Onderstaand artikel van Catherine Ruys en Wim Coppieters van www.dcrconsulting.be verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2021/4. Interesse in het volledige nummer? Raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

De meeste notarissen zullen zich in deze titel wel in meerdere of mindere mate herkennen: het aanwerven van nieuwe medewerkers lijkt wel op een avontuurlijke, lange reis waarbij hindernissen moeten overwonnen worden, al dan niet met hulp. Een queeste is geen walk in the park: men bewaart er best zijn cool bij.

Het notariaat bevindt zich daarmee niet in een uitzonderlijke situatie. Vele sectoren kampen met een schrijnend onevenwicht tussen het aantal vacatures en de beschikbare arbeidskrachten: denk maar aan de horeca, de zorg, de bouwsector, maar de lijst is veel langer. Dit is natuurlijk macro-economisch te verklaren door de situatie op de arbeidsmarkt, waarbij er veel meer vacatures zijn dan mensen die een nieuwe job zoeken. In 2021 zal de VDAB landen op de ongeziene hoogte van om en bij 352.000 vacatures. In werkelijkheid zijn er dat een stuk meer want lang niet alle vacatures worden via de VDAB bekend gemaakt. En dit terwijl het aantal werkzoekenden zonder werk op een historisch laag peil staat: 180.823 mensen in november 2021. De arbeidsmarkt is voor werkgevers een vraagmarkt geworden, waarbij totaal andere dynamieken spelen dan in de luxepositie van een aanbodmarkt.

In deze bijdrage bespreken we het proces van aanwerving. We situeren dit als een proces en dat is niet toevallig: het heeft weinig zin om op één onderdeel in te zetten, terwijl in een ander onderdeel deze inspanningen meteen teniet gedaan worden. Tegelijkertijd opperen we ook voor elk onderdeel mogelijkheden tot optimalisatie.

We starten bij de branding van het beroep. Hier valt het eerder stoffig imago op van ‘de’ notaris en ‘het’ notariaat. Vanuit onze intuïtie kunnen we wel stellen dat de sector kampt met een imagoprobleem. Mensen, misschien ook wel de professionals op de arbeidsmarkt, associëren de sector met saai en oubollig. Ongetwijfeld is het interessant om meer gericht te onderzoeken wat precies het imago is en welke kenmerken de buitenwacht de sector toedicht. Meten is weten, en pas als we zicht hebben op de as-is kunnen we doelgericht aan de slag met de troeven die er ook best wel zijn. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een campagne, of een doorgedreven communicatie-aanwezigheid op een gepast kanaal. Hierbij denken we in eerste instantie aan het versterken van de visibiliteit van de sector op LinkedIn, maar ook aan initiatieven als de open bedrijvendag. Het smoel geven aan het notariaat kan ook via digitale of life netwerkevents met als doel het verlagen van de drempels rond het notariaat. Hieraan werken of verder werken is veeleer een opportuniteit voor de Federatie der Notarissen. Werken aan een globale sectorbranding is een werk van lange adem, komt ten goede aan het hele sector en gebeurt daarom best door de koepelorganisatie.

De aanwezigheid op kanalen en websites waar mensen met hogere profielen op zoek gaan naar vacatures in Tax en Legal is dan weer een quick win. Vandaag treffen we daar geen notaris.be.

De branding van je kantoor gaat over de vraag hoe men zich profileert als kantoor. Denk daarbij aan vragen als hoe je wil werken, wat belangrijk is voor jullie, welke waarden je als kantoor belichaamt, hoe de accommodatie eruitziet, hoe je de sfeer op kantoor kan beschrijven en wat kunnen jouw medewerkers verwachten? Is het denkbaar om daarbij getuigenissen van je eigen medewerkers in te zetten, via storytelling ‘mijn dag op het notariskantoor’, ‘daarom hou ik van mijn job in het notariaat’, mogelijks via een video-opname? Of een virtuele rondleiding doorheen je kantoor, van het archief tot aan de keuken? Of een foto van hoe het kantoor eruitziet, of een groepsfoto van alle medewerkers van het kantoor? We leven in een beeldcultuur, en het aanleveren van beeldmateriaal is aantrekkelijk, roept de nieuwsgierigheid op en werkt drempelverlagend.

De functie inhoud van de jobs. Uit de bestaande vacatures valt af te leiden dat er in het notariaat slechts een beperkt aantal jobs aangeboden worden die dan nog een vrij prototypisch karakter tonen: administratief medewerker, notarieel medewerker en notarieel jurist. Zijn dit nog wel de juiste profielen, laat staan aantrekkelijke profielen? En beperken we ons mede daardoor niet teveel tot wat al een kleine niche is in de arbeidsmarkt, met name de juridisch geschoolden? Een zekere vorm van arbeidsanalyse kan ons een heel stuk verder brengen naar een andere functie inhoud en andere functietitels. Denk bijvoorbeeld aan level 1 jobs, waarbij het hoofdaccent ligt op het verzamelen van informatie, level 2 jobs waar die informatie juridisch toegepast wordt en naar oplossingen gezocht wordt, level 3 jobs waarin de post acte werkzaamheden gebeuren. Op deze manier denken opent mogelijkheden naar andere type jobs, zoals daar zijn:

• backoffice medewerker, voor jobs met sterk gestandaardiseerd en administratief werk
• frontoffice medewerker, voor jobs met een onthaal en balie dienstverlening
• dossierbeheerder, voor jobs die dossiers van A tot Z behartigen
• accountmanager, voor jobs waarbij het contact met de klant centraal staat
• office manager, voor jobs die ten dienste staan van interne collega’s
• familieadviseur, voor jobs die te maken hebben met het vakgebied familierecht
• vastgoedexpert, voor jobs betreffende vastgoeddossiers
• juridisch adviseur, voor jobs die naar juridische oplossingen zoeken, constructies onderzoeken en adviseren voor klanten
• directiesecretaresse, voor jobs die verschillende projecten en activiteiten van het kantoor administratief en organisatorisch ondersteunen; documenten voorbereiden, informatie verzamelen en verwerken; klanten telefonisch en persoonlijk onthalen; informatie vertrouwelijk beheren
• • …

Het interessante aan deze oefening is dat deze functies een breder spectrum openen op de arbeidsmarkt: ook economisch en administratief geschoolden voelen zich aangesproken. En misschien is het wel zo dat ook laaggeschoolden in aanmerking kunnen komen, mits ze maar de juiste attitude hebben en er een degelijk opleidingsparcours voorzien wordt?

De inhoud van de communicatie die je uitstuurt naar de arbeidsmarkt. Als je weet wat mensen aantrekt op de arbeidsmarkt, kan je daarop inspelen. Uit onderzoek (alert: pre-corona) blijkt dat de top drie van kenmerken, die werknemers aantrekkelijk vinden in jobs, als volgt luidt: een competitief loonpakket, aangename werksfeer en werkzekerheid. Deze top drie geldt grosso modo zowel voor mannen als voor vrouwen. Kan je jobaanbieding deze criteria doorstaan? Zo ja, maak het dan ook hard in je advertentie maar ook in de verdere communicatie naar kandidaten. En vooral: wees daarin consistent met de realiteit. Zo nee, dan is er ander werk aan de winkel: een bedrijfsmatige cijferoefening over de kost van eventueel ruimere of meer flexibele arbeidsvoorwaarden, een ingreep in de samenwerking en de relationele sfeer op kantoor, of op zoek gaan naar een tijdelijke oplossing voor je capaciteitsprobleem. Naast de werknemersoptie is er inderdaad nog de mogelijkheid om beroep te doen op gespecialiseerde uitzendkantoren, freelancers en zelfstandigen.

De kanalen om een vacature bekend te maken, volgen zoals gezegd deels uit het resultaat van de voorgaande elementen. Doorgaans zullen we ons richten op kanalen voor professionals en op kanalen die actief werkzoekenden consulteren. Voor alle profielen is de VDAB een optie, maar ook Indeed en LinkedIn komen hier in de picture naast de beroepskanalen (notaris.be) dat vast een eigen publiek aantrekt maar in een vraagmarkt misschien niet de gewenste output levert.

Het gebruik maken van je netwerk is een sterk kanaal, maak gebruik van de multiplicatorfactor ervan en maak je vacature bekend via je eerste netwerk: je familie, je medewerkers, je LinkedIn profiel, je bedrijfspagina op sociale media, vaktijdschriften, je Facebook en Instagram profiel … en je tweede netwerk: je leveranciers, je klanten, je collega’s, je abonnementen, …

Misschien is er wel wat werk aan de winkel om de eigen aanwezigheid op sociale media en vooral dan op LinkedIn te versterken. Maak gebruik van de mogelijkheid om een persoon- lijk professioneel profiel aan te maken en een bedrijfsprofiel, en speel in op het potentieel daarvan. Dit is een zinvolle start om je netwerk voor jou te laten werken.

Een laatste element dat we in de queeste naar medewerkers willen aanraken betreft de mindset van de notaris als werkgever. Bewust of onbewust hanteren we allemaal ideeën, oordelen en vooroordelen die we aannemen als waarheid, terwijl dat lang niet altijd het geval hoeft te zijn en ze net de zoek- tocht naar medewerkers belemmeren.

In dit artikel hebben we het gehad over de uitdagingen die er op vandaag zijn op het vlak van recrutering van medewerkers. Hierna volgen nog belangrijke processen, te weten de selectie: hoe sluit je risico’s bij de aanwerving zoveel mogelijk uit? En vervolgens de onboarding: hoe organiseren we een optimale inwerktijd? Tot slot blijft het natuurlijk evenzogoed belangrijk om goede medewerkers daadwerkelijk te kunnen behouden, dit kan men met een retentiebeleid tot stand brengen.