Door: Bruno Luyten
Eerste voorzitter hof van beroep Antwerpen

Antwerpen, 30 oktober 2018

Antwoord op de open brief van de OVB: Stop de oorlogsretoriek en ga eindelijk in overleg met de rechterlijke orde

Mijnheer de Voorzitter,

Ik nam met belangstelling kennis van uw open brief van 25 oktober jl. Hierbij mijn open antwoord.

Het is nu reeds de tweede maal dat de OVB nodeloos spreekt van oorlog in verband met deze discussie.

Een eerste maal sprak de woordvoerder van de OVB op 18 juli 2018 in een opiniestuk op Jubel over “Oorlog in de digitale Justitie”. Blijkbaar werd er aanstoot genomen aan de ingebruikname van de nieuwe versie (v 3.0) van het e-Depositsysteem. Een nieuwe versie exclusief ontwikkeld door de FOD Justitie, en dus op kosten van de belastingbetaler, die er precies kwam om e-Deposit beter te laten communiceren met het DPA-platform van de advocaten. Volkomen onterechte commotie dus, die illustratief is voor de overgevoeligheid en zenuwachtigheid bij de ICT-verantwoordelijken van de OVB. Een storm in een glas water over een onbestaand probleem.

Een tweede maal in de open brief van 25 oktober 2018 van de OVB waarbij opgeroepen wordt om de “digitale oorlog bij Justitie te stoppen”. Daarbij roept de OVB iedereen op om “de rust te laten terugkeren en vooral aandacht te hebben voor de feiten, eerder dan een op een verkeerde perceptie gebaseerde stellingenoorlog”.

Ik ga daar graag op in en zet de feiten inzake de beide platformen, DPA en e-Deposit, graag even op een rijtje.

In tegenstelling met de “verkeerde perceptie” die sommigen graag voeden, is het digitale tijdperk in Justitie niet aangebroken toen de ster van de CVBA Diplad aan het firmament verscheen.

Het is bekend dat het pad van de informatisering van Justitie niet over rozen loopt. Een pijnpunt is dat er dertien verschillende applicaties in gebruik zijn bij de diverse types van hoven en rechtbanken. Een erfenis uit het verleden omdat er in het begin van de jaren negentig geen sprake was van netwerken, het internet nog in de kinderschoenen stond en iedereen al blij was als er op een bescheiden wijze kon geautomatiseerd worden.

Diverse pogingen om een eenheidsstructuur te creëren mislukten om diverse redenen. Meest recent het Phenix-project, waarin veel tijd, energie en geld is gekropen, maar dat uiteindelijk mislukte. Een van de redenen was dat het te omvangrijk en als een monoliet werd ontwikkeld en een “big bang” in Justitie nu eenmaal niet mogelijk is, gelet op de daaraan verbonden risico’s. Maar er werd in het kader van dat project wel goed werk geleverd en bepaalde analyses bleven bruikbaar.

In het begin van dit decennium staken enkele knappe informatici van de FOD Justitie de koppen bij elkaar, samen met enkele gedreven leden van de griffie, en ontwikkelden met zeer bescheiden budgetten de centrale componenten VAJA en e-Deposit. I.p.v. een monolitische aanpak werd gekozen om modulair te werk te gaan, de zgn.’agile-aanpak’.

Aldus werden in de nieuwste technologie centrale componenten ontwikkeld, die voor alle types van rechtbanken dienstig zouden zijn, en die zodanig ontworpen werden dat zij door de diverse applicaties aanspreekbaar zouden zijn. Voordeel is dat de gebruikers met de hun vertrouwde applicaties kunnen blijven werken, maar dat zij toch gebruik kunnen maken van deze nieuwe componenten. Er is dus geen, of slechts zeer beperkte ‘change’ nodig.

Aldus worden alle bestaande applicaties onmerkbaar uitgekleed. Eens alle componenten ontwikkeld en werkzaam zijn voor alle rechtbanken, kan daarrond een gemeenschappelijke schil gelegd worden zodat alle hoven en rechtbanken met hetzelfde systeem werken.

In dat verband is het vermeldenswaard dat wij op vrijdag 23 januari 2015 een demo gaven van deze centrale componenten aan een delegatie van de Hoge Raad der Nederlanden, die daarover nadien het volgende lieten weten :

“Het bezoek was erg leerzaam en inspirerend. Onze delegatie (waarin ook automatiseringsdeskundigen) is ervan overtuigd geraakt dat jullie in België het digitaal procederen slimmer hebben aangepakt dan in Nederland. In elk geval is het project e-Deposit veel verder gevorderd dan het Nederlandse KEI-project (met dezelfde doelstelling) en dat tegen een fractie van de kosten.  

Het zal niet meevallen om in Nederland het grootschalige en logge project nog bij te buigen op basis van hetgeen wij in België hebben geleerd. Het is als het bijsturen van een tanker.”.

We weten inmiddels hoe dit afgelopen is. Het Nederlandse KEI-project, dat om en bij de 200 miljoen euro opslorpte, is mislukt. Collega’s uit Nederland bevestigden dat één van de grote fouten was dat men i.p.v. modulair te werken, een monolitisch systeem had proberen te ontwikkelen. Degenen die nog altijd geloven in het MaCH verhaal doen er goed aan dit in het achterhoofd te houden.

Terug naar onze centrale componenten nu. Eerst werd de centrale component VAJA ontwikkeld, m.n. deze die de elektronische minuut van vonnissen en arresten verzorgt. Dit levert een aanzienlijke besparing aan werk en portkosten op voor de griffies. Het afleveren van een uitgifte of kopie kan in enkele seconden i.p.v. in 15 tot 20 minuten. En het laat o.m. toe om de kennisgevingen op grond van art. 792 Ger.W. volautomatisch te doen aan de advocaten die hun conclusies met e-Deposit hebben neergelegd.

Bijkomend voordeel van VAJA is dat er aldus een centrale databank wordt gecreëerd die alle uitspraken bevat. Eens deze automatisch geanonimiseerd kunnen worden -een systeem waaraan door de UGent gewerkt wordt- zou België als een van de eerste landen kunnen beschikken over een toegankelijke databank waarin alle uitspraken van het Rijk zitten.

VAJA werkt sedert einde 2013, dus bijna vijf jaar, probleemloos op de vijf hoven van beroep en de vijf arbeidshoven van het Rijk. Er is dus reeds een centrale databank van alle arresten van de tien hoven met de rechtspraak van de jongste vijf jaren. Hierin zitten al meer dan 200.000 arresten. Het is alleen wachten op een systeem dat de anonimisering ervan geautomatiseerd laat verlopen, om die te kunnen ontsluiten.

De uitrol van de VAJA-component naar alle rechtbanken lag binnen handbereik. Maar de ontwikkeling van de web-app die de link tussen VAJA en de diverse applicaties mogelijk moest maken werd begin dit jaar, op grond van een volkomen foutieve argumentatie, die werkelijk kant noch wal raakt, door het kabinet van de minister van Justitie stopgezet. Voor verdere informatie verwijs ik naar het artikel dienaangaande in De Tijd d.d. 20 juni 2018.

In de loop van 2014 was de centrale component e-Deposit klaar. Met dit systeem kan men documenten uploaden op een volstrekt veilige manier. Er wordt immers dezelfde techniek gebruikt als voor Tax-on-web. De indiener identificeert zich aan de hand van zijn e-ID en geeft zelf aan wat het type van document is en in welk dossier. Hij ontvangt onmiddellijk een ontvangstbewijs via elektronische weg. De neergelegde documenten worden volautomatisch verwerkt zodat ook dit systeem een belangrijke besparing aan personeels- en portkosten met zich meebrengt voor de griffie.

Voor de advocaat is het uiteraard gemakkelijk daar hij zich niet moet verplaatsen. E-Deposit was van bij de aanvang overigens zo geconcipieerd dat het kan gelinkt worden aan de advocatenpakketten.

Het e-Deposit-systeem is sinds februari 2015 probleemloos werkzaam op de griffies van de vijf hoven van beroep en de vijf arbeidshoven van het Rijk. Inmiddels functioneert het eveneens op de meeste andere rechtbanken.

Het weze benadrukt dat VAJA en e-Deposit volledig ontwikkeld werden door de ICT-diensten van Justitie en dat de balies of Diplad daar geen enkele inbreng in hebben gehad.

Op te merken valt trouwens dat de CVBA Diplad slechts werd opgericht op 19 december 2014, dus op een ogenblik dat de beide voormelde componenten al klaar waren.

DPA is slechts een doorgeefluik aan e-Deposit. Voor de rechterlijke orde heeft dit geen meerwaarde. Het is niet aan mij om uit te maken of DPA al dan niet een meerwaarde heeft voor de advocaten. Maar ik heb wel mijn twijfels.

Veiliger is het zeker niet. Bij e-Deposit, waar de identificatie gebeurt met de e-ID, blijkt onomstotelijk wie het stuk heeft neergelegd. Of de advocatenkaart meer waarborgen biedt betwijfel ik, maar ik wil er wel op wijzen dat deze moet aangevraagd worden met hetzelfde e-ID van de betrokken advocaat.

Het aftoetsen met de authentieke bron van de advocaten gebeurt technologisch door e-Deposit, niet door DPA. Het zo vaak ingeroepen argument dat DPA zou garanderen dat de neerlegger wel degelijk advocaat is, en niet geschorst of geschrapt, dient dus minstens genuanceerd te worden. Overigens heb ik in mijn meer dan dertigjarige carrière als magistraat nooit een probleem geweten over de neerlegging van stukken of conclusies door een advocaat die geschorst of geschrapt was. In elk geval een mineur probleem dus dat zeker geen miljoenenuitgave verantwoordt.

Maar het is heel eenvoudig. Indien de advocaten menen dat DPA de prijs waard is, zullen zij daar toch massaal gebruik van maken. Waarom is het dan nodig om dit te verplichten?

Want daar knelt natuurlijk het schoentje. Ik heb bij herhaling gewezen op het gevaar dat dergelijke verplichting, die neerkomt op een taks op het elektronisch procederen, tot gevolg zal hebben dat veel advocaten ervoor zullen opteren om hun conclusies en stukken opnieuw in papier neer te leggen.  En de eerste tekenen liegen er niet om.

Onderstaande grafiek van het aandeel van de elektronische neerleggingen voor de burgerlijke griffie van het hof van beroep Antwerpen spreekt voor zich.

Aandeel in % van de elektronische neerleggingen op de burgerlijke griffie van het HvB Antwerpen

Vanwege de andere rechtscolleges krijgen we gelijkaardige berichten. Bij de rechtbank van eerste aanleg Antwerpen, afdeling Antwerpen, spreekt men van een terugval van 70%.

Is dat nu de bijdrage van de balie aan de informatisering van Justitie?  Weinig reden om triomfalistisch te doen, dunkt mij.

Ik wil er ook op wijzen dat wij tot in den treure geprobeerd hebben om tot een zinvol overleg te komen over de informatisering, ook met de balie, maar vruchteloos.

De beslissingen inzake informatisering van Justitie worden exclusief genomen door één man op het kabinet van de minister van Justitie. Een man die geen informaticus is, dus een amateur, maar waarin de minister een blind vertrouwen heeft. Er is geen overleg en elke discussie eindigt met het argument : “Ik betaal, dus ik bepaal.”.

Dit is zo erg dat het College van hoven en rechtbanken op 16 mei 2018 een brief aan de minister schreef waarin o.m. het volgende wordt gesteld:

“Het College stelt vast dat het alle mogelijke wegen heeft uitgeput om inspraak te krijgen in de ICT-strategische beslissingen. We betreuren dat het beleid in een scharnierperiode kiest voor de monoloog in plaats van de dialoog. Nochtans, het zijn de hoven en rechtbanken die met de erfenis van de huidige ICT-keuzes de volgende jaren zullen moeten omgaan. Dit betekent uiteraard dat het College geen verantwoordelijkheid zal dragen als achteraf blijkt dat het nieuwe systeem de verwachtingen niet kan inlossen, of dat het de verzelfstandiging budgettair hypothekeert.”.

Vindt u het overigens normaal dat de OVB, samen met de OBFG en de beroepsorganisaties van de notarissen en de gerechtsdeurwaarders, op 22 juni 2016 een “Samenwerkingsprotocol” met de minister en de FOD Justitie sloten inzake informatisering, waarbij het College van hoven en rechtbanken, het College van het openbaar ministerie en de Raad van de hoofdgriffiers straal genegeerd werden?

In dezelfde lijn heeft de OVB verder afspraken gemaakt met de betrokken kabinetsmedewerker, zonder daarbij ook maar in het minst rekening te houden met de voormelde vertegenwoordigers van de rechterlijke orde.

Meer nog, een aantal keren heeft de huidige CEO van Diplad er zich over beklaagd dat wij initiatieven namen die dienstig waren voor de advocaten. Zoals met de automatische elektronische verzending, enkele minuten na de uitspraak, van het vrij afschrift van de arresten in toepassing van art. 792 Ger.W. aan de advocaten die stukken met e-Deposit hebben neergelegd.

U schrijft dat “De OVB hoopt dat de sereniteit terugkeert.”.

Mag ik u er wel op wijzen dat wij geen woorden als “desinformatie”, “triomfalistische boodschap”, “aanmoedigen om een valsheid te plegen”, “agressieve houding”, “tart elke verbeelding”, in de mond nemen. En het evenmin over “oorlog” hebben.

Ik wijs u erop dat ik de problematiek van DPA tot in den treure heb aangekaart in de regelmatige vergaderingen die ik had met de stafhouders van het ressort, dat ik ook na het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit d.d. 5 september 2018 bij brieven van 12 en 13 september 2018 heb aangedrongen op overleg, en dat ik op 19 september samen met enkele medewerkers onze bezorgdheden nogmaals heb uitgelegd aan u en de raad van bestuur van de OVB. Waarbij wij zelfs een alternatief hebben voorgesteld om de erin geïnvesteerde gelden op een oorbare manier te recupereren.

Maar de OVB is daar niet op ingegaan en heeft integendeel de politiek van de voldongen feiten toegepast. Zonder enig verder overleg heeft u de advocaten verplicht om gebruik te maken van DPA met de daaraan verbonden kosten.

En u maakt ze bang met de bewering dat DPA de enige manier zou zijn om conclusies elektronisch neer te leggen. Zelfs met de suggestie dat zij valsheid zouden plegen door zich aan te melden als burger bij e-Deposit.

Ik wil best aannemen dat Diplad grote uitgaven gedaan heeft voor de ontwikkeling van DPA. De vraag is of deze uitgaven verantwoord waren, m.n. of het een goede investering was. De huidige CEO van Diplad is nochtans al jarenlang op de hoogte dat wij van mening waren, en nog steeds zijn, dat DPA voor de rechterlijke orde geen meerwaarde heeft.  En integendeel een gevaar inhoudt dat de elektronische neerlegging van stukken op de griffie wordt gehypothekeerd. Wat pijnlijk bewaarheid lijkt te worden zoals blijk uit de eerste vaststellingen. En is het, gelet op deze foutieve investering, ethisch verantwoord om deze kosten door te rekenen aan de rechtzoekenden?

U vergist zich dus volkomen waar u stelt dat onze folder triomfalistisch zou zijn. Deze is helemaal niet triomfalistisch maar geeft integendeel uiting aan onze grote bezorgdheid voor de werking van Justitie en is een poging om de schade te beperken.

Ik begrijp overigens helemaal niet waar u meent te mogen stellen dat advocaten zouden aangemoedigd worden om een valsheid te plegen door zich als burger aan te melden. Bij mijn weten is een advocaat nog altijd een burger en ik wens er op te wijzen dat, tot de inwerkingtreding van de versie 3.0 van e-Deposit, alle advocaten zich als burger moesten aanmelden, en dat ook deden.

U wijst er terecht op dat in een rechtsstaat de wet moet worden nageleefd. Maar ook de Grondwet. Mag ik er vriendelijk op wijzen dat de regeling niet door de wet maar door een Koninklijk besluit en een ministerieel besluit is voorzien en dat art. 159 van de Grondwet bepaalt dat de hoven en rechtbanken de besluiten alleen toepassen in zoverre zij met de wetten overeenstemmen.  Dienaangaande kunnen er toch wel enkele vragen gesteld worden, o.m. of DPA een informaticasysteem van Justitie is zoals bedoeld in art. 32ter Ger.W.

Ik stel dan ook voor dat we de aandacht niet afleiden van de essentie, wat mij brengt tot de volgende vragen:

• Indien DPA zoveel voordelen biedt voor de advocaten, waarom moet het dan verplicht worden?
• Op grond waarvan meent u te mogen stellen dat conclusies door advocaten slechts rechtsgeldig elektronisch kunnen neergelegd worden via het DPA. M.a.w., in het licht van de actuele nietigheidsregeling, op grond waarvan zou een rechter dergelijke conclusies kunnen/mogen weren?

Ik heb in uw uitvoerige brief dienaangaande geen enkel dienstig argument gevonden.

Ik roep bij deze de OVB op om de oorlogsretoriek te stoppen en deze maal wel in te gaan op onze herhaalde verzoeken tot een sereen overleg met de vertegenwoordigers van de rechterlijke orde en dit ten bate van diegene waar het allemaal om draait, nl. de rechtzoekende.

Met de meeste hoogachting,

Bruno Luyten,

Eerste voorzitter hof van beroep Antwerpen

Download hier de open brief in PDF-formaat.