1. In de Overheidsopdrachtenrichtlijn 2014/24/EU[1] heeft de Europese regelgever beklemtoond dat de elektronische communicatie het standaardmiddel moet worden voor de communicatie en de informatie-uitwisseling in aanbestedingsprocedures. Immers versterken ze de mogelijkheden voor ondernemers om deel te nemen aan gunningsprocedures op de gehele interne markt[2].

Aan de lidstaten werd opgelegd over te schakelen naar de elektronische communicatie in het kader van de gunningsprocedure vanaf 18 oktober 2018. De verplichting zal dus gelden voor opdrachten die vanaf 18 oktober 2018 worden bekendgemaakt in het Publicatieblad van de EU.

Het gaat om de volgende opdrachten:

Vanaf 1 januari 2020 dient de elektronische procedure eveneens te worden toegepast in de gunningsprocedures onder de Europese drempelbedragen.

2. Concreet betekent dit dat de ondernemers hun aanvragen tot deelname en offertes indienen op een elektronisch platform dat beantwoordt aan de vereisten opgelegd door de wetgeving overheidsopdrachten[7]. In een aantal zeer uitzonderlijke gevallen kan nog worden afgeweken van deze verplichting. Deze uitzonderingen worden opgesomd in artikel 14, § 2, van de Overheidsopdrachtenwet.

Dit platform moet met name de volgende door de Overheidsopdrachtenwet opgelegde waarborgen bieden:

• het exacte tijdstip van ontvangst kan worden vastgesteld;
• niemand heeft voor de uiterste datum van indiening toegang tot de documenten;
• alleen de gemachtigde personen hebben toegang tot de documenten en zij blijven slechts toegankelijk voor deze personen;
• de belanghebbende partijen beschikken over gegevens inzake de elektronische indiening, inclusief encryptie of tijdstempeldiensten.

Het spreekt dus voor zich dat het aanbieden door de aanbestedende overheid van een elektronische postbus niet volstaat om te kunnen spreken van een elektronisch platform.

Daarom besparen de meeste aanbestedende overheden zich de kosten en inspanningen om een eigen elektronisch platform te creëren en sluiten zij zich aan bij het platform e-Tendering van de FOD BOSA (https://my.publicprocurement.be).

De aanbestedende overheden die dus nog niet beschikken over een elektronisch platform, dienen de nodige stappen te ondernemen om een dergelijk platform te kunnen aanbieden voor de Europese opdrachten die zij publiceren vanaf 18 oktober e.k.

3. Ondernemingen langs hun kant dienen er op toe te zien dat zij op correcte wijze hun elektronisch ingediende offertes kunnen ondertekenen.

Op het platform e-Tendering wordt de handtekening normaal gezien geplaatst door gebruik van de identiteitskaart en het plaatsen van de pincode. Het gebruik bijvoorbeeld van een gescande handtekening of het inscannen van een met de hand ondertekende offerte volstaat dus niet[8].

Tenzij de onderneming over een eigen elektronische handtekening beschikt, dienen de documenten die zij indient in het kader van een overheidsopdracht te worden ondertekend door de natuurlijke persoon die gemachtigd is de onderneming te verbinden, overeenkomstig de statuten, de wetgeving of een bijzondere lastgeving.

Wat de naamloze vennootschap betreft, wordt vaak over het hoofd gezien dat de Raad van State oordeelt dat het ondertekenen van een offerte geen daad van dagelijks bestuur uitmaakt[9]. Daaruit volgt dat, behoudens afwijking in de statuten, de raad van bestuur het bevoegde orgaan is om de offertes te ondertekenen. In de praktijk is het vaak onmogelijk om alle offertes te laten ondertekenen door de raad van bestuur van de vennootschap. In dat geval dringt een wijziging van de statuten of het verlenen van een bijzondere volmacht zich op.

Er kan een bijzondere volmacht verleend worden aan meerdere personen zodat de afwezigheid van een enige gevolmachtigde er niet voor zorgt dat de offerte niet meer geldig kan worden ondertekend.

De overschakeling naar de elektronische procedure vormt dan ook het uitgelezen tijdstip voor ondernemingen om te verifiëren of:

• de personen die aanvragen tot deelneming en offertes voor overheidsopdrachten ondertekenen daartoe wel degelijk bevoegd zijn overeenkomstig de statuten, de wetgeving of een bijzondere volmacht;
• er verzekerd wordt dat de onderneming in alle omstandigheden over de mogelijkheid beschikt haar aanvragen tot deelneming en offertes te laten elektronisch ondertekenen.

Zelfs indien de onderneming in het verleden reeds heeft deelgenomen aan overheidsopdrachten, is het nuttig dit onderzoek te voeren.

Vaak wordt een probleem slechts vastgesteld op het ogenblik dat een aanvraag tot deelneming of een offerte onregelmatig wordt verklaard in het kader van een gunningsprocedure.

Beter voorkomen dan genezen is de boodschap dus.

Anthony POPPE
Advocaat

Xirius Public

Wilt u meer lezen van deze auteur? Bekijk hier de auteurspagina.

Voetnoten
[1] Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG.

[2] Overweging 52 van de Overheidsopdrachtenrichtlijn.

[3] Bedragen zijn exclusief BTW.

[4] 144.000 € voor federale overheidsdiensten.

[5] 144.000 voor federale overheidsdiensten.

[6] Wet inzake overheidsopdrachten : het betreft met name diensten inzake gezondheidszorg, administratieve diensten van onderwijs, diensten voor verplichte sociale verzekering, … (Bijlage III van de wet).

[7]. In een aantal zeer uitzonderlijke gevallen kan nog worden afgeweken van deze verplichting. Deze uitzonderingen worden opgesomd in artikel 14, § 2, van de Overheidsopdrachtenwet.

[8] RvS, 29 mei 2013, nr. 223.636, bvba Estate and Landscape Management.

[9] RvS, 12 januari 2010, nr. 199.434, NV Mazout Express, nr. 6.1; RvS, 6 juni 2014, nr. 227.654, nv VBG, nr. 8.3; RvS, 24 juni 2014, nr. 227.807, NV Renotec, nr. 10.