Het Belgische notariaat gooit bij andere juridische beroepen soms hoge ogen omdat de digitalisering [i] er uitmondt in tal van concrete projecten. Dit is deels te danken aan het feit dat notarissen ook ‘ambtenaren’ zijn. Maar ook in het notariaat brengt de implementatie van de digitale technologie wel wat uitdagingen met zich mee.

‘Digitale transformatie’, ‘artificiële intelligentie’, ‘blockchain’: het zijn al lang geen ‘buzzwords’ meer die het notariaat wegwuift als tijdelijke, trendy modeverschijnselen.

Ook voor de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot), de beroepsfederatie voor de circa 1.600 notarissen in België, is het al langer duidelijk dat we de enorme waaier aan technologische mogelijkheden moeten benutten in plaats van de ogen ervoor te sluiten.

Natuurlijk is de digitalisering in het notariaat niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Het proces verliep in fases en zette zich vooral door vanaf de millenniumwissel

Dit is voor een belangrijk deel te danken aan het specifieke statuut van de notaris die, naast adviesverlener, ook een openbaar ambtenaar is die alle aktes en contracten verlijdt waaraan authenticiteit moet worden verleend. Daarom moet de notaris, elke dag opnieuw, allerhande (privacygevoelige) informaties opvragen bij en doorgeven aan de overheid. De aankoop van een woning, de oprichting van een onderneming, de schenking van een onroerend goed, …: Bij al die transacties komt een intensieve gegevensuitwisseling met diverse federale en/of regionale administraties tot stand.

Natuurlijk is de digitalisering in het notariaat niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Het proces verliep in fases en zette zich vooral door vanaf de millenniumwissel.

Belangrijk is dat Fednot van de notarissen het mandaat kreeg om te investeren in digitale toepassingen om het werk in de notariskantoren te ondersteunen. Dankzij dit mandaat, kan Fednot digitale toepassingen ontwikkelen die de werkprocessen in de notariskantoren efficiënt doen verlopen. Eén en ander gebeurt onder het toezicht van de Raad van Bestuur van Fednot. Die bestaat quasi-uitsluitend uit notarissen die ook de voortgang van de geïnitieerde projecten opvolgen.

Zo bedient Fednot al wie in het notariaat werkt: notarissen, notarismedewerkers en de medewerkers van de notariële instellingen, in totaal ruim 10.000 personen. Een belangrijke kanttekening daarbij is dat Fednot niet investeert in kantoorsoftware. Daarvoor doen de notarissen een beroep op een IT-provider naar keuze.

Gefaseerde digitalisering

De implementatie van digitale hulpmiddelen verliep in de volgende drie fases.

1. In een eerste fase ontwikkelde Fednot een portaalsite (het e-Notariaat). Op die site vinden de notarissen en hun medewerkers, naast actuele juridische info, alle nodige inlichtingen over de digitale tools die Fednot lanceert of optimaliseert voor de notariskantoren. Via het e-Notariaat kunnen de notarissen zich inschrijven voor (online) sessies waarin de nieuwe toepassing wordt uitgelegd. Verder investeerde Fednot in een beveiligd digitaal netwerk (BNN) tussen de notariskantoren onderling. Het gaat om een apart, eigen netwerk dat is afgesloten van het wereldwijde web en waardoor de notarissen allerhande documenten – op een veilige manier – onderling kunnen uitwisselen. Dankzij het BNN kunnen de notarissen een akte verlijden via videoconferentie, een manier van werken die door de coronacrisis de wind in de zeilen kreeg.

2. In een tweede fase volgde een hele reeks projecten met de overheid zoals e-Depot, wat de notaris de mogelijkheid biedt om een vennootschap elektronisch op te richten of om de ondernemingsgegevens in authentieke bronnen langs digitale weg aan te passen. Ander voorbeeld is e-Registration: het online registreren van aktes bij de FOD Financiën. Maar er zijn nog voorbeelden: Ondertussen kan de notaris langs digitale weg onderzoeken of er bij de verkoop van een pand of bij een hypotheekstelling fiscale of sociale schulden zijn. Ook de toegang tot het Centraal Aanspreekpunt van rekening en financiële contracten (CAP) verloopt ondertussen digitaal zodat de notaris, bij het overlijden van een persoon, snel het overzicht krijgt van de rekeningen en de levensverzekeringscontracten van de overledene. Het zijn maar enkele voorbeelden maar ze illustreren alle dat nogal wat digitaliseringsprojecten voortvloeien uit het feit dat de notaris ook ambtenaar is en er dus nood was aan efficiënte, elektronische communicatielijnen met de diverse administraties.

3. Sinds enkele jaren ontwikkelt het notariaat digitale tools voor burgers en ondernemers. Het meest opvallende voorbeeld is Biddit, de online openbare verkoop. Voor ondernemers lanceerde het notariaat, samen met het ITAA (de belastingadviseurs en accountants), eStox, een beveiligd digitaal effectenregister. Aan dit lijstje van toepassingen voor de burger voegde het notariaat recent de digitale kluis Izimi toe. Met die kluis biedt het notariaat alle burgers gratis de mogelijkheid om persoonlijke documenten veilig op te slaan en ze op een extra veilige manier te delen met andere personen zoals de partner of de kinderen. De burger blijft meester van zijn persoonlijke data. Alleen de burger beslist met wie hij de info uit zijn Izimi-kluis deelt en wie er toegang toe krijgt.

Het notariaat ontwikkelde ook verschillende digitale tools voor burgers zoals Biddit en Izimi

De verschillende digitaliseringstrajecten zouden niet mogelijk zijn geweest zonder de IT-specialisten die voor Fednot werken. En dat vergt uiteraard een aanzienlijke investering.

Een andere cruciale voorwaarde om digitale toepassingen succesvol te implementeren is een ver doorgedreven samenwerking tussen de verschillende departementen van Fednot onderling: Biddit bij voorbeeld, de mogelijkheid voor kandidaat-kopers om op afstand deel te nemen aan een openbare verkoop, kon enkel gerealiseerd worden dankzij veelvuldig en intensief overleg tussen onze medewerkers uit verschillende disciplines: zonder de medewerking van onze juristen of de werknemers uit de communicatie-of marketingafdeling komt geen enkel ICT-project van de grond.

Last but not least: Elke nieuwe digitale toepassing vergt klare afspraken met eventuele externe leveranciers, en een minutieuze opvolging van hun werkzaamheden.

Stroomversnellers

Zo overkomt het ook Fednot al eens dat allerhande interne of externe beslommeringen de implementatie van nieuwe digitale toepassingen vertragen.

Hoewel de wetgever het al in 2009 mogelijk maakte om authentieke akten te verlijden op een elektronische drager, was het wachten op een gepast juridisch en technisch kader voor de archivering van notariële aktes op lange termijn, ook al een verplichting die specifiek is voor het notariaat. Dit leidde tot de oprichting van een Notariële Aktebank waarin alle aktes die in digitale vorm worden verleden, net zoals de elektronische kopieën van alle aktes die op papier worden verleden, worden bewaard. De Notariële Aktebank (NABAN) is, door allerhande juridische en technische beslommeringen, pas operationeel sinds 1 januari 2020.

Anderzijds zijn er soms externe factoren die leiden tot een stroomversnelling. Een eerste voorbeeld is een Europese richtlijn (richtlijn 2019/1151 aangenomen door het Europees Parlement op 20 juni 2019). Daardoor moesten de EU-lidstaten – in principe vanaf 1 augustus 2021 – de mogelijkheid voorzien om een besloten vennootschap volledig digitaal en dus op afstand op te richten.

Door de coronacrisis moest het notariaat immers met een oplossing voor de dag komen om het verlijden van notariële aktes op afstand mogelijk te maken

Een tweede voorbeeld is ongetwijfeld de Covid19-pandemie. Die leidde in versneld tempo tot de invoering van de authentieke digitale volmacht. Daardoor kan de burger, langs digitale weg, een authentieke volmacht geven aan een notaris naar keuze om een notariële akte te verlijden.

Door het uitbreken van de coronacrisis in maart 2020 moest het Belgisch notariaat immers met een oplossing voor de dag komen om het verlijden van notariële aktes op afstand mogelijk te maken. Op amper zes weken tijd, tussen eind maart en begin mei 2020, werd alles in stelling gebracht opdat de notarissen nagenoeg alle courante aktes zouden kunnen verlijden zonder dat een fysieke verschijning van de partijen nodig was. Met de steun van de wetgever evolueerde de authentieke, digitale volmacht van een nauwelijks uitgewerkt idee tot een volwaardige juridische mogelijkheid.

De authentieke digitale volmacht was een eerste, maar belangrijke stap in het digitaliseren van de notariële aktes. Eens die horde was genomen, werd het voor Fednot ook makkelijker om te voldoen aan de eis van de Europese wetgever om de oprichting op afstand van een besloten vennootschap mogelijk te maken. Sinds 1 augustus 2021 kan een besloten vennootschap volledig digitaal worden opgericht via het platform ‘StartMyBusiness. Daarmee hoort het Belgische notariaat tot de Europese koplopers.

Betekent digitalisering het einde van de notaris?

In tegenstelling tot sommige doemdenkers, gelooft Fednot niet dat het notariaat zijn eigen doodvonnis tekent door in te zetten op digitalisering. Wel integendeel, Fednot bekijkt veeleer welke mogelijkheden de digitalisering, artificiële intelligentie en /of de blockchaintechnologie bieden om de rol van de notaris te bestendigen

Waarom zet het notariaat bewust in op digitalisering? Omdat de notarissen ervan overtuigd zijn dat dit leidt tot een meer efficiënte werking van hun kantoren: minder briefwisseling, minder e-mails, minder tijdverlies, minder verplaatsingen, … Net zoals andere juridische dienstverleners concentreert de notaris zich het liefst op zijn adviserende rol en het contact met de cliënt. Ook voor hem is het daarom van belang dat de administratieve processen voor en na het verlijden van een akte soepel verlopen.

Verder is de beroepsgroep niet blind voor de vraag vanuit het publiek naar digitale oplossingen. Die evolutie is onomkeerbaar. Het zou doodzonde zijn die behoefte te negeren, ook al leeft ze voorlopig misschien vooral bij een jonger publiek of bij ondernemers.

En blockchain? Volgens de blockchain-adepten maakt die de rol van de notaris overbodig. Want zo luidt het steeds terugkomende vooroordeel: “Wat doet de notaris meer dan transacties in een officieel jasje steken?” Volgens de blockchain-adepten volstaat het dat burgers de koopaktes zelf in de blockchain invoegen. Niemand kan daarna nog iets veranderen aan de inhoud van die akte, de identiteit van de partijen of aan de datum van de overeenkomst. De notaris “van vlees en bloed” zou dan niet meer nodig zijn om de akte authenticiteit te verlenen. De loutere opname in de blockchain volstaat.

Artificiële intelligentie zal voor de notaris een onontbeerlijk hulpmiddel worden, eerder dan een ontwikkeling die het einde van de beroepsgroep inluidt

Maar bij de vooruitgangsoptimisten lijkt niemand stil te staan bij de volgende vragen: Wie kijkt erop toe dat er correcte informatie in de blockchain wordt ingevoegd? Wie controleert of de koper wel de persoon is die hij beweert te zijn? Wie toetst of de partijen de draagwijdte van hun verbintenissen ten volle beseffen?

Ook in de digitale wereld is de notaris een bron van zekerheid. Hij staat door zijn uitgebreide juridische expertise garant voor de correcte antwoorden en de juiste duiding bij de informatie die de burger massaal van het internet plukt.

Artificiële intelligentie, tot slot, zal voor de notaris (en voor vele andere juridische beroepen ) een onontbeerlijk hulpmiddel worden, eerder dan een ontwikkeling die het einde van de beroepsgroep inluidt. Eenvoudig gesteld, doet artificiële intelligentie niet meer dan het beste uit de ervaringen van alle notarissen “detecteren” en “toepassen”. De toekomstige notaris zal, veel meer dan nu, in geen tijd gebruik kunnen maken van de collectieve kennis die de beroepsgroep heeft opgebouwd. Ook vanuit Fednot zetten we daarom bewust in op projecten met artificiële intelligentie.

Dankzij de technologische mogelijkheden zal hij, net zoals een chirurg, met een ongekende ‘juridische’ precisie, tegemoet kunnen komen aan de verzuchtingen van de rechtszoekende.

Het digitale sluit het menselijke niet uit

Hoe digitaler de wereld wordt, hoe belangrijker het menselijk aspect wordt. Auteur Steven Van Belleghem merkt terecht op dat het menselijk aspect wel eens de grote differentiator kan zijn in deze wereld vol algoritmes.

Dat menselijk aspect zal ook bij de notaris een essentieel gegeven blijven in de uitoefening van het beroep. Uit verschillende enquêtes blijkt dat de notaris nog steeds veel vertrouwen geniet bij de burger. Dicht bij de mensen staan, het vertrouwen genieten en onafhankelijk en onpartijdig advies geven: ook in de digitale kan de notaris die troeven blijven uitspelen.

De notaris is “the last man (or woman) standing” in een omgeving waarin de juridische adviesverlening niet aan de commerciële druk ontsnapt. Het is door de digitalisering dat de notaris meer tijd zal kunnen vrijmaken voor een nog kwalitatiever en menselijker notariaat. En het is net daarin, in dat menselijke aspect en in het juridische maatwerk, dat de toegevoegde waarde van de notaris schuilt.

Jan Sap, CEO Fednot, Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat

Referenties

[i] Deze bijdrage is geïnspireerd op het boek ‘De Notariële Blauwe Oceaan. In het nieuwe digitale universum van de notaris’, Philippe Bosseler, ASP/Fednot, 2021.