Na de eerste twee Potpourri-wetten werd met de derde Potpourri-wet van 4 mei 2016 de deur geopend voor de elektronische betekening, een verdere stap in de digitalisering van justitie.

De wetswijziging (artikelen 8 tot 17 Potpourri III) zal het mogelijk maken voor gerechtsdeurwaarders om, naast de traditionele wijzen van betekening (veelal aan de woonplaats), te kiezen voor elektronische betekening.

Daarbij gebeurt de betekening ofwel aan het gerechtelijk elektronisch adres ofwel aan het adres van gerechtelijke woonstkeuze. Dit zijn twee nieuwe begrippen in het gerechtelijk wetboek.

Gerechtelijk elektronisch adres

Het gerechtelijk elektronisch adres is een uniek, door de overheid aan een persoon toegekend elektronisch adres. Dit kan voor zowel natuurlijke personen als rechtspersonen.

Hoewel het nog wachten is op uitvoeringsbesluiten is het kennelijk niet de bedoeling dat iedereen dergelijk gerechtelijk elektronisch adres krijgt maar zou het veeleer op aanvraag te bekomen zijn.

Beschikt men over zo’n gerechtelijk elektronisch adres dan is de gerechtsdeurwaarder nog steeds vrij om ofwel dit te gebruiken ofwel de akte aan de persoon te betekenen. Op deze keuzevrijheid geldt de uitzondering dat in strafzaken het OM kan opleggen dat de betekening aan de persoon moet gebeuren.

Adres van gerechtelijke woonstkeuze

Het adres van gerechtelijke woonstkeuze wordt niet van overheidswege toegekend. Niets belet dat het gaat om een ‘gewoon’ e-mailadres.

Bij betekening aan dat adres zal de geadresseerde onderneming of burger uitdrukkelijk en voorafgaand aan de gerechtsdeurwaarder zijn toestemming moeten geven voor die betekening. Hiervoor zal de deurwaarder telkens eerst een verzoek tot toestemming moeten versturen en daarop een gunstig antwoord krijgen, anders kan er geen geldige betekening plaatsvinden.

Een adres van gerechtelijke woonstkeuze kan enkel gebruikt worden voor personen die niet over een gerechtelijk elektronisch adres beschikken.

Centraal register

Er zal een digitaal platform, een databank, ingevoerd worden bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarder waar alle betekeningsopdrachten worden gecentraliseerd: het “Centraal register van gedematerialiseerde authentieke akten van gerechtsdeurwaarders” (hierna: Centraal Register).

Parketsecretariaten, magistraten en griffies zullen ten allen tijde deze betekeningsdossiers kunnen raadplegen voor wat betreft hetgeen onder hun bevoegdheid valt. Gerechtsdeurwaarders hebben toegang tot het register voor wat betreft de betekeningen die zij hebben uitgevoerd.

De uitwerking van dit systeem wordt reeds voorbereid door de Nationale Kamer, het is nog wachten op de precieze uitkomst hiervan.

Procedure van elektronische betekening

Als een gerechtsdeurwaarder een akte wil betekenen aan een persoon die over een gerechtelijk elektronisch adres beschikt, verzendt hij langs elektronische weg het bericht van betekening dat de geadresseerde aankrijgt met alle nodige informatie erin vervat.

Wil de gerechtsdeurwaarder een akte betekenen aan een persoon zonder gerechtelijk elektronisch adres dan kan hij, wanneer daar aanleiding toe is, naar een adres van gerechtelijke woonstkeuze een verzoek tot toestemming voor de elektronische betekening sturen. Er kan dan enkel betekening plaatsvinden mits deze toestemming gegeven wordt.

In beide gevallen zal de gerechtsdeurwaarder binnen de 24u na hetzij het bericht van betekening, hetzij het verzoek tot toestemming, een elektronisch bericht van bevestiging van betekening ontvangen vanwege het Centraal Register.

Dit bevestigt de daadwerkelijke betekening van de akte. De betekening wordt dan geacht te zijn gedaan op de datum van de verzending van het bericht tot betekening of het verzoek tot toestemming.

Als dat bericht van bevestiging van betekening er niet binnen de 24 uur komt, wordt de elektronische betekening als niet mogelijk beschouwd.

Als de geadresseerde de akte effectief opent, ontvangt de deurwaarder een bericht van opening. Blijft een bericht van opening uit binnen de 24 uur, dan stuurt de deurwaarder een brief per gewone post aan de geadresseerde met de melding dat er een elektronische betekening heeft plaatsgevonden. De betekening blijft in dat geval wel geldig.

Algemeen

De elektronische betekening zal mogelijk zijn zowel in burgerlijke zaken als in strafzaken.

Het laat zich aanzien dat dit slechts mogelijk zal zijn voor personen en bedrijven of instellingen die er bewust voor kiezen aktes op die manier te ontvangen. Men denkt daarbij bijvoorbeeld aan gerechtsdeurwaarders of advocaten aan wie aktes betekend moeten worden wanneer er keuze van woonplaats gedaan is, maar ook bijvoorbeeld aan verzekeringsmaatschappijen en andere ondernemingen die structureel vaak in gedingen betrokken zijn, en die op die manier de papierstroom kunnen digitaliseren en aldus kosten besparen.

Het is nog wachten op de verdere praktische uitvoering en uitwerking van de nieuwe wetgeving. De toepasselijke artikelen 8 tot 17 van Potpourri III treden in principe in werking op 31 december 2016.

Hayat Boujdaini

Bert Gregoir

Stappers, Eliaerts & Thiers Advocaten

Illustratie: Schilderij Quentin Massys – Portret van een Man – afbeelding: Wikipedia