Sur proposition d’Avocats.be, Stanislas van Wassenhove, en collaboration avec Olivier Haenecour et Adrien van den Branden,  a rédigé une étude sur les opportunités qu’offre le coworking à la profession d’avocat.

Plusieurs questions sous-tendent à cette nouvelle localisation de l’activité. Va-t-elle engendrer des économies dans les frais de locaux et soutenir le lancement de la carrière des jeunes ? Permettra-t-elle de sortir les avocats de leur isolement ? Favorisera-t-elle des synergies avec d’autres professions et d’autres secteurs ? Aidera-t-elle la profession à se digitaliser ?

C’est à ces questions que tente de répondre le présent rapport commandé par Avocats.be.

Cette étude, qui reçoit le soutien de la Région Wallonne et de la Région de Bruxelles-Capitale, est construite en trois parties :

• La définition du coworking. Cette étude aborde le contexte des nouvelles formes de travail, l’historique et les développements du coworking dans le monde, à Bruxelles et en Wallonie, puis présente ses avantages, ses inconvénients et son mode de fonctionnement.
• Le coworking et les avocats. Le rapport se penche ensuite sur le contexte de la révolution numérique, les projets de coworking dédiés aux avocats, les questions relatives à la déontologie ainsi que les nouveaux modes de collaboration.
• Le rapport se conclut par cinq recommandations.

Vous trouverez le rapport ici.

 Qu’est-ce que le coworking ?

Le terme a été inventé aux États-Unis, à San Francisco, dans les années 2000. Il s’agit de la mise à disposition d’espaces de travail permettant de partager les coûts de fonctionnement et de mutualiser les moyens entre ses membres. Il existe 600 espaces de ce type en France et des dizaines en Belgique . Grâce au développement des nouvelles technologies, les travailleurs d’aujourd’hui sont encouragés à devenir mobiles, à exercer en réseau et à échanger avec des équipes qu’ils ne croisaient pas jusqu’à présent. Il est frappant de constater que les génération millénials ne cherchent plus un lieu de travail fixe. Et les espaces de coworking peuvent constituer une solution pour leur permettre de se retrouver pour échanger avec leurs collègues.

Ce ne sont plus exclusivement les freelances qui occupent des espaces partagés mais aussi des travailleurs qui pratiquent le télétravail et qui préfèrent ne pas rester seul à la maison ou encore des travailleurs qui se déplacent et qui maximisent leur temps en évitant des embouteillages inutiles. Un nouveau phénomène est né en Belgique. Des espaces non occupés par des entreprises sont mutualisés et rendus disponibles à d’autres sociétés par la plateforme Workero, une sorte de Airbnb du bureau.

L’exercice de la profession d’avocat est-elle compatible avec les nouveaux modes de travail en coworking ?

Nous le croyons. Le mode d’exercice traditionnel où l’avocat exerce seul dans un bureau fermé constitue un frein à sa créativité́ et au développement d’une culture du travail en équipe. Le numérique a déjà impacté le fonctionnement même des cabinets et la manière dont les professionnels du droit organisent leur travail. La jeune génération cherche aujourd’hui à̀ travailler dans un univers agile, mobile, collaboratif. Cette mutation de l’exercice professionnel implique une redéfinition de l’espace. Le coworking répond donc au défi de l’avocat digital.

S’y ajoute également une justification financière, car face à une pression toujours plus forte des clients sur les taux horaires et à la concurrence croissante des legaltech, la location de locaux est un coût non négligeable pour un avocat et peut être un obstacle pour les jeunes désireux de se lancer dans le métier. Kami Haeri  (auteur du rapport sur l’avenir de la profession en France) avait d’ailleurs dénoncé ces freins dans son rapport, en appelant la profession à concentrer ses efforts vers une conduite du changement. Résister au changement est un luxe qui ne sera pas ouvert aux avocats.

Le coworking pourrait constituer une réponse pertinente et représenter une alternative au mode de fonctionnement classique en cabinet. Des coûts mutualisés et des avocats recentrés sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion des locaux, devraient faciliter les créations de nouvelles formes de collaboration plus agiles entre avocats spécialisés et même avec d’autres professions. Le coworking est vecteur de synergie.

Existe-t-il des espaces de coworking dédiés pour les avocats  ?

En 2009, le barreau de Paris avait ouvert une« pépinière » en plein cœur de la capitale pour permettre aux avocats de bénéficier des services d’un cabinet en temps partagé, à un coût peu élevé. L’espace, désormais géré par un réseau de centres d’affaires international, se compose d’une vingtaine de bureaux privatifs et une vingtaine de place en coworking.  Avocap a également vu le jour en 2006 à Paris et ensuite à Bruxelles.  Ces espaces  accueillent 144 cabinets, soit environ 246 avocats. Il n’existe pas d’autres coworkings dédiés en Belgique pour le moment.

Mais à une époque où l’interprofessionnalité est au cœur des préoccupations de nos métiers du droit, nous croyons qu’il serait souhaitable de privilégier des immeubles de travail « multi professionnels », avec des zones dédiées aux avocats. Ils constitueraient un atout pour mettre en place des projets communs. L’avocat peut devenir un point de contact central pour réunir et coordonner plusieurs professionnels dans l’intérêt du client. D’ailleurs de nombreux avocats sont déjà installés dans des tiers-lieux comme Silversquare, Fosbury and sons, Co-station etc…

Ces lieux partagés permettent-ils de garantir l’indépendance et le secret professionnel ? 

Assurément. Il faut que l’avocat vive avec son temps. Le coworker devra être le plus souvent paperless. Les dossiers ne peuvent subsister dans un espace partagé au sein d’un tiers-lieu. L’avocat doit donc avoir recours au cloud pour sauvegarder ses données. Il faudra néanmoins qu’il s’assure que le serveur dédié́ au coworking réponde aux conditions de sécurité nécessaires.

S’agissant de la confidentialité́ des échanges, que ce soit lors de conversations téléphoniques ou de réunions, il devra utiliser les lieux privatifs – salles de réunion ou cabines téléphoniques fermées – qui sont proposés par les espaces de coworking. Mais il appartient à l’avocat de se montrer irréprochable sur la maîtrise de son secret professionnel et de son indépendance. A charge aux espaces de coworking de proposer des aménagements de qualité pour permettre aux avocats de recevoir leurs clients dans des conditions de dignité́ et de confort suffisantes. Dans des locaux dédiés à la profession, l’organisation respectant la confidentialité́ et le secret professionnel sera bien entendu plus facilement mise en œuvre.

La commission de déontologie d’Avocats.be a rappelé ces exigences. Mais la conclusion est importante, l’avocat peut installer son cabinet dans un coworking et le coworking n’est pas considéré comme une forme de groupement. Il n’y a donc pas  application des  règles de conflits d’intérêt applicables aux associations et groupements même si plusieurs avocats sont installés dans le même coworking. Attention, toutefois  à ne pas donner l’apparence de l’exercice en commun de la profession en se présentant à des tiers ensemble sous une même identité.

Concrètement que faire si on est intéressé ?

Des sondages ont eu lieu à l’occasion des dernières universités d’été à Courrière et au barreau de Mons. D’autres barreaux vont sans doute faire la même démarche. Il en ressort que les préoccupations tournent d’abord autour de la gestion du temps et des finances, préoccupations auxquelles une solution de coworking pourrait apporter une réponse. Ensuite, 25% des répondants sont ouverts à occuper des espaces partagés et souhaitent de plus amples informations. Nous allons dès lors organiser des réunions d’information en ce sens dans des locaux de coworking : le 7 mars à 12h30 au Silversquare Stéphanie (avenue Louise 54 à 1050 Bruxelles). D’autres rencontres suivront.

Ensuite, rejoindre un centre de coworking nécessite que son cabinet soit digitalisé (documents sur le cloud, facturation électronique, agenda collaboratif, abonnement à des banques de données numériques, site web, etc…). Nous sommes bien conscients que cette évolution ne peut se faire sans être accompagné. C’est pourquoi à partir du 1er mai, une formation digitale sera organisée à Bruxelles (avec l’aide de la Région de Bruxelles Capitale) et en Wallonie : Liège, Charleroi, Louvain La Neuve  (avec l’aide de la Région Wallonne). Cette formation très pratique  de 14 heures (3 après-midi, ouvertes à tous) sera suivie d’un accompagnement par un coach spécialisé pour mettre réellement en œuvre la transformation digitale au sein de  son cabinet. Les informations concrètes suivront.

Rejoignez la plateforme consacrée au coworking sous http://lawdle.com  groupe Legal Cowork