Het notariaat heeft een eeuwenoude geschiedenis, maar kende in de afgelopen twintig jaar een grondige facelift door de digitalisering. Daardoor komt er meer tijd vrij voor advies op maat van de cliënt.

Burgers hebben nood aan een vertrouwenspersoon die hen objectief informeert en behoedt voor eventuele problemen. De notaris heeft in die context een belangrijke adviesfunctie. ‘Stel dat je als zelfstandige een woning koopt’, illustreert Christian Luyten van Fednot, de Federatie van het notariaat. ‘Wanneer je bedrijf plots in de problemen geraakt, bestaat de kans dat je huis aangeslagen wordt door schuldeisers. Hoe kan je er dan voor zorgen dat je gezinswoning en erfenis toch beschermd blijven? De notaris weet hier raad mee.’

Uiteraard is zo’n waardevolle dienstverlening niet gratis. Toch is de kostprijs al bij al beperkt. ‘Wanneer je bijvoorbeeld een huis koopt van 200.000 euro, dan moet je rekenen op gemiddeld 27.000 euro aan extra kosten’, zegt Luyten. ‘Het overgrote deel hiervan zijn echter belastingen. Het aandeel voor het notariskantoor bedraagt slechts 2.100 euro, wat overeenkomt met een kostenpercentage van iets meer dan één procent. Dat lijkt ons een correct bedrag voor een professioneel advies.’

Processen versnellen

In de afgelopen twee decennia heeft het notariaat sterk ingezet op digitalisering. Christian Luyten: ‘Via het eNotariaat-project willen we onze processen versnellen, zodat er meer tijd vrijkomt voor advies op maat van de cliënt. In een eerste fase werd een intern netwerk tussen Fednot en de notariskantoren uitgerold, met een vijftigtal onmisbare werkinstrumenten. Denk aan onlinetools die de notaris en zijn medewerkers bijstaan in hun dagelijkse activiteiten, en toegang tot allerlei databanken waarin info opgevraagd wordt bij de voorbereiding van de dossiers.’

Daarna volgden een reeks toepassingen die de informatie-uitwisseling tussen de notariskantoren en de overheden (federaal, regionaal en gemeentelijk) moesten digitaliseren. Voorbeelden zijn eDepot (online vennootschap oprichten in 48 uur tijd) en eRegistration (online registratie van akten bij de FOD Financiën). ‘De ontwikkeling hiervan gebeurt steeds in nauwe samenwerking met de betrokken overheidsdiensten’, zegt Luyten. ‘Daarbij moet rekening gehouden worden met de technische kant, maar ook met het juridische aspect en de privacy.’

Grote publiek

Ook de realisatie van de Notarisbarometer, die een actueel zicht geeft op de vastgoedmarkt, was onmogelijk zonder intensieve ICT-inspanningen. Sinds 2017 werden nog meer tools voor het grote publiek gelanceerd: MyBox (verzamelt gegevens over samenlevings- en huwelijksovereenkomsten), het Centraal Erfrechtregister (bundelt info over nalatenschappen) en StartMyBusiness (vereenvoudigt de administratie bij de oprichting van een bedrijf). Op langere termijn wil Fednot burgers en ondernemers zelfs online toegang geven tot alle akten die ze ondertekend hebben.

Onlangs werd ook Biddit gelanceerd: een transparant platform voor de online verkoop van vastgoed. ‘Hiermee kan je al in een paar weken tijd eigenaar worden van een woning’, legt Christian Luyten uit. ‘Dat is een pak sneller dan bij een klassieke verkoop, waar er drie tot vier maanden zitten tussen de verkoopovereenkomst en de uiteindelijke akte. Bij een online verkoop via Biddit zal de notaris immers alle controles vooraf hebben afgerond, zodat je als koper én als verkoper meteen weet waar je aan toe bent.’

En blockchain?

In de context van digitalisering mag de blockchaintechnologie niet onvermeld blijven. Die houdt in dat niet langer één partij alle transacties registreert, maar dat een zeer groot aantal betrokkenen collectief verantwoordelijk wordt. Elke deelnemer heeft een kopie van alle eerder goedgekeurde transacties in handen, wat het risico op fraude wegneemt. Het feit dat alle informatie veilig en authentiek weggeschreven wordt, is volgens beveiligingsexperts een belangrijke troef.

Maar betekent de introductie van blockchain het einde van tussenpersonen die tot nu onmisbaar waren bij transacties zoals vastgoedverkopen? ‘De technologie lijkt ons geen bedreiging, maar eerder een opportuniteit’, zegt Christian Luyten. ‘Ze kan het papierwerk van de notaris gevoelig verminderen. Die zal een administratieve vereenvoudiging in zijn kantoor kunnen doorvoeren, waardoor hij meer tijd kan besteden aan zijn échte toegevoegde waarde: het geven van gepersonaliseerd advies.’

Experimenten

‘We hebben in België eigenlijk geen blockchain nodig om attesten en vergunningen uit authentieke bronnen te halen’, merkt Luyten op. ‘Dat kan ook met de reeds bestaande technologie, voor zover de overheid en de administratie die diensten willen opzetten. Toch experimenteert Fednot momenteel met blockchain in een eigen labo. Met als doel: de technologie leren kennen en passende toepassingen in de komende jaren ontwikkelen.’

Fednot heeft intussen ook een eerste reeks testen met artificiële intelligentie afgerond. Christian Luyten: ‘AI zou kunnen leiden tot betere eerstelijnsinformatie. Zowel tussen onze federatie en de notariskantoren, als tussen de notariskantoren en het grote publiek. Onze ICT-afdeling telt overigens meer dan honderd medewerkers uit alle specialisatiegebieden binnen IT. Daarnaast werken we samen met gespecialiseerde partners die de notariskantoren permanent bijstaan en voorzien van de nodige technologieën.’

Tekst: Roel Van Espen

Dit artikel verscheen eerder in NotaBene, het magazine van Notaris.be.

Interesse in meer artikels van Notaris.be? Klik hier.