Depuis le 1er juillet 2024, une nouvelle obligation a été introduite pour les entreprises et les indépendants établis en Belgique. Ils sont désormais tenus d'enregistrer leurs associés actifs  et aidants dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Cette mesure s'inscrit dans le cadre plus large de la lutte contre la fraude sociale menée par les pouvoirs publics et vise à prévenir les abus du statut d'indépendant. Voici un bref résumé de cette nouvelle mesure.

À qui s'applique l'obligation ?

La nouvelle obligation vise les entreprises et les indépendants qui travaillent dans le secteur de la construction et du nettoyage (travaux immobiliers) et dans lesquels sont occupés des associés actifs ou des aidants. Cette obligation n’est pas liée à la nécessité de s'affilier à une caisse d'assurance sociale, qui doit toujours être évaluée au cas par cas.

Associés actifs

Critères pour être considéré comme associé actif au sein d'une entreprise :

• détenir au moins une action de la société ;
• exercer personnellement en Belgique une activité réelle au sein de cette entreprise ;
• ne pas être déclaré pour cette activité dans le régime des salariés au moment où cette activité est exercée.

Important : les mandataires qui sont également des associés actifs sont soumis à cette obligation d'enregistrement s'ils exercent des activités "opérationnelles" en plus des activités "managériales". Les associés actifs  silencieux, en revanche, ne sont pas soumis à l’inscription obligatoire.

Aidants

Critères pour être considéré comme aidant d'un indépendant:

• en Belgique, assister ou remplacer un indépendant dans l'exercice de sa profession ;
• ne pas être lié à cet indépendant par un contrat de travail.

Une exception s'applique aux conjoints aidants, aux aidants non mariés de moins de 20 ans (jeunes aidants) et aux aidants occasionnels.

Quelles sont les données à renseigner ?

Les informations suivantes doivent être introduites et mises à jour dans la BCE par les entreprises et les indépendants :

• le nom de l’associé d’actif ou de l’aidant;
• le prénom de l’associé actif ou de l’aidant;
• le numéro de registre national ou le numéro bis de l’associé actif ou de l’aidant;
• la date de début et la date de fin de l'activité en qualité d’associé actif ou d’aidant.

Dans quel délai les données doivent-elles être enregistrées ?

Pour les associés actifs et aidants qui avaient débuté avant le 1er juillet 2024 ou qui commencent leurs activités entre le 1er juillet 2024 et le 31 décembre 2024, une période transitoire est prévue, au cours de laquelle l'enregistrement dans la BCE doit être effectué au plus tard le 31 décembre 2024.

Pour les associés actifs et aidants qui commencent leurs activités après le 1er janvier 2025, l'enregistrement doit être effectué avant le début de ces activités. Lors de la cessation des activités, les données dans la BCE doivent être mises à jour en conséquence dans les 15 jours suivant la date de fin des activités.

Plus précisément, l'enregistrement et la mise à jour de ces données se font via le site internet My Enterprise (éventuellement par un mandant).

Y aura-t-il une sanction en cas de non-respect ?

Les entreprises ou les indépendants qui ne respectent pas cette obligation s'exposent à une amende administrative de 500 à 4 000 euros par infraction constatée. Le respect de la nouvelle obligation sera contrôlé par l'ONSS. Lorsqu'une entreprise ne respecte pas cette obligation, chaque administrateur ou gérant de cette entreprise est solidairement responsable.

Conclusion

L'obligation d'enregistrement des associés actifs et aidants est un point d’attention majeur pour toutes les entreprises et les indépendants belges et actifs dans les secteurs de la construction et du nettoyage. Actuellement, nous sommes encore dans une période transitoire, mais à partir du 1er janvier 2025, cet enregistrement devra intervenir avant le début de leurs activités.

Elissa Vantomme et Chelsy Deventer – Vandelanotte