U krijgt van uw klanten wel eens de vraag om hun factuur op te stellen in een andere taal. Mag u dit zomaar doen en waarmee houdt u best rekening? Hieronder zetten we de huidige regels even op een rij.

Algemene regel

Wanneer de exploitatiezetel van uw onderneming zich in het Nederlandse taalgebied bevindt, schrijft de wet voor dat alle vennootschapsdocumenten –  inclusief facturen – in het Nederlands moeten worden opgesteld. Indien deze regel wordt geschonden, is de factuur nietig.

Uitzonderingen

Gezien deze regel in de praktijk niet altijd haalbaar is, werd de wetgeving uitgebreid door het decreet van 7 juli 2017 houdende diverse bepalingen met betrekking tot het beleidsdomein Werk en Sociale Economie.

Sinds dit decreet, heeft de onderneming de mogelijkheid om haar factuur tevens in een andere taal op te stellen, als er aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

• De factuur wordt opgemaakt in een taal die beide partijen begrijpen. én
• De tegenpartij moet zich bevinden in één van de lidstaten van de Europese Unie of van de Europese Economische Ruimte (hierna: ‘EER’).

Alle officiële talen erkend in de Europese Unie en alle officiële talen van de lidstaten van de EER mogen worden gebruikt.

Een factuur die voldoet aan deze voorwaarden wordt erkend als rechtsgeldig. Een belangrijke opmerking hierbij is dat men er steeds toe gehouden blijft de initiële factuur op te stellen in de taal eigen aan de ligging van de exploitatiezetel van de onderneming. De anderstalige factuur is bijgevolg steeds bijkomstig.

Belgische ondernemingen

Facturen die worden uitgereikt tussen partijen die zich beiden in België bevinden zullen steeds volgens de algemene regel worden opgesteld. Indien u als Nederlandstalige onderneming bijvoorbeeld een Franstalige factuur wenst op te stellen omdat uw klant Franstalig is, dan kan dit slechts een vertaling zijn van de initiële Nederlandstalige rechtsgeldige factuur.

Hierbij raden wij aan om steeds zowel de vertaling van de factuur als de originele versie aan uw klant te bezorgen. De originele versie zal immers steeds de overhand hebben op de vertaling, in geval er een verschil zou zijn tussen beiden.

Lies De Man, Senior Advisor Legal Vandelanotte