Voor de jongste generatie is urenlang rondkuieren in de plaatselijke bibliotheek op zoek naar dat ene perfecte boek, lang geen evidentie meer. Efficiëntie en snelheid hebben de bovenhand gehaald. Ook het kennisbeheer in een professionele context wordt in deze modern times onderworpen aan een strak tijdsschema, waarbij cliënten en collega’s verwachten dat elk document overal en altijd in een oogwenk beschikbaar is. Say bye bye to het urenlang rondkuieren in een stoffig kantoorarchief, say hello to de digitale kennisbibliotheek waarin u via een razendsnelle en effectieve zoekfunctie in no time de perfecte match terugvindt.

Kennisbibliotheek of Knowlegde Base

In feite is de modus operandi van een digitale kennisbibliotheek of Knowlegde Base precies dezelfde als die van een fysieke bibliotheek. Eenmaal aangemeld, opent een schat aan informatie de deuren. Een item terugvinden kan eenvoudig via zorgvuldig uitgekozen trefwoorden of categorieën. Dat maakt dat deze digitale ‘boekenrekken’ logisch en gebruiksvriendelijk gerangschikt zijn, aangepast aan de noden van het moment.

Digitale winst

De winst die u boekt met een digitale kennisbibliotheek, doet u de herinneringen aan de geneugten van een papieren kantoorarchief al snel vergeten. Professionele kennis gedeeld op dit platform, is immers altijd en overal toegankelijk. Telkens wanneer de gebruiker in kwestie deze digitale omgeving betreedt, krijgt hij of zij meteen een overzicht van wat er zich precies waar bevindt in de kennisbibliotheek van uw kantoor. De opdracht waarbij u na een eerste verkennende zoekopdracht in de databank van het kantoor ook letterlijk naar een gewild document moest toestappen, wordt dan ook overbodig.

Daarnaast bevordert een digitale kennisbibliotheek de interactie tussen collega’s. Heel wat systemen vandaag de dag bieden immers de mogelijkheid suggesties en opmerkingen toe te voegen onderaan gedeelde kennisbestanden. Urenlange vergadertijden over de kleinste details uit behandelde dossiers smelten zo als sneeuw voor de zon. Uiteraard hoeft niet al uw verzamelde kennis gemeengoed te worden en kan u nog steeds zelf beslissen wat u voor wie  – digitaal – ter beschikking stelt.

Bovendien helpen zulke deelplatformen de dienstverlening naar cliënten toe te verbeteren. Vragen kunnen immers nog gerichter en beter onderbouwd beantwoord worden doordat u kan putten uit de eindeloze expertise, opgeslagen in de digitale kennisbibliotheek van het kantoor.

De basis van uw kennisbibliotheek: decennialange kennisaccumulatie

Nieuwe kennis digitaal delen en beheren is één ding, maar wat dan met de essentiële en waardevolle expertise uit het papieren kantoorarchief? Gaat die dan verloren?

Neen. Aan de hand van de implementatie van een digitale kennisbibliotheek kan u deze horde probleemloos overwinnen. Bovendien is het daarbij niet nodig al te veel aanpassingen door te voeren aan de bestaande ordeningsprincipes en -structuren op basis waarvan uw kantoorkennis reeds decennialang werd uitgebouwd.

Bestaande labels, tags en categorieën kunnen immers zonder verdere tussenkomst ook aan digitale kennisbestanden toegevoegd worden om zo de consistentie in classificatie te behouden. De meest geavanceerde digitale kennisbibliotheken bieden gebruikers daarenboven de mogelijkheid expertise op papier via scan te importeren zonder daarbij de inhoud en lay-out van het kennisbestand te wijzigen. Opgebouwde kennis gaat niet verloren, maar wordt daarentegen versterkt door nieuwe toevoegingen.

Naar een nieuwe methode voor efficiënt kennisbeheer

Voor even helemaal afgesloten zijn van de buitenwereld terwijl u rustig ronddwaalt in het  kantoorarchief, is iets waar u misschien weemoedig op terugkijkt. Maar laten we eerlijk zijn, efficiënt en snel is het niet. Tot spijt wie het benijdt, is deze nostalgische – en vaak tijdrovende – trip down memory lane in de huidige mindset van bedrijven, bovendien steeds moeilijker te verantwoorden. Een digitale kennisbibliotheek biedt op die uitdagingen een gepast antwoord.

Toe aan een nieuw digitaal hoofdstuk op kantoor? Knowlex staat u bij met de implementatie van een online en gebruiksvriendelijke kennisbibliotheek.