Digitale transformatie: een modewoord dat door de gangen van advocatenkantoren echoot en geassocieerd wordt met de nieuwste app of de nieuwste technologie. Er is een heersende maar misplaatste focus op technologie in plaats van op transformatie. Een slecht proces dat gedigitaliseerd wordt, blijft een slecht proces maar dan digitaal.

De kern van transformatie

In de kern betreft digitale transformatie het herdenken van hoe bedrijven technologie, mensen en processen gebruiken. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 70% van de digitale transformatie faalt. Waarom? Omdat de meeste bedrijven zich fixeren op de digitale tools zelf in plaats van te focussen op de transformatie die deze tools kunnen faciliteren. Een hemelsbreed verschil.

Een veelvoorkomend scenario is een kantoor dat zwaar investeert in nieuwe digitale middelen, met de verwachting dat deze tools op magische wijze bestaande inefficiënties zullen oplossen. Zonder de onderliggende processen te begrijpen, leiden deze investeringen echter vaak tot gedigitaliseerde inefficiëntie.

Het is alsof je een nieuwe motor in een oude auto zet zonder het defecte stuur of de roestige transmissie te repareren…

Het verschil tussen digitalisatie en transformatie

Digitalisatie (of automatisering) betreft het omzetten van informatie van analoog naar digitaal. In essentie gaat het over technologie.

Transformatie gaat over het herdefiniëren van elk aspect van hoe een bedrijf functioneert.

Neem bijvoorbeeld een advocatenkantoor dat een tool aanschaft om juridische documenten te beheren. Als de tool niet goed integreert met andere systemen, zal de nieuwe technologie niet zijn volledige potentieel leveren. Dit scenario illustreert digitalisatie zonder transformatie.

Het draait allemaal om mensen

Een van de meest kritieke maar vaak over het hoofd geziene aspecten van digitale transformatie zijn de mensen. Elke verandering in een organisatie zal onvermijdelijk zijn mensen beïnvloeden, die uiteindelijk het succes of falen van nieuwe initiatieven bepalen. Een goede tool zal weinig impact hebben als de cultuur niet geschikt is voor implementatie.

Voor advocatenkantoren betekent dit dat niet alleen de IT-afdeling betrokken moet zijn in het transformatieproces, maar ook de advocaten, paralegals, het administratief personeel en misschien zelfs cliënten.

Het betrekken van mensen begint met duidelijke communicatie over de voordelen en veranderingen die digitale transformatie met zich mee zal brengen… voor hen! Hoe zal het hun werk beïnvloeden? Trainingen die ervoor zorgen dat ervoor te zorgen dat iedereen zich kan aanpassen aan nieuwe tools en processen zijn een evidentie, maar belangrijker nog is het begrijpen van de behoeften, de bezorgdheden en suggesties van degene die door de veranderingen getroffen worden.

Een succesverhaal

Een voorbeeld is het geval van een middelgroot advocatenkantoor dat bij zijn digitale transformatie oog had voor de globaliteit van het kantoor. Ze begonnen met het in kaart brengen van al hun processen om inefficiënties te identificeren. Door workshops met mensen van verschillende niveaus, identificeerden ze waar digitale tools daadwerkelijk de workflow konden verbeteren in plaats van zich te beperken tot automatisatie en enkel papier door technologie te vervangen.

Het kantoor implementeerde een gefaseerde uitrol van digitale tools, vergezeld van uitgebreide trainingssessies. Ze stelden een feedbackloops in, waardoor ze processen gaandeweg verbeterd konden worden. Aan het einde van het jaar, was de capaciteit van zaakafhandeling met maar liefst 40% toegenomen, dankzij soepelere, meer geïntegreerde processen.

Conclusie

Digitale transformatie in advocatenkantoren—of in elk ander bedrijf—gaat niet alleen over technologie. Technologie is slechts een middel om een doel te bereiken, geen doel op zich. Het gaat daarbij om het transformeren om het kantoor performanter te maken. Dit kan niet met een gefragmenteerde aanpak.

Door te focussen op transformatie in plaats van op technologie, kan men de valkuilen van digitalisatie zonder verbetering vermijden. Een slecht proces blijft ook digitaal een slecht proces. Wanneer we praten over digitale transformatie, hebben we het eigenlijk over bedrijfstransformatie. En de kern van elke succesvolle bedrijfstransformatie zijn… haar mensen.

Eve Vlemincx