Samenvatting

Rekruteren zonder visie en strategie vormt een groot risico voor notariskantoren. Slechte aanwervingen leiden tot inefficiëntie, interne spanningen, verlies van cliënten en imagoschade. In het notariaat, waar discretie, precisie en empathie centraal staan, kunnen verkeerde keuzes bij aanwervingen verstrekkende gevolgen hebben. Notarissen en medewerkers zonder hr-expertise vertrouwen vaak op intuïtie in plaats van objectieve criteria, wat resulteert in mismatches. Nieuwe medewerkers voelen zich hierdoor sneller overweldigd en verlaten het kantoor voortijdig. Bovendien worden cruciale vaardigheden zoals empathie, diplomatie en conflictmanagement vaak genegeerd tijdens het selectieproces, terwijl deze essentieel zijn voor het werken met emotioneel beladen dossiers zoals echtscheidingen, overlijdens, gedwongen verkoop, erfenissen en testamenten.

Een ongestructureerd rekruteringsproces verkleint niet alleen de diversiteit in het team, maar belemmert ook de interne samenwerking en schaadt de reputatie van uw kantoor bij cliënten. Door te investeren in een professionele aanpak kunt u niet alleen betere medewerkers aantrekken, maar ook uw kantoor voorbereiden op toekomstige uitdagingen.

Waarom slechte aanwervingen uw notariskantoor duur komen te staan

Het notariaat is een unieke beroepsomgeving. Cliënten vertrouwen u om hen te begeleiden door vaak de meest ingrijpende momenten in hun leven. Denk aan de afhandeling van een nalatenschap na het verlies van een dierbare, de verdeling van eigendommen bij een echtscheiding, of de aankoop van hun droomhuis. Uw medewerkers zijn daarbij niet alleen juridische experts, maar ook vertrouwenspersonen.

Een verkeerde aanwerving kan de balans van uw kantoor ernstig verstoren. Stel u voor: een nieuw aangenomen administratieve medewerker vergeet een essentiële deadline in een complexe vastgoedtransactie. De cliënt, afhankelijk van een stipte afhandeling, ziet de aankoop vertragen, wat tot frustratie leidt en uw reputatie schaadt. Of denk aan een junior jurist die onervaren en onvoorbereid een erfgenamenvergadering leidt, waardoor spanningen escaleren in plaats van oplossen.

Rekrutering is geen administratieve taak die tussendoor kan worden afgehandeld. Het is een strategisch proces dat van cruciaal belang is voor de stabiliteit en groei van uw kantoor. Zonder visie en strategie loopt u het risico op interne verstoringen, verlies van vertrouwen bij cliënten en zelfs financiële en emotionele schade.

Geen hr-expertise? Dan kiest u voor risico’s

Veel notariskantoren hebben geen interne hr-expert. De verantwoordelijkheid voor sollicitaties rust vaak op de schouders van de notaris of senior medewerkers. Hoewel zij meesters zijn in juridische procedures, ontbreekt het hen vaak aan kennis over moderne wervingstechnieken.

Dit leidt vaak tot subjectieve beoordelingen, waarbij kandidaten worden gekozen op basis van een goed gevoel of gedeelde interesses of een zelfde universiteit. Een voorbeeld: een kandidaat met een indrukwekkend cv maar zonder ervaring met emotioneel beladen situaties wordt aangenomen. Pas later blijkt dat deze persoon moeite heeft met de diplomatie en empathie die nodig zijn bij complexe echtscheidingsprocedures.

Door objectieve beoordelingsmethoden in te zetten, zoals gestructureerde interviewtechnieken of psychometrische testen, kunt u deze valkuilen vermijden. Overweeg ook externe hr-consultants in te schakelen of uw team te trainen in effectieve werving.

Hoge verwachtingen, geen begeleiding: een recept voor mislukking

In veel notariskantoren wordt van nieuwe medewerkers verwacht dat zij direct meedraaien, zonder uitgebreide begeleiding of een inwerkperiode. Dit kan voor iedereen een uitdaging zijn, of het nu gaat om een junior jurist die direct akten moet opstellen of een administratieve kracht die een complexe klantendatabase moet beheren.

Een voorbeeld: een pas aangenomen medewerker wordt gevraagd om zelfstandig een successiedossier af te handelen. Hij heeft onvoldoende kennis van de fiscale en juridische implicaties, waardoor cruciale fouten worden gemaakt. Dit leidt niet alleen tot intern ongemak, maar kan ook juridisch en financieel schadelijk zijn voor uw cliënt.

Een robuust onboardingprogramma biedt een oplossing. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers niet alleen de operationele processen van uw kantoor leren kennen, maar ook een duidelijk inzicht krijgen in uw cultuur, verwachtingen en de emotionele intelligentie die nodig is om met cliënten om te gaan.

Soft skills worden genegeerd: een onzichtbaar probleem met grote gevolgen

In het notariaat draait het niet alleen om juridische kennis. Soft skills zoals empathie, probleemoplossend vermogen en diplomatie zijn vaak net zo belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan:

• Empathie bij overlijdenszaken: Het opstellen van een testament of het afhandelen van een nalatenschap vraagt niet alleen juridische kennis, maar ook het vermogen om cliënten in rouw te begeleiden. Een medewerker zonder deze empathische vaardigheden kan cliënten vervreemden.
• Conflictmanagement bij echtscheidingen: Een onervaren jurist die niet weet hoe hij een verhitte discussie tussen ex-partners moet modereren, kan onbedoeld de situatie verergeren.
• Communicatie bij vastgoedtransacties: Het helder uitleggen van complexe juridische termen aan cliënten zonder juridische achtergrond is een vaardigheid die niet iedereen beheerst.

Soft skills worden vaak over het hoofd gezien tijdens sollicitaties. Door deze vaardigheden actief te testen via rollenspellen of casestudy’s, kunt u kandidaten selecteren die passen bij de behoeften van uw kantoor en uw cliënten.

Een slechte culturele fit is een tikkende tijdbom

Elk notariskantoor heeft zijn eigen werkcultuur. Dit kan variëren van een formele, hiërarchische structuur tot een open, informele werkplek. Het aannemen van iemand die niet in deze cultuur past, kan leiden tot spanningen binnen het team en lagere productiviteit.

Voorbeeld: een nieuw aangenomen jurist functioneert uitstekend op technisch vlak, maar heeft moeite met de directe communicatiecultuur binnen uw kantoor. Dit leidt tot frustratie bij collega’s en vertraagde besluitvorming. Of een administratief medewerker past niet bij de strikte structuur van uw kantoor, waardoor deadlines gemist worden en fouten toenemen.

Door tijdens het sollicitatieproces aandacht te besteden aan culturele fit – bijvoorbeeld door vragen te stellen over werkstijl, verwachtingen en persoonlijke waarden – kunt u deze problemen voorkomen.

Sterke kandidaten hebben keuze – uw proces moet sneller en beter

In het notariaat is talent schaars. Toptalenten hebben vaak meerdere opties en een traag of onprofessioneel sollicitatieproces kan hen doen kiezen voor een ander kantoor.

Een kandidaat die geen snelle en duidelijke communicatie ontvangt, zal uw kantoor als inefficiënt ervaren. Stel duidelijke tijdlijnen vast, houd kandidaten regelmatig op de hoogte en neem snel beslissingen. Dit straalt niet alleen professionaliteit uit, maar versterkt ook uw reputatie als aantrekkelijke werkgever.

Diversiteit en inclusie: een gemiste kans bij een ongestructureerd proces

Diversiteit en inclusie versterken uw kantoor, zowel intern als extern. Een divers team brengt verschillende perspectieven en vaardigheden met zich mee, wat leidt tot innovatie en betere cliëntrelaties. Cliënten waarderen het vaak wanneer zij geholpen worden door iemand die hun achtergrond begrijpt.

Voorbeeld: een Franstalige cliënt voelt zich beter begrepen door een medewerker die zijn taal spreekt. Of een cliënte met een migratieachtergrond voelt zich comfortabeler bij een medewerker die haar cultuur kent.

Een gestructureerd proces, waarin diversiteit actief wordt bevorderd, minimaliseert biases en maakt uw kantoor aantrekkelijker voor zowel cliënten als kandidaten.

De onvermijdelijke impact van slechte aanwervingen

Slechte aanwervingen hebben niet alleen financiële gevolgen, maar ook impact op de efficiëntie, teamdynamiek en reputatie van uw kantoor. Denk aan gemiste deadlines, juridische fouten en ontevreden cliënten die naar de concurrent overstappen.

Intern kunnen spanningen toenemen, waardoor waardevolle medewerkers uw kantoor verlaten. Op lange termijn kunnen slechte aanwervingen uw concurrentiepositie verzwakken.

Administratieve medewerkers: de ruggengraat van uw notariskantoor

Uw administratieve team is essentieel voor het succes van uw kantoor. Zij zorgen voor de operationele efficiëntie, beheren dossiers en fungeren vaak als eerste aanspreekpunt voor cliënten.

Een administratieve medewerker die niet nauwkeurig werkt, kan kostbare fouten maken, zoals het vergeten van een belangrijke termijn in een erfenisdossier. Dit heeft niet alleen financiële gevolgen, maar kan ook leiden tot blijvende reputatieschade.

Een gestructureerd sollicitatieproces: de weg naar succes

Een professioneel rekruteringsproces begint met een helder functieprofiel waarin technische vaardigheden, soft skills en culturele fit worden opgenomen. Door objectieve evaluatiemethoden te gebruiken, zoals rollenspellen en gestandaardiseerde interviews, kunt u kandidaten eerlijk beoordelen.

Daarnaast is snelheid en transparantie essentieel. Kandidaten willen weten waar ze aan toe zijn, en een gestroomlijnd proces geeft uw kantoor een voorsprong in het aantrekken van talent.

Conclusie: uw toekomst hangt af van uw aanwervingen

In een sector waarin vertrouwen, precisie en empathie centraal staan, is rekrutering cruciaal. Een verkeerde aanwerving kan uw kantoor duur komen te staan, terwijl een goed doordacht proces uw team versterkt en uw cliënten beter bedient. Investeer nu in een gestructureerd rekruteringsproces en maak uw kantoor klaar voor de toekomst.

Dirk Spillebeen, programmadirecteur IFBD

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven door KnopsPublishing.