In de jaargang 2019 nr. 3 van Today’s Lawyer gaf Sophie Lens een overzicht van de interacties tussen het beroepsgeheim en de bedrijfsgeheimen. Nu richten we de aandacht op de samenstelling van de vertrouwelijkheidskring en de rol van de advocaat.

Waarover gaat het?

Artikel 871bis van het Gerechtelijk Wetboek omschrijft de manier waarop bedrijfsgeheimen moeten worden behandeld in het kader van een gerechtelijke procedure. De algemene regel van de tegensprekelijkheid der debatten wordt aldus omkaderd om tegemoet te komen aan de noodzaak om bedrijfsgeheimen te beschermen. Inderdaad, een partij is verplicht het bewijs te leveren van wat zij aanvoert (art. 870 Ger.W.), maar kan niet verplicht worden haar bedrijfsgeheimen openbaar te maken. Artikel 871bis houdt dan ook een compromis in.

De wetgever legt eerst en vooral een algemene regel op aan partijen die kennis krijgen van bedrijfsgeheimen naar aanleiding van een procedure: voor zover de rechter het vertrouwelijk karakter ervan heeft erkend, zijn alle personen die hiervan kennis krijgen verplicht deze vertrouwelijkheid te eerbiedigen.

Maar op verzoek van de partij die aanbiedt het bewijs te leveren met mededeling van een bedrijfsgeheim kan de rechter verder gaan. Hij kan de mededeling van deze stukken beperken tot de personen, of categorieën van personen, die hij aanduidt. Zo ook de toegang tot de openbare debatten waarin deze bedrijfsgeheimen ter sprake komen: hier ook kan de rechter een beperking opleggen tot personen of categorieën van personen. Dit noemt men de vertrouwelijkheidskring.

Onnodig te zeggen dat dit ten zeerste aanbevolen is: bedrijfsgeheimen meedelen aan de tegenpartij zonder vertrouwelijkheidskring verhoogt uiteraard het risico op openbaarmaking zonder dat men noodzakelijk kan identificeren wie aan de oorsprong ligt van het lek.

Er lijken echter wel wat misvattingen te bestaan rond het tijdstip waarop een stuk als bedrijfsgeheim moet worden beschouwd en de samenstelling van een vertrouwelijkheidskring.

Dit bewijst een arrest van het hof van beroep van Antwerpen van 13 mei 2020 (AR 2020/RK/8, I.R. D.I. 2020/2, 176 e.v., met noot Tom Heremans en Françoise Billen) waar het hof ingaat op de kwalificatie van een aantal stukken als zijnde gedekt door het bedrijfsgeheim. Doch wanneer een partij aanvoert en aantoont een bedrijfsgeheim te moeten meedelen in het kader van een procedure is artikel 871bis van toepassing (de wet spreekt trouwens van het “vermeend bedrijfsgeheim”). Het bedrijfsgeheim houdt pas op een “vermeend” bedrijfsgeheim te zijn indien de rechter dit beslist, maar dat kan hij uiteraard slechts doen na mededeling van deze stukken. De stukken zelf moeten dus niet a priori worden geïdentificeerd als bedrijfsgeheim.

De rechter moet zich met andere woorden enkel a posteriori uitspreken over deze kwalificatie.
Vastgesteld moet worden dat het hof in dit geval niet geholpen werd door de partijen bij de doelstelling en samenstelling van de vertrouwelijkheidskring. Vandaar dat in dit arrest een vertrouwelijkheidskring opgericht wordt waarin alle partijen zijn vertegenwoordigd. Welnu, de wet sluit dit niet expliciet uit, maar een vertrouwelijkheidskring oprichten met leden van de partij die de stukken, gedekt door het bedrijfsgeheim, wenst mede te delen is absurd. Een vertrouwelijkheidskring viseert dus niet één kring als dusdanig in een dossier, maar er kunnen evenveel vertrouwelijkheidskringen opgericht worden als er partijen zijn. Deze vertrouwelijkheidskring bestaat minstens uit de advocaten van die partij en bovendien moet één natuurlijke persoon per partij erbij betrokken worden. Zij zijn dan samen gehouden om de vertrouwelijkheid te eerbiedigen van de mededeling van deze bedrijfsgeheimen door de andere partij (of partijen).

Voor het hof in Antwerpen hadden twee van de drie partijen bovendien geen natuurlijke persoon aangeduid zoals de wet het oplegt. Hierdoor waren enkel de respectievelijke advocaten van deze partijen lid van de vertrouwelijkheidskring. Volgens het hof kan dit geen obstakel vormen om een vertrouwelijkheidskring samen te stellen, maar het hof voegt eraan toe: “terzijde wenst het hof te wijzen op een mogelijke verhoogde beroepsaansprakelijkheid van de respectievelijke raadslieden en dat het hof, indien hiertoe een verzoek wordt overgemaakt, de vertrouwenskring eventueel kan uitgebreid worden tot één natuurlijke persoon van elke partij”.

Dit is evenwel strijdig met de wet die de samenstelling van deze kring regelt, en beter ware geweest om de nalatige partij nog een laatste termijn te geven om een natuurlijke persoon aan te wijzen. Een partij die niet meewerkt aan de oprichting van de vertrouwelijkheidskring ontzegt zich de toegang tot deze stukken zolang hun kwalificatie als bedrijfsgeheim door de rechter niet wordt herzien.

In een arrest van de voorzitter van de Franstalige ondernemingsrechtbank te Brussel van 31 oktober 2019 (IC IP 2019, nr. 4, blz. 657 e.v.) worden de regels met meer duidelijkheid geschetst, onder meer wat betreft de personen die toegelaten moeten worden tot deze vertrouwelijkheidskring. Deze kring werd opgelegd aan de partij die inzage krijgt van bedrijfsgeheimen van de andere partij. De vraag om ook deze andere partij een vertrouwelijkheidskring op te leggen werd afgewezen omdat de noodzaak hiervan (nog) niet werd aangetoond.

De rol van de advocaat

De advocaat zal eerst moeten toezien op de samenstelling van deze vertrouwelijkheidskring. Het is belangrijk dat hierbij technische expertise aanwezig is. Dit moet inderdaad deze partij toelaten te controleren of deze stukken inderdaad als bedrijfsgeheimen moeten worden gekwalificeerd. Verder zal dit ook moeten toelaten om de zaak in staat te stellen met de nodige technische input van de cliënt.

Hierbij moet belicht worden iets wat doorgaans minder aandacht geniet: heeft de advocaat ook een beroepsgeheim voor de informatie die hij van de tegenpartij ontvangt?

In het kader van de vertrouwelijkheidskring lijkt het antwoord gemakkelijk indien de stukken inderdaad worden beschouwd als bedrijfsgeheimen. Los van zijn beroepsgeheim, zal de advocaat de wettelijke plicht hebben om deze geheimen niet te openbaren. Let erop dat indien een inbreuk gebeurt op deze specifieke geheimhoudingsplicht, de advocaat persoonlijk aansprakelijk kan gesteld worden voor alle nadelige gevolgen die eraan verbonden zijn. Dit betekent waarschijnlijk ook dat hij niet verder in de betrokken zaak zal kunnen optreden, want hij heeft vanaf dat ogenblik ook een persoonlijk belang te verdedigen. Dit geldt zowel in de hypothese dat hij dit geschonden heeft ten voordele van zijn cliënt als tegenover een derde.

Er zou ook een probleem kunnen zijn indien men aanvaardt dat er een solidariteit bestaat tussen de leden van de vertrouwelijkheidskring. Dit zou het geval kunnen zijn wanneer het niet duidelijk is welk lid van de kring aan de oorsprong ligt van de schending.

Er zijn dus voor de advocaat een aantal valkuilen bij de toetreding tot de vertrouwelijkheidskring, waarvan hij noodzakelijk lid moet zijn.

Hoe deze specifieke vertrouwelijkheid- en aansprakelijkheidsproblematiek zich verhoudt tot zijn kantoorgenoten en administratief kantoorpersoneel wordt best ook geregeld, al is het niet door de rechter, dan toch minstens binnen het advocatenkantoor.

Maar wat indien de stukken door de rechter uiteindelijk niet worden beschouwd als bedrijfsgeheimen? Kan de advocaat deze stukken dan openbaren?

Het is evident dat hij deze stukken aan zijn cliënt kan meedelen buiten de opgerichte vertrouwelijkheidskring. Maar verder dan dat kan hij niet gaan.

Het beroepsgeheim strekt zich immers uit over de geheimen die toevertrouwd worden uit hoofde van het beroep van advocaat (art. 458 Sw.). Met geheimen worden niet enkel bedrijfsgeheimen bedoeld, maar wel alle informatie waarvan hij kennis krijgt in het kader van de uitoefening van zijn beroep en die niet voor openbaarmaking bedoeld zijn, wat ook hun methode van bewaring is en wat ook hun commerciële waarde is. Alles wat hij verneemt bij de behandeling van een dossier, en dat niet geacht wordt openbaar te worden gemaakt, zal aldus door het beroepsgeheim gedekt zijn. Het gaat om wat hij verneemt als advocaat (dus in zijn kerntaken), ook al is de informatie afkomstig van een tegenpartij of van een derde. Als lid van de vertrouwelijkheidskring handelt de advocaat in het kader van zijn kerntaken en is hij dus verplicht zijn beroepsgeheim te eerbiedigen.

Alex Tallon, advocaat, stichter en vennoot Miles Legal

Bovenstaande bijdrage verscheen eerder in nummer 2020/4 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.