Onderstaand artikel van – Tim Van Gasse, bestuurder Aviniti  – verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2020/3.

Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

Het ambt van de notaris dient in eerste instantie om de burger juridisch te ondersteunen. De notaris speelt dus een belangrijke rol in de samenleving. Omdat de maatschappij voortdurend evolueert, is verandering inherent aan het notariaat. Ook aan digitale evoluties ‘ontsnapt’ de notaris niet. Op het vlak van communicatie en interactie doen ‘digitale informatieschermen’ hun intrede in het notariaat.

Digital signage in een notendop

Digitale signalisatie of digital signage staat voor communicatie via beeldschermen. Die elektronische schermen zijn de ‘opvolger’ van traditionele en veelal statische informatie- en reclameborden. Met digital signage kan men overal en op elk tijdstip communiceren. En dat op laagdrempelige wijze en met doelgerichte boodschappen, bijvoorbeeld voor klanten, medewerkers, passanten of collega’s. Precies omdat de getoonde informatie gericht is op een specifieke doelgroep, noemt men digital signage ook wel narrowcasting. Dat is het tegenovergestelde van broadcasting waarbij boodschappen naar een zo groot mogelijk publiek worden gestuurd – bijvoorbeeld via televisie of radio.

Veelzijdige en dynamische content

De getoonde informatie gaat veel verder dan louter tekst. Men kan foto’s, video’s, websitepagina’s, widgets of een combinatie weergeven. Veelal hanteert men bij digital signage een mix van statische gegevens, bewegende beelden en content die automatisch verandert door de koppeling aan een databron. Zo kan men zelfs live informatie tonen. De displays maken doorgaans deel uit van een centraal beheerd netwerk. Om zo andere inhoud te tonen naargelang het tijdstip, de locatie, de doelgroep, enzovoort.

Voordelen voor notaris en klant

Narrowcasting biedt legio voordelen zoals:

• Verbeterde klantervaring door een kortere perceptie van de wachttijd.
• Gerichte boodschappen op maat van de doelgroep.
• Impactvolle communicatie dankzij dynamische beelden.
• Interactie met en grotere betrokkenheid van doelpubliek.
• Laagdrempelige overdacht van informatie.
• Aanvulling op andere communicatiekanalen.
• Minder printkosten.
• Tijdbesparing dankzij centraal beheer.

Voorwaarden voor doeltreffende toepassing

Voor de notaris is digital signage een (aanvullend) informatief medium in de wachtzaal. Om de technologie doeltreffend in te zetten, moet men een aantal voorwaarden in acht nemen:

• Plaats het scherm op ooghoogte.
• Zorg voor de juiste kijkafstand: bij normaal zicht leesbaar op 6 tot 7 meter.
• Kies een scherm met de juiste lichtopbrengst: dit is onder meer afhankelijk van omgevingslicht in de ruimte.
• Gebruik goed leesbare lettertypes zonder franjes (schreefloze letters).
• Werk met contrastkleuren en complementaire tinten.
• Hanteer een uniforme en duidelijke lay-out.
• Trek de aandacht met sprekende beelden en koppen.
• Hou de boodschap zo helder en bondig mogelijk.

Technologie voor digital signage

Om met digital signage aan de slag te gaan, heeft men een aantal componenten nodig. Vooreerst heb je een scherm nodig. In principe volstaat een ‘gewone tv’, maar die is niet geschikt voor langdurig gebruik. Professionele schermen zijn dat wel. Daarnaast zijn ze betrouwbaarder en ze hebben een helderdere beeldkwaliteit, waardoor uw boodschap duidelijker overkomt.

Een tweede hardwarecomponent is de mediaplayer: het toestel dat de mediabestanden afspeelt op basis van instructies die het via internet binnenhaalt. Er bestaan zowel externe mediaplayers (een kastje dat achter het scherm wordt gemonteerd) als geïntegreerde systemen.

Wat de software betreft, zijn er zelfs gratis versies op de markt. Toch kiezen de meeste bedrijven en vrije beroepers voor betaalde software omdat men daarbij meer services geniet: van updates en hosting tot helpdesk. Men kan de software aankopen of ‘huren’ via SaaS (Software as a Service).

Tot slot zijn er ook alles-in-eenpakketten met hardware, software en vooraf ontwikkelde templates – een complete narrowcastingoplossing dus.

Aan de slag

Door de vele opties schaft men een digital signage-oplossing het best niet impulsief aan. Vertrouw op een AV-integrator die u wegwijs maakt in de mogelijkheden en die het passende systeem installeert. Zo bent u zeker dat de nieuwe technologie uw dienstenaanbod versterkt, en dat u en uw klanten er de vruchten van plukken.

Tim Van Gasse, bestuurder Aviniti