Zou u ons allereerst kunnen toelichten wat het elektronisch effectenregister nu precies inhoudt, en wanneer het gelanceerd werd?

Hans De Wachter: Het elektronisch effectenregister is een digitaal register waarop alle mogelijke effecttypes registreerbaar, raadpleegbaar en overzichtelijk gemaakt worden voor alle vennootschappen in België. Ik zeg ‘alle types’, omdat de term ‘aandelenregister’ vaak als synoniem wordt gebruikt voor het effectenregister. Aandelen horen daar zeker bij, maar ook obligaties, warrants, winstbewijzen, enz. maken er deel van uit. Het betreft een passieve transactie: je hebt de mogelijkheid om een transactie die zich heeft voorgedaan te registreren, te bewaren en te raadplegen. Een overzichtelijk dashboard maakt het plaatje compleet.

Het elektronisch effectenregister werd in maart 2019 gelanceerd door zowel de Federatie van Notarissen (FedNot) als het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB). Nadat directeur-generaal Jan Sap (FedNot) en voorzitter Bart van Coile (IAB) het project groen licht gaven, trad het begin mei vervolgens in een soort pilootfase waarbij enkele notarissen en accountants het platform voor het eerst uittestten en feedback gaven, zodat er bijgestuurd kon worden waar nodig. Einde mei 2019 werd het platform dan uiteindelijk ter beschikking gesteld voor alle notarissen, accountants en belastingconsulenten.

Er zijn naar verluidt veel voordelen verbonden aan de invoering van het elektronisch effectenregister, zowel qua efficiëntie als op informatief vlak. Kan u dit voor ons toelichten?

HDW: Ik kan inderdaad alleen maar bevestigen dat deze manier van werken veel voordelen met zich meebrengt. Daarbij schuif ik drie grote kernbegrippen naar voren: betrouwbaarheid, rechtszekerheid en centralisering.

In de eerste plaats is er die hoge mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid, omdat het risico op foutieve informatie via deze weg zeer sterk wordt verlaagd. Dit komt omdat die registratie gebeurt door een gespecialiseerd beroepsbeoefenaar, wat garanties biedt naar inhoud toe. Bovendien zitten in het register een aantal business rules verwerkt die ervoor zorgen dat er een kleinere foutenlast in het register wordt opgenomen. Wanneer bijvoorbeeld een inkoop van eigen aandelen beperkt is tot een bepaald percentage, dan zal het register dat ook steeds aangeven en de actie blokkeren wanneer men meer dan het maximaal toegelaten percentage tracht in te kopen.

Naast de betrouwbaarheid en rechtszekerheid speelt natuurlijk ook centralisering een grote rol: een veelheid aan informatie wordt op eenzelfde, toegankelijk platform beschikbaar gesteld. Deze is relevant om, bijvoorbeeld bij een aangifte nalatenschap, na te gaan welke effecten in eigendom waren van de overledene. Zo behoren discussies over de geldigheid van registraties die opgenomen werden in papieren aandeelhoudersregisters voortaan tot het verleden.

In eerste instantie zorgt de introductie van het elektronisch effectenregister voor een interdisciplinaire samenwerking tussen accountants, belastingconsulenten en notarissen. Kan deze zich nog uitbreiden naar andere vrijeberoepsgroepen?

HDW: We merken dat de huidige beroepsgroepen die reeds gebruikmaken van het elektronisch effectenregister erg tevreden zijn en terecht trots zijn op de samenwerking. Dit vertrouwen is essentieel voor de verdere uitbouw van het enterprise platform, een platform ten dienste van de ondernemer, waarvan het effectenregister slechts een eerste stap vormt.

De samenwerking tussen deze uiteenlopende groepen is evenwel geen evidentie. Je probeert een groot aantal verschillende mensen, meningen en achtergronden te verenigen. Om te kunnen samenwerken moet er een zekere bereidwilligheid zijn om elkaar te vinden, met voldoende respect voor ieders autonomie. Essentieel is dat de verschillende beroepsgroepen elkaar zien als gelijkwaardige partners.

Bovendien zijn de notarissen, accountants en belastingconsulenten ook gemotiveerd om met dit project bruggen te bouwen naar andere beroepsgroepen. Zo noem ik bijvoorbeeld het Instituut van Bedrijfsrevisoren. Ook de Orde van Vlaamse Balies hoort daar zeker bij. Maar ook andere sectoren zijn mogelijk, zo denk ik bijvoorbeeld maar aan bankinstellingen. Dat zijn allemaal instituten en organisaties die baat zouden kunnen hebben bij het gebruik van dit elektronisch effectenregister. Die gesprekken met andere beroepsgroepen zijn dan ook volop aan de gang.

Heel dit project kadert natuurlijk binnen een groter maatschappelijk verhaal. Steeds meer wordt er een nood aan openheid en transparantie gevoeld. De antiwitwaswetgeving is daar een mooi voorbeeld van: men wil weten wie er achter – mogelijk louche – constructies van vennootschappen schuilgaat. Op die manier is er een directe link met het UBO-register, zodat ook meteen aan die verplichting voldaan is. Het idee voor het elektronisch effectenregister kwam dus niet zo maar uit de lucht vallen. Er werd een duidelijke nood gevoeld bij de betrokken beroepsgroepen. En in dat klimaat is het idee dus beginnen rijpen.

Wat is de verbindende factor voor deze beroepsgroepen volgens u?

HDW: Waarom hebben wij vanuit The Legal Lab besloten om in zee te gaan met FedNot en het IAB? Omdat we de mogelijkheid zagen een efficiëntieprobleem op te lossen. Een problematiek die beide beroepsgroepen mijns inziens met elkaar gemeen hebben.

Accountants, belastingconsulenten en notarissen zijn namelijk allen op dagelijkse basis bezig met het opstellen van allerlei juridische documenten, ten gunste van hun klanten. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om formulieren Belgisch Staatsblad, verslagen algemene vergadering, fusieverslagen, enzovoort. Om die documenten op een kwalitatieve manier te genereren, heeft de medewerker van het notariaat/accountantskantoor nood aan de juiste informatie, gekoppeld aan zijn eigen know-how. De juiste informatie betreft de data gekoppeld aan vennootschappen en hun respectievelijke bestuursorgaan en aandeelhouders. Dié juiste informatie is vanaf heden, als enige commerciële speler, aan ons ter beschikking gesteld door middel van verregaande integratie met de databases van FedNot en IAB.

Via een intelligente tool die we met The Legal Lab ontwikkelden, kunnen juridische documenten nu op een veel doeltreffendere manier gegenereerd, gewijzigd, bewaard en getekend worden, door deze data eenvoudigweg te koppelen aan de juiste templates. Nog al te vaak dient de medewerker van het notariaat of het accountantskantoor immers manueel data op te vragen bij respectievelijk zijn cliënt of door het raadplegen van verschillende overheidsdatabases (Belgisch Staatsblad, KBO, ….) en deze vervolgens manueel te verwerken in de juridische documenten. Dit behoort nu tot de verleden tijd. Efficiëntie aldus in de juridische workflow van documenten, zonder in te boeten aan kwaliteit!

De keuze voor Legal Tech Tools als oplossing is een moedige keuze van de leidinggevende notaris of accountant. Immers, de war for talent is ook in het notariaat en accounting wereld volop aan de gang, met de nodige gevolgen naar werkdruk en stress voor de huidige medewerkers. Bewust bezig zijn met de toekomst van het notariskantoor/accountantskantoor en haar medewerkers getuigt van verantwoordelijk leiderschap!

Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen in werking. Op welke manier kan het elektronisch effectenregister hiervoor een handige tool zijn?

HDW: Het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen laat in de eerste plaats meer ruimte en flexibiliteit toe voor ondernemers. Ik denk dan bijvoorbeeld aan de flexibiliteit in de rechten gekoppeld aan de effecten. Het voorbeeld bij uitstek hiervoor is de mogelijkheid om een meervoudig stemrecht te koppelen aan een effect. Dit doet het belang van een correcte registratie in het effectenregister alleen maar toenemen. Een ander voorbeeld is de verregaande vrijheid om in de statuten een regeling uit te werken inzake overdraagbaarheid van effecten. Ook daar kan het raadplegen van het elektronisch effectenregister zijn nut bewijzen.

De ondernemer kan zich via de zogenaamde ‘opt in’ in regel stellen met het nieuwe WVV, zodat de notaris onmiddellijk de huidige aandelenverhouding kan opnemen in het register.

 U vernoemde daarnet ook al het UBO-register. Wat is de link met het elektronisch effectenregister daar precies?

HDW: De informatie die in het elektronisch effectenregister aan bod komt, is sowieso veel uitgebreider dan de informatie die benodigd is voor het UBO-register, waardoor je de info voor die laatstgenoemde makkelijk uit de eerstgenoemde kan extraheren. Dat doet de administratieve last dan ook dalen: het effectenregister is een verplicht register voor iedere vennootschap, of dat nu in digitale of papieren vorm is. Het digitaal effectenregister biedt de mogelijkheid om enerzijds op een juiste en correcte manier te registreren door een erkend beroepsbeoefenaar en tezelfdertijd ook aan de UBO-verplichting te voldoen door middel van een directe link met het UBO-register, zodat ook daar de juiste gegevens worden ingelezen. Twee vliegen in één klap dus voor de ondernemer.

Welke weerslag zal de invoering van het elektronisch effectenregister op de toekomst hebben? Welke projecten zijn/zouden er nog op til (kunnen) zijn?

HDW: Ik meen dat het een gezonde ambitie van de deelnemende beroepsgroepen mag zijn om op de huidige samenwerking verder te bouwen.

Momenteel wordt er hard gewerkt aan andere projecten, met als ultieme doelstelling de onderneming te faciliteren in het voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen zodat de ondernemer kan ondernemen zonder zich te ergeren aan allerlei administratieve verplichtingen. En waarom ook niet in stilte mooie dromen koesteren? Het Belgisch effectenregister uitbouwen tot een Europees effectenregister, bijvoorbeeld? De verdere uitbouw van het effectenregister naar een enterprise platform waarin betrouwbare data verwerkt zitten die beschikbaar worden gemaakt voor externe gebruikers – het ‘Uber van de juridische wereld’?

Tijdschrift Notarieel Management