Op 31 juli 2019 trad de Europese richtlijn – m.b.t. het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht – in werking, waarmee op Europees niveau o.a. de verplichting werd opgelegd om de online oprichting van welbepaalde vennootschapsvormen mogelijk te maken.

Zo moest de registratie geheel online kunnen verlopen zonder dat van de oprichters een fysieke aanmelding bij enige autoriteit ter zake, met inbegrip van de notaris, kon worden geëist.

België schikte zich uiteindelijk naar deze Richtlijn met de wet van 12 juli 2021, die op 1 augustus 2021 in werking is getreden.

Sindsdien kunnen ondernemers hun vennootschap geheel digitaal oprichten. Dit geldt in beginsel voor alle rechtspersonen, zonder bijkomende kosten voor de ondernemer.

Hoe was het vroeger?

De oprichting van een vennootschap ging tot voor kort gepaard met een niet te onderschatten administratieve, maar vooral tijdrovende last. Afgezien van het papierwerk, moesten ondernemers vaak nog fysiek langsgaan bij de notaris om de authentieke akte te kunnen ondertekenen.

Sinds 1 augustus 2021 kwam hierin dus eindelijk de nodige verandering.

Hoe kan het nu?

Met het platform ‘StartMyBusiness’ – ontwikkeld door de Federatie van het Notariaat (Fednot) – gebeurt de oprichting van een vennootschap geheel digitaal aan de hand van een begeleid traject met virtuele bijstand van de notaris.

Alle gegevens die de notaris nodig heeft om de oprichtingsakte op te stellen kunnen simpelweg via dit platform worden ingevuld. Ook de ondertekening van de authentieke oprichtingsakte gebeurt digitaal tijdens een videoconferentie met de notaris.

De rest blijft dus wel hetzelfde: de tussenkomst van een notaris als onafhankelijk tussenpersoon is nog steeds vereist en ook de overige oprichtingsvereisten zoals voorzien in het WVV blijven onverkort van toepassing.

Is het verplicht?

De mogelijkheid tot digitale oprichting van een vennootschap staat open voor de ondernemers die hieraan de voorkeur geven.

Het is in geen geval een verplichting. Ondernemers kunnen derhalve nog steeds kiezen voor een fysieke verschijning bij de notaris of het sturen van een gevolmachtigde in hun plaats.

Zijn er uitzonderingen?

Opgelet, de digitale oprichting zal niet mogelijk zijn indien dit zou gebeuren d.m.v. een inbreng in natura. Dit zou volgens de wetgever namelijk te complex zijn om digitaal te laten verlopen.

Daarnaast zijn er twee bijkomende gevallen waarin de notaris alsnog de fysieke verschijning van de oprichters kan eisen, namelijk:

• wanneer er redenen zijn om te vermoeden dat er identiteitsfraude is gepleegd;
• wanneer dit nodig zou zijn om de handelingsbekwaamheid of vertegenwoordigingsbevoegdheid van een partij te controleren.

Time is money!

De digitale evolutie zit in een stroomversnelling en is nu eenmaal onomkeerbaar. Deze nieuwe wet is alvast een logische stap in deze richting en vooral een belangrijke tijdsbesparing voor de ruim 32.000 vennootschappen die jaarlijks in België worden opgericht.

Initiatieven die hieraan tegemoet komen zijn dan ook meer dan welkom voor onze drukbezette ondernemers. Want time is money, toch?

Hebt u juridisch advies of bijstand nodig bij de al dan niet digitale oprichting van uw vennootschap? Stappers Advocaten helpt u hiermee graag verder.

Hanne Weemaes – Advocaat