Advocatenkantoren worden geconfronteerd met meer en meer administratieve lasten. Wij denken aan de btw-verplichtingen, de GDPR-regels, het bijhouden van de bewijzen dat ze hun deontologische regels volgen, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse carpa-rapportage, en tenslotte, last but not least, hun witwaspreventieregels.

De witwaspreventieregels vereisen een grote transparantie van de financiële operaties. Deze regels impliceren ook dat personen uit de financiële of adviserende dienstensector eventuele witwaspraktijken zouden aangeven bij de overheid. Op Europees niveau vooral wordt meer en meer de nadruk gelegd op de zware maatschappelijke impact die frauduleuze praktijken met zich meebrengen.

De advocaten, die men dus ook als tussenpersonen kwalificeert in deze regelgeving, worden, vaker dan we wensen, en waarschijnlijk meer dan nodig is, geviseerd door deze witwas preventiemaatregelen. Dus ook vaker dan gewenst moeten de advocatenordes de gepaste procedures voeren, op nationaal en ook op Europees niveau, om ervoor te zorgen dat deze preventiemaatregelen/aangifteplicht geen inbreuk vormen op de plicht tot beroepsgeheim die een basisvereiste is van het advocatenberoep.

Zowel op Europees als nationaal niveau wordt het belang van het beroepsgeheim van de advocaat benadrukt. Recent nog, weliswaar in een andere context, in een arrest van het Grondwettelijk Hof van 7 november 2024 (arrest nr. 115/2024) betreffende de wetten van 28 november 2022 (private sector) en 8 december 2022 (publieke sector) die de klokkenluidersrichtlijn implementeerden. In dit arrest wordt voor de zoveelste maal bevestigd dat de gegevens die een advocaat van zijn cliënt verneemt, in zijn hoedanigheid van advocaat, door het beroepsgeheim gedekt zijn, en dit niet alleen in het kader van het bijstaan en verdedigen van zijn cliënt, maar ook indien hij geraadpleegd wordt buiten elk rechtsgeding.

Ook het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in een beslissing van 29 juli 2024 nogmaals bevestigd waarom het beroepsgeheim van de advocaat zo belangrijk is (zaak nr C-623/22, ov. 115). Het HvJ is van oordeel dat “de specifieke bescherming die artikel 7 van het Handvest en artikel 8, lid 1, EVRM toekennen aan het beroepsgeheim van advocaten, die vooral tot uiting komt in de op hen rustende verplichtingen, gerechtvaardigd [wordt] door het feit dat advocaten een fundamentele taak hebben in een democratische samenleving, namelijk justitiabelen verdedigen (EHRM, 6 december 2012, Michaud tegen Frankrijk, § 118 en 119). Deze fundamentele taak omvat, ten eerste, het in alle lidstaten als belangrijk erkende vereiste dat elke justitiabele de mogelijkheid moet hebben in alle vrijheid een advocaat te raadplegen, wiens beroep het in wezen is, onafhankelijk juridisch advies te geven aan eenieder die het behoeft en, ten tweede, het daarmee verband houdende vereiste van loyaliteit van de advocaat jegens zijn cliënt (HvJ 8 december 2022, Orde van Vlaamse Balies e.a., C‑694/20, punt 28).”

Die spanning tussen het beroepsgeheim en de witwaspreventie leidt dan ook tot steeds weerkerende verdachtmakingen vanuit sommige geledingen van de Overheid, en dit ook zowel op nationaal als Europees vlak. Het laatste gekende voorbeeld is een rapport van 4 november 2024 dat werd opgesteld op verzoek van de Europese commissie. Dit rapport onderzoekt de risico’s tot corruptie in de EU. Het telt een 120 bladzijden, en heeft wat beroering veroorzaakt bij de advocaten alhoewel, het weze gezegd, de advocaten niet als hoofdverdachte van de corruptie worden aangeduid. Maar men kon het toch niet laten om op blz. 71 van dit verslag te vermelden dat “it is known that secrecy jurisdictions and service providers such as financial intermediaries, lawyers, bankers and accountants have emerged as constant actors in corruption and money laundering cases of all types, all over the world” [wij onderlijnen].

Men kan alleen maar vaststellen dat er nog meer verdachtmakingen van deze soort worden gericht tot de advocatuur. Er bestaat, minstens bij de Europese regelgevers, maar ook op nationaal niveau, twijfel of advocaten hun duit bijdragen tot de strijd tegen witwas.

De advocatuur neemt nochtans deze regels ernstig. De antiwitwasregels zijn trouwens opgenomen in onze codex deontologie. De OVB heeft een heus procedurehandboek gepubliceerd op zijn website, wat moet toelaten dat de advocatuur haar witwasverplichtingen naleeft. Advocaten moeten hun klanten identificeren (KYC, Know Your Customers) en oplettend zijn ten aanzien van de transacties (KYT, Know Your Transactions).

De advocaten moeten er vooral voor zorgen dat hierop door hun eigen instanties voldoende toezicht wordt gehouden zodat men kan aantonen dat deze regels worden toegepast en met de nodige ernst worden gecontroleerd. Zo niet loopt ons beroep het risico dat andere instellingen of controleorganismes deze taak op zich zullen nemen. Met andere woorden, onze onafhankelijkheid wordt hiermee bedreigd.

Met dit in gedachten heeft het advocatenkantoor van uw dienaar, Miles Legal, een drietalige applicatie ontwikkeld om zijn leden toe te laten hun witwasverplichtingen op een eenvoudige manier te eerbiedigen. Deze applicatie ligt uiteraard in de lijn van de verplichtingen die men in onze Codex terugvindt en derhalve ook met de vigerende wetgeving.

De applicatie werkt op basis van vragen met betrekking tot de cliënt en het dossier die de dominus litis moet beantwoorden. Het gebruik ervan is heel eenvoudig. De vragen gaan bijvoorbeeld over de betrokken activiteitensector, het land van herkomst van de transactie of de relatie van de advocaat met zijn cliënt. Er kunnen ook documenten worden opgeladen ten bewijze van de aangebrachte informatie. Zo kunnen bijvoorbeeld KBO uittreksels of persartikelen via deze app opgeslagen worden.

Op basis van de antwoorden en van de documenten zal de advocaat een risico-inschatting krijgen, samen met een lijst van mogelijke maatregelen en met de mogelijkheid om te vermelden welke gevolgen de advocaat eraan gegeven heeft. De applicatie is volledig aanpasbaar wat betreft het definiëren van risicocriteria en de afweging van de te nemen maatregelen, dit om aangepast te kunnen worden aan de nationale wetgeving, juridische ontwikkelingen en de bijzonderheden van elk kantoor.

Op basis van de ingebrachte gegevens zal de applicatie automatisch de periodieke of jaarlijkse verslagen produceren, zodat het kantoor ook de rapportage naar de Orde gemakkelijk kan uitvoeren.

Deze applicatie is dan ook niet enkel een hulpmiddel voor advocaten, maar is ook een eenvoudig instrument om aan derden het signaal te geven dat het kantoor de compliance uitvoert. Het is ook een manier om het beroepsgeheim te verdedigen vermits men aantoont dat de nodige maatregelen worden genomen om zich te conformeren aan de wet.

Deze applicatie heeft de internationale UIA/Lexis Nexis Inspiration LegalTech 2024 prijs gewonnen. Die prijs beloont organisaties of personen die innovaties aanbrengen om de praktijk en de werkmethodes van de advocaten te laten evolueren. Uiteraard is Miles Legal zeer fier met deze prijs. Dit toont aan dat ook kleinere kantoren met de huidige moderne technologieën tools kunnen ontwikkelen die hun administratie ontlast en dus hun kantoororganisatie verlichten. De tijd die men daarmee wint kan men voor meer lucratieve prestaties benutten.

Alex Tallon

Dit artikel verscheen eerder ook in het magazine Today's Lawyer.