar pikt ook op wat er niet gezegd wordt. Sta dus open voor non-verbale signalen.

De goesting om vele ballen tegelijk in de lucht te houden

U vertrouwt op de kennis van uw medewerkers en vertrouwt elk van hen een eigen specialiteit toe. Dat betekent wel dat uw kennis zowel in de breedte als de diepte moet gaan.

U houdt dus een helikopterzicht. U weet op elk moment waar iedereen mee bezig is.

Analytisch denken

Als notaris komt u dagelijks in aanraking met uiteenlopende vragen, waarop uw cliënt eerder gisteren dan vandaag of morgen antwoord verwacht. Dit veronderstelt dat u snel problemen analyseert en oplossingsgericht denkt. Al is dit op zich niet één specifieke competentie te vatten. Eerlijk gezegd omvat deze vaardigheid en hele reeks sub-competenties die maken dat u snel, alert en juist reageert:

• Flexibiliteit en stressbestendigheid. Of er nu een groot of klein probleem op uw pad komt, de meeste oplossingen laten liefst niet te lang op zich wachten. Snel schakelen is dan essentieel.
• Een ruime blik. Als notaris moet u een vraag vanuit verschillende perspectieven bekijken: er zijn natuurlijk de talrijke juridische aspecten (die elk op zich al een verschillend antwoord kunnen vereisen), maar ook financiële. En last but not least de menselijke factor die bij ieder dossier van belang is.
• De vaardigheid om hoofdzaak en bijzaak te onderscheiden. We worden vandaag de dag allemaal gebombardeerd met een enorme hoeveelheid informatie. Het is dan ook zaak hieruit de relevante data te kunnen filteren.
• Creativiteit. Of om het met een cliché te zeggen: soms is out of the box denken nodig.

Durf (of beslissingsvaardigheid)

Als notaris heeft u een bijzondere verantwoordelijkheid. Mensen komen bij u op belangrijke momenten in hun leven. Of het nu bij een erfenis is, de aan- of verkoop van een onroerend goed of de oprichting van een vennootschap: uw cliënt kijkt naar u voor advies. Soms meer dan strikt juridisch advies. Al ligt de uiteindelijke beslissing misschien niet in uw handen, toch is beslissingsvaardigheid cruciaal. Dat vraagt twee aparte competenties:

• De competentie om de pro’s en contra’s van verschillende opties tegen elkaar af te wegen. Wat is de beste oplossing, de veiligste of net de meest haalbare, …
• De durf om de beste oplossing naar voor te schuiven en te verdedigen.

De notaris: een kluwen van verweven competenties

Uit het voorgaande kon u het in feite al afleiden. Al deze vaardigheden zijn in feite met elkaar verweven. Analytisch denken vereist inzicht in de leefwereld van uw team en uw cliënten. Beslissingsvaardigheid vraagt stressbestendigheid. Een team aansturen vraagt de vaardigheid om goed te kunnen communiceren. Het is een voortdurende interactie tussen al deze vaardigheden, die bovendien vaak ook juridische kennis vereisen. Het maakt het beroep complex, maar ook uitdagend en mooi.

Wim Putzeys, Hoofdredacteur Jubel