De nombreuses entreprises et associations ont leurs exercices annuels qui se clôture le 31 décembre 2020. Cela signifie que les comptes annuels et les rapports annuels doivent être établis par l’organe de direction de la société et que l’assemblée générale annuelle des actionnaires ou des membres doivent avoir lieu.
Il va de soi que les organes de gestion ainsi que l’assemblée générale des actionnaires et l’assemblée des membres devront se réunir à un autre moment.
Si les administrateurs, les actionnaires, les membres et le commissionnaire des comptes doivent en principe assister aux réunions, cela sera toutefois impossible avec les mesures du coronavirus et la distance sociale exigée.
Le Code des sociétés et des associations offre des solutions pour organiser des réunions ou prendre des décisions sans présence physique.
De plus, la force majeure, de même que le principe suivant lequel “la nécessité ne connaît pas la loi” sont applicables.
Nous donnons ci-après un aperçu de ce qui est autorisé en ce qui concerne le processus de prise de décision de chaque organe, selon la forme sociale respective des sociétés :
Décisions de l’organe d’administration
L’organe d’administration de la société à responsabilité limitée (SRL) qui est composé de plusieurs membres agissant comme un seul organe, l’organe d’administration de l’association sans but lucratif, le conseil d’administration de la société anonyme (SA), le conseil de surveillance et le comité exécutif de la société anonyme (SA) ont chacun le droit de prendre des décisions par écrit, à condition que les décisions soient approuvées à l’unanimité par tous les membres.
Il est possible que les statuts aient exclu la possibilité de prendre des décisions par écrit. En ce qui concerne le conseil de surveillance et le conseil de direction, les statuts peuvent avoir stipulé que certaines décisions ne peuvent être prises par écrit, auquel cas des réunions physiques doivent avoir lieu.
Il convient de noter que la plupart des statuts actuels et actualisés permet au conseil de direction de décider par écrit, ou du moins n’excluent pas cette possibilité. Ils offrent même la possibilité de se réunir à distance ou avec procuration (auquel cas la représentation peut être limitée).
Décisions des actionnaires et des membres
Les actionnaires des sociétés ont également la possibilité de décider à l’unanimité et par écrit sur tout sujet relevant de la compétence de l’assemblée des actionnaires, à l’exception des décisions qui doivent être prises par acte authentique et établis devant un notaire.
Ces décisions doivent être communiquées à l’organe de direction, au commissaire des comptes et à certaines catégories de détenteurs de titres.
Si la société décide de convoquer une assemblée générale des actionnaires, plusieurs options sont possibles :
- L’actionnaire peut désigner un mandataire qui assiste à l’assemblée en son nom. Parfois, les statuts limitent le nombre de représentations, mais cela n’est pas le cas pour la plupart des sociétés.
- L’actionnaire peut exprimer son vote par écrit avant l’assemblée générale des actionnaires ; une société à responsabilité limitée (SA) peut prévoir la possibilité de voter via le site internet.
- L’actionnaire peut exprimer son vote par voie électronique avant l’assemblée générale.
- L’actionnaire peut assister à l’assemblée à distance, grâce à un moyen de communication que la société met à sa disposition.
Les statuts doivent prévoir ces alternatives pour la tenue des assemblées générales des actionnaires, ce qui est le cas pour la plupart des sociétés.
Lorsque les actionnaires votent à distance, ou lorsque les actionnaires peuvent assister aux assemblées à distance, la société doit s’assurer que la capacité et l’identité puissent être contrôlées. Tous les participants à distance doivent pouvoir participer à l’assemblée sans interruption et en même temps.
Le président, le secrétaire (et éventuellement le scrutateur) ne sont pas autorisés à participer à distance à l’assemblée, de même que l’organe de direction et le commissaire aux comptes.
Décisions des obligataires
De même, les décisions des détenteurs d’obligations peuvent être prises par voie électronique ou par écrit. Une décision sera considérée comme adoptée si les détenteurs d’obligations, qui représentent au moins les trois quarts du montant des obligations existantes, approuvent cette décision.
Les règles relatives à la convocation de l’assemblée des obligataires doivent être prises en compte, même lorsque la décision est prise par écrit ou à distance.
Décisions des membres des associations sans but lucratif (ASBL)
Contrairement à ce qui se passe pour les sociétés, la loi ne prévoit pas la possibilité pour les membres d’une ASBL de prendre leurs décisions par écrit. La loi permet que les membres soient représentés à l’assemblée générale. Sauf disposition contraire des statuts de l’association, cette représentation est illimitée.
Il reste toujours que la loi n’exclut pas ou n’interdit pas aux membres de l’ASBL de prendre des décisions par écrit (comme c’est le cas pour les sociétés) ou d’organiser des réunions de membres avec participation à distance. Dans ces cas, tous les membres doivent accepter cette procédure sans condition, à moins qu’elle soit explicitement prévue dans les statuts.
Assouplissements du gouvernement
L’assouplissement du gouvernement comprend un certain nombre de dérogations aux règles existantes concernant les réunions à tenir par les organes des sociétés et associations et les comptes annuels à déposer pendant la période du 1er mars 2020 au 30 juin 2020.
Les sociétés concernées (l’arrêté royal ne couvre pas seulement les sociétés mais aussi toutes les autres entités juridiques, réglementées ou non) ne sont pas tenues de suivre ces dérogations.
Les décisions déjà prises lors des assemblées valablement tenues restent inchangées.
L’assemblée générale
L’organe d’administration peut imposer aux participants de chaque assemblée générale :
- de voter à distance avant l’assemblée générale, en utilisant un formulaire fourni par la société, conformément aux statuts ou à la loi ; ou
- d’accorder une procuration à une personne désignée par l’organe d’administration.Le formulaire de vote ou la procuration dûment rempli et signé peut être envoyé à l’adresse de l’entité par tout moyen, y compris par e-mail, avec une version scannée ou photographiée.
Lorsque la société a demandé aux participants d’une assemblée générale de voter au moyen d’un formulaire ou d’une procuration, elle peut leur interdire d’être physiquement présent à l’assemblée et peut exiger que les questions soient posées par écrit à l’avance.
L’organe d’administration est tenu de répondre aux questions par écrit et avant le vote, ou oralement si l’assemblée est tenue par des moyens de communication électroniques.
Même lorsque les statuts ne le prévoient pas, l’assemblée générale peut être tenue par des moyens de communication électroniques.
Lorsque le code des sociétés et associations exige la présence physique du bureau, de l’organe d’administration et du commissaire à une assemblée générale, l’AR permet une présence à distance valable.
Lorsque l’assemblée doit prendre des décisions par acte notarié, la présence physique du notaire et d’au moins un représentant de la société est requise.
Report et prolongation des délais
Les assemblées générales déjà prévues dans la période du 1er mars au 30 juin peuvent être reportées sans formalités préalables.
Ils doivent veiller à ce que les actionnaires soient informés, sans devoir suivre les formalités de convocation des assemblées, par exemple via le site web, par e-mail ou par courrier ordinaire.
Enfin, et ce n’est pas le moins important, le gouvernement a décidé de permettre à l’organe d’administration de reporter à une date ultérieure l’assemblée générale qui doit décider de l’approbation des comptes annuels, même si l’assemblée générale avait déjà été convoquée.
Si l’organe d’administration a pris cette décision, un certain nombre de délais sont prolongés de dix semaines, à savoir:
- Le délai de six mois suivant la clôture de l’exercice durant lesquelles les comptes annuels doivent être soumis à l’assemblée générale ;
- Le délai de sept mois après la fin de l’exercice pour le dépôt les comptes annuels auprès de la Banque nationale. Les périodes de neuf, dix, douze et treize mois après la fin de l’exercice qui déterminent les pénalités pour dépôt tardif des comptes annuels.
La période prolongée s’applique également à la présentation du budget annuel au sein de l’ASBL, ainsi qu’au dépôt et à la publication des chiffres par les succursales de sociétés étrangères.
Exception ! La possibilité de reporter l’assemblée générale n’est pas autorisée lorsqu’elle a été convoquée dans la cadre de la procédure de la sonnette d’alarme, ou lorsqu’elle a été convoquée à la demande des actionnaires ou du commissaire, ou lorsque le commissaire a convoqué l’assemblée.
L’organe d’administration
L’organe d’administration peut prendre toutes ses décisions par écrit ou par voie électronique (e-mail), à condition que la décision soit unanime.
Toutes les réunions de l’organe d’administration peuvent être tenues par des moyens de communication électroniques auxquels tous les membres peuvent participer conjointement, tels que le téléphone ou la vidéoconférence.
Chez le notaire, il suffit qu’une personne, membre ou non de l’organe d’administration, se présente, à condition qu’elle soit suffisamment autorisée.
L’assemblée générale de l’ACP
Les assemblées générales des copropriétaires qui n’ont pas pu se tenir du 10 mars 2020 au 30 juin 2020 doivent se tenir dans les cinq mois suivant la fin de la période de crise.
Pendant la durée de cette prolongation, tous les mandats restent en vigueur et le contrat entre le mandataire et l’ACP est prolongé de plein droit. Il reste compétent dans les limites du dernier budget approuvé.
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