Het notariaat heeft een competitief nadeel in de “war for talent”. Het aantal vakantiedagen in het notariaat is laag in vergelijking met andere spelers die op zoek zijn naar goed opgeleide juristen. Het notariaat dreigt zo bekwame medewerkers mis te lopen.

Steeds meer kantoren trachten dit competitief nadeel weg te werken door extra vakantiedagen te geven. Notaris Van Hove wil meer dan een “nadeel wegwerken”; hij wil een voordeel creëren. Hij geeft zijn medewerkers de kans om onbeperkt verlofdagen op te nemen. Voldoende om TNM zeer nieuwsgierig te maken. We geven hem in dit artikel graag de kans om zijn ideeën te delen.

Een urgent probleem …

De war for talent. Als notaris ondervinden we het elke dag aan den lijve: het is moeilijk om goede medewerkers aan te trekken en/of behouden. Uiteraard is er niet één bepalende factor. Maar we moeten het durven benoemen: het gering aantal vakantiedagen in het notariaat is een steeds terugkerend pijnpunt. Het doet potentiële kandidaten afhaken.

… vraagt vernieuwende ideeën

In mijn zoektocht naar een oplossing ben ik uitgekomen op een op het eerste gezicht radicaal experiment: een onbeperkt aantal vakantiedagen. Een “onbeperkt aantal vakantiedagen” klinkt extreem, maar eigenlijk is het gewoon met een andere bril naar het werk kijken. We meten “werk” nu in het aantal gepresteerde uren en dagen. Op zich meten we zo aanwezigheid maar geen prestaties. We vragen enkel een inspanningsverbintenis.

Ik wil dit systeem in vraag stellen. Wat uiteindelijk voor mij telt, is het resultaat. Ik ga liever met mijn medewerkers een resultaatsverbintenis aan: ik formuleer een aantal verwachtingen (zowel kwalitatieve als kwantitatieve), mijn medewerkers zorgen dat ze die inlossen. Waar, wanneer, hoelang ze nodig hebben om die prestaties te leveren, zijn eigenlijk ondergeschikte vragen.

In dat opzicht is het eigenlijk ook niet correct om het over een “onbeperkt” aantal dagen te hebben. Ik heb het liever over een flexibel verlofsysteem. Het gaat erover dat we niet langer vasthouden aan de 22 dagen die we nu kennen. We moeten op een andere manier durven kijken naar hoe we ons werk aanpakken. Het experiment gaat dan ook meer over hoe we het werk organiseren. Als een medewerker goed werk levert, deadlines respecteert, dossiers opvolgt, waarom die dan in een keurslijf van een beperkt aantal vakantiedagen dwingen? Met andere woorden: het systeem is een samenspel van vertrouwen en zelfregulering.

Gevaar voor misbruik?

De vraag die telkens opnieuw gesteld wordt, is: zullen de medewerkers er geen misbruik van maken?

Ik kan met de concrete cijfers aantonen dat dit helemaal niet het geval is (zie het overzicht in de tabel hieronder). Het valt op dat heel wat collega’s er vorig jaar zelfs (nog) geen gebruik van gemaakt hebben. Eén medewerker nam meer verlof op om palliatieve zorg te verlenen. Op zich maakt echter de reden waarom iemand de verlofdagen wil gebruiken niet uit.

Nood aan flexibiliteit en continuïteit

We moeten de werkorganisatie aanpassen aan de evolutie van de maatschappij en een nieuwe generatie medewerkers. De vraag naar meer vakantiedagen kadert in een veel grotere vraag: die naar meer flexibiliteit. We moeten onze medewerkers helpen werk en privé leefbaar te combineren. Door glijdende uren, door thuiswerk, door een flexibel verlofsysteem enzovoort.

Andere sectoren hebben resoluut voor deze benadering gekozen. Willen we de concurrentie kunnen aangaan voor de beste medewerkers, dan kunnen we niet achterblijven. Ik ben ervan overtuigd dat het systeem het kantoor ten goede zal komen: makkelijkere rekrutering en een grotere retentie.

Tegelijkertijd mag de werking van het kantoor niet in het gedrang komen en moeten cliënten steeds snel en correct geholpen worden. De continuïteit van de dienstverlening hoort uiteraard een deel uit te maken van ieder verlofsysteem, zeker ook van een flexibel systeem. Deze continuïteit houdt in dat we zeker moeten zijn dat al het werk dat op de plank ligt, werkbaar blijft voor de andere medewerkers. En uiteraard dat onze cliënten optimaal, snel en correct geholpen worden. Er mogen geen dossiers blijven liggen, er mogen geen vragen onbeantwoord blijven.

Deze vraag naar continuïteit vangen we op door ervoor te zorgen dat iedereen zicht heeft op de vakantieplanning van de directe collega’s. Daarnaast moeten er steeds twee collega’s aanwezig zijn die de taken van de medewerker die een dag/dagen vrij heeft, kunnen overnemen. Iedereen moet weten welke collega welke taken van hem kan/zal overnemen. En omgekeerd: iedereen moet weten welke zaken hij moet opvolgen als zijn collega afwezig is. Die medewerker moet kennis hebben van de materie en de concrete dossiers die hij of zij eventueel moet opvolgen. Op kantoor werken we daarvoor met spiegelcollega’s. Dat zijn twee medewerkers die niet op hetzelfde moment verlof kunnen nemen.

Praktijk: duidelijke afspraken tussen kantoor en medewerkers

Het is belangrijk te weten dat onze flexibele vakantieregeling een extraatje is. Het komt boven op de gewone wettelijke verlofdagen.

Om misverstanden te vermijden hebben we onze bijkomende vakantieregeling in duidelijke afspraken gegoten, als addendum bij de arbeidsovereenkomst. Het komt er op neer dat onze medewerkers – die minstens een jaar in dienst zijn – tijdens het kalenderjaar 2022 recht hadden op een bijkomend aantal extralegale betaalde vakantiedagen. Daarbij golden natuurlijk wel enkele beperkingen. Die voorwaarden weerspiegelen de twee principes waarvoor we het hierboven hadden: flexibiliteit en continuïteit. Medewerkers kunnen maximaal tien extralegale vakantiedagen opnemen tijdens één kwartaal, voor een aaneensluitende periode van maximaal veertien dagen. Maar ze kunnen deze dagen alleen opnemen als de andere medewerkers van het kantoor de permanentie kunnen voorzien, zodat de continuïteit van het kantoor en de dienstverlening voor de cliënten steeds gewaarborgd blijft. Om die reden vragen we onze medewerkers ook hun verlof op tijd aan te vragen.

Met de flexibiliteit komt dus ook verantwoordelijkheid: de medewerkers moeten onderling overleggen en samen zoeken naar de juiste combinatie tussen flexibiliteit en continuïteit. Het systeem versterkt ook de onderlinge samenwerking en de samenhang.

Wanneer de medewerker deze tien dagen niet opneemt, gaan die verloren. Het is dus niet mogelijk ze over te dragen naar een volgend kwartaal of volgend jaar. Bij een eventueel ontslag heeft de medewerker geen recht op een uitbetaling voor deze extralegale dagen.

Conclusie

Het verhaal van notaris Van Hove is maar één voorbeeld van hoe het notariaat een moderne en flexibele werkgever kan zijn. Vertrouwen kan een alternatief zijn voor beperking en controle.

Ieder notariaat moet zijn eigen pad hierin vinden, maar de moeilijkheid die zowat alle notariaten ondervinden om medewerkers aan te trekken, noopt ons tot “out of the box”-denken. Laat dit voorbeeld alvast inspireren.

Jelle Van Hove, notaris

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven door KnopsPublishing.