Les temps ont bien changé pour les administrateurs bénévoles des nombreuses associations, certaines études chiffrent près de 150.000 en Belgique. Sachant que chaque conseil d’administration est formé de minimum deux ou trois membres, parfois au-delà de dix, nombre de nos compatriotes sont administrateurs d’au moins une ASBL.

Dans l’ancien temps, jusqu’il y a environ trois ans, on acceptait d’être administrateur d’une association pour faire plaisir à son président ou un ami ; on rendait service sans se soucier des éventuelles conséquences de cette fonction bénévole. On faisait de son mieux pour contribuer à l’objet de l’association sans trop se soucier des obligations administratives, comptables et fiscales. On tenait une assemblée générale, ou pas. On envoyait les comptes annuels au Tribunal de l’Entreprise, ou pas. Bien sûr, de très nombreuses associations étaient déjà gérées de manière très rigoureuse en veillant au respect des échéances et à limiter les risques tant pour l’association que pour ses administrateurs.

Mais la situation n’est plus ce qu’elle était : les ASBL sont des entreprises depuis 2018, la loi de 1921 a disparu (remplacée par le Code de droit économique), et le code des sociétés et des associations (le CSA) les concerne toutes depuis janvier 2020. Il leur impose d’adapter leurs statuts pour le 1er janvier 2024, mais ce n’est pas tout. Certes, elles ont encore deux années pour le faire, mais comme il s’agira parfois d’une refonte globale des statuts, il n’est pas trop tôt pour déjà y réfléchir. Eclairons ici la différence entre une société et une association sans but lucratif : à l’opposé de la première, la seconde peut avoir une activité commerciale mais sans intention de procurer un avantage patrimonial à ses membres ou administrateurs, sauf dans le but désintéressé statutaire. En découlent diverses différences, notamment au niveau fiscal.

L’administrateur qui ne serait pas conscient de ses responsabilités prendrait de gros risques.

Quatre catégories

Il existe à présent quatre catégories d’ASBL en fonction de trois critères : leur chiffre d’affaires (ou recettes), le total de leur bilan et leur effectif salarié. Seules les plus petites sont dispensées d’une comptabilité en partie double. Mais en pratique, tenir une comptabilité simplifiée ne favorise pas le suivi et la gestion d’une association ayant un minimum d’activité.

Le CSA consacre l’existence de deux organes dans toute ASBL : d’une part l’assemblée générale qui n’a que quelques pouvoirs (dont l’approbation des comptes et du budget ainsi que les nominations/démissions des administrateurs) et d’autre part l’organe d’administration (appellation légale du conseil) qui a quasiment tous les pouvoirs pour réaliser l’objet de l’association.

Sauf que lorsque l’association ne comprend que deux membres, son organe d’administration doit comporter au minimum trois personnes. Il peut s’agir de personnes physiques ou morales (une société ou une autre ASBL), ces dernières devant obligatoirement nommer une personne physique pour les représenter. Une personne physique administrateur ne peut en même temps être le représentant permanent d’une société également administrateur.

En assemblée générale, le calcul de la majorité est modifié : si auparavant on tenait compte des abstentions et des votes nuls pour déterminer la majorité, ils ne peuvent plus faire partie du dénominateur qui ne totalise que les votes exprimés et valables.

Sachez encore que l’organe d’administration est collégial. En clair, un administrateur n’est pas seulement responsable de ses propres actes mais aussi de ceux de ses collègues. Concrètement, si un Tribunal décide qu’une personne a subi un dommage causé par la faute du conseil d’administration d’une ASBL, cette personne peut s’adresser à l’administrateur de son choix pour obtenir réparation, par exemple le plus fortuné, sans devoir obligatoirement s’adresser au seul fautif. La recommandation pour tout administrateur qui n’est pas d’accord avec l’opinion ou la décision prise par ses collègues est d’absolument confirmer son désaccord par écrit le plus tôt possible.

Conflits d'intérêts

Mais encore, toute répartition de fonction entre les membres de l’organe d’administration n’est pas opposable aux tiers. Il faut en retenir que par exemple, dans une association ayant nommé un trésorier qui ne fait pas bon usage des fonds de l’association, un administrateur ne pourrait pas se retrancher derrière l’argument de n’avoir été que passif qui ne voulait que rendre service à l’association.

Epinglons enfin la nouvelle procédure de gestion des conflits d’intérêts entre un administrateur et l’association qui diffère de celle prévue pour les sociétés. En synthèse, l’administrateur en conflit doit en informer l’organe d’administration qui, après débat, doit formaliser sa décision en un procès-verbal.

Les nouveautés pour les ASBL sont encore nombreuses. Qu’en retenir actuellement ? Tout d’abord que l’organe d’administration a pour mission capitale de veiller à l’adaptation des statuts avant le 1er janvier 2024, ce qui impliquera pour de nombreuses associations de consulter un spécialiste pour cette nouvelle conformité légale.

Ensuite, qu’accepter une fonction d’administrateur dans une ASBL n’est pas sans risque. Cette fonction n’est pas toujours périlleuse, elle reste souvent simple et sans danger. A une époque où tout est plus encadré, à chacun de réfléchir aux contours et aux responsabilités de la fonction qu’il accepte et aux personnes avec qui il s’engage.

Charles Markowicz, expert-comptable certifié – Costmasters