Waarom zou een notaris een schriftelijke contract met zijn cliënt afsluiten over de dienst die hij zal verlenen? Het is immers een wettelijke opdracht die hij vervult als openbaar ambtenaar. We zien echter dat de notariële activiteit zich uitbreidt naar een aanvullende dienstverlening.

Het typevoorbeeld is de geschreven opdracht tot verkoop uit de hand waar de notaris een opdracht krijgt om publiciteit voor de verkoop van een onroerend goed te voeren en nadien met kandidaat-kopers over de prijs onderhandelt om tot een verkoopovereenkomst te komen. De cliënt-verkoper betaalt in ruil voor deze dienstverlening een zekere vergoeding. Dit heeft geleid tot formulieren waar de notaris een schriftelijke opdracht ontvangt, zijn prestaties omschrijft en tegelijk een vergoeding afspreekt. Die manier van werken is intussen uitgebreid naar de opdrachten tot openbare verkoop.

Eens het principe van een geschreven dienstencontract wordt aanvaard, is de stap om dit naar andere notariële opdrachten uit te breiden, snel gemaakt. De opdrachten tot vereffening van een nalatenschap zijn een voor de hand liggend voorbeeld. De notaris maakt een duidelijke omschrijving van wat hij belooft te doen. Ook voor die opdrachten is het nuttig en vermoedelijk zelfs noodzakelijk om het contractueel kader klaar en duidelijk te scheppen en zich niet louter tot een opsomlijst van te verrichten handelingen te beperken. Recent zien wij zelfs binnen het werkterrein van gerechtelijke vereffeningen/verdelingen dat notarissen een soort dienstencontract aangaan bij de opening van werkzaamheden.

Vaak zal de notaris, in het kader van zijn opdracht, werkzaamheden uitvoeren die wellicht passen en misschien zelfs vereist zijn om zijn opdracht goed en diligent uit te voeren. Maar strikt genomen vallen die werkzaamheden niet onder zijn authentificatiefunctie stricto sensu en zijn ze ook niet wettelijk verplicht. De notaris kan voor die handelingen een vergoeding vragen. Om die reden kan de notaris best bij aanvang van het dossier een dienstencontract aan de cliënt voorstellen, eventueel gewoon door een brief te verzenden waar in hij uitlegt wat hij voor de cliënt zal doen en welke prijs hij in ruil hiervoor zal aanrekenen. Dit vermijdt misverstanden bij de afrekening.

Scope van de opdracht en prijs

Het laat zich voelen dat in een steeds mondigere maatschappij deze contractuele dienstovereenkomsten in het notariaat alleen maar aan belang zullen winnen. En van weeromstuit dient de notaris na te denken over de inhoud van die contracten, met aandacht voor de omschrijving van de te leveren prestaties en de prijs die hij ervoor vraagt. Hierbij mogen de betalings- en invorderingsmodaliteiten, de verwijlinteresten of schadevergoedingen bij niet tijdige betalingen niet worden vergeten. Het is de bedoeling om met dergelijke overeenkomst duidelijk aan te geven wat de notaris voor zijn cliënt gaat doen. Die komt bij de notaris zonder een klaar beeld wat hij van die persoon mag verwachten of vragen. Die overeenkomst kan helpen om dit beeld bij te stellen en zo misverstanden te vermijden.

Het wetboek economisch recht is van toepassing op de activiteit van de notaris als dienstverlener. Het WER heeft in haar hoofdstuk VI een belangrijk luik over consumentenbescherming en -informatie. Dit hoofdstuk is niet van toepassing op overeenkomsten van een notaris-openbaar ambtenaar. Maar wanneer de notaris opdrachten aanneemt die buiten zijn wettelijke authentificatiefunctie vallen, handelt hij niet als openbaar ambtenaar maar eerder als juridisch dienstverlener op vraag van de cliënt. Het gevolg hiervan is dat hij voor deze overeenkomsten moet voldoen aan een aantal verplichtingen van dit wetboek. De notaris moet correct informeren over de inhoud en de totale prijs van zijn diensten. En daarnaast zal hij de betalingsmodaliteiten concreet vermelden.

Einde van de overeenkomst door eenzijdige opzegging

Die dienstenovereenkomst moet ook aandacht hebben voor de eventuele vervroegde beëindiging ervan. Een aannemingscontract, wat een notarieel dienstencontract in se is, kan in principe voor de toekomst eenzijdig opgezegd worden. Dit hoeft niet aan een wanprestatie van een der partijen te worden gekoppeld.

De dienstenovereenkomst afgesloten tussen de opdrachtgever-cliënt en de notaris neemt normaal enkel een einde bij het voltooien van de taak die de notaris op zich neemt. De notaris en de cliënt kunnen overeenkomen om er een maximumduur aan te kleven, wat de overeenkomst dan één van bepaalde duur maakt. In dat geval kan de notaris dit contract niet zo maar opzeggen. Een contract van onbepaalde duur is dan weer steeds opzegbaar. Niemand kan immers gebonden zijn tot in de eeuwigheid. Toch is het nuttig om ook in deze situaties, waar er sowieso een opzeggingsrecht is, een opzeggingsbeding te voorzien.

De cliënt kan van zijn kant de overeenkomst steeds eenzijdig opzeggen. Hij moet, net als de notaris, een redelijke opzeggingstermijn in acht nemen wanneer het gaat om een contract van onbepaalde duur. Er dient in dit geval geen opzeggingsvergoeding te worden betaald. Het dienstencontract dat beschouwd wordt als aanneming voor intellectuele diensten, kan steeds eenzijdig opgezegd worden door de opdrachtgever-cliënt. Hij kan dit doen ook al is de notaris reeds met zijn werk begonnen, maar moet deze laatste dan wel vergoeden voor de reeds geleverde prestaties en gederfde winst. Het wegbedingen van het recht om de overeenkomst eenzijdig op te zeggen ten nadele van slechts een van de partijen is niet mogelijk.