Vous avez récemment reçu un e-mail ou une lettre concernant la déclaration Reprobel ? Il est alors essentiel d’agir rapidement et correctement. En effet, cette déclaration est légalement obligatoire pour de nombreuses entreprises.

Qu’est-ce que la déclaration Reprobel ?

La déclaration Reprobel est une déclaration annuelle à introduire auprès de Reprobel, la société de gestion belge chargée de percevoir et de répartir les redevances pour la reprographie. Cette redevance couvre la copie, l'impression ou la numérisation d'œuvres protégées par le droit d'auteur, telles que des journaux, livres, magazines ou newsletters.

On peut comparer cette redevance à celle de la SABAM, mais elle concerne spécifiquement les reproductions internes au sein de votre organisation. Les montants perçus sont redistribués aux auteurs et éditeurs représentés par Reprobel.

Toute organisation réalisant ce type de reproduction est tenue de faire cette déclaration. Heureusement, la procédure est rapide et peut être effectuée en ligne.

Deux types de déclarations Reprobel

Bizili by Reprobel (licence combinée papier + numérique)

La licence Bizili couvre à la fois les reproductions numériques et papier de textes et images protégés par le droit d’auteur. La redevance dépend du secteur d’activité et du nombre d’employés dans votre entreprise.

La déclaration de reprographie (papier uniquement)

Cette déclaration concerne uniquement les reproductions papier d’œuvres protégées. Les reproductions numériques ne sont pas couvertes par cette formule. Le tarif est de 0,0554 EUR par photocopie (hors TVA). Il est également possible de payer une redevance forfaitaire par équivalent temps plein (ETP), qui varie de 8, 12 ou 20 EUR (hors 6 % de TVA) selon le secteur. Pour les impressions d'œuvres protégées, une redevance par page de 0,066 EUR (hors TVA) est appliquée, par année de référence.

Bon à savoir : ces frais sont déductibles fiscalement en tant que frais professionnels.

Quand devez-vous faire votre déclaration ?

Chaque année, Reprobel envoie un courrier ou un e-mail aux entreprises concernées au cours du premier trimestre. Cette communication mentionne également la date limite de dépôt de la déclaration.

Les déclarations tardives ou manifestement incorrectes peuvent entraîner des sanctions légales, telles que des tarifs majorés par page. En cas d’infractions au droit d’auteur dans l’environnement numérique, la sanction peut représenter un multiple de la redevance normale.

Il est donc fortement recommandé de soumettre une déclaration exacte et dans les délais.

par Julie Vantomme et Els Van Eenhooge – Vandelanotte