Nous avons déjà signalé la mise en place du registre UBO belge dans une précédente newsletter. Ce registre UBO est une base de données centralisées (inspirée du modèle européen) dans laquelle les entreprises, associations, fondations, trusts et autres entités juridiques similaires au trust doivent communiquer les informations sur leurs bénéficiaires effectifs (« Ultimate Beneficial Owners » en abrégé « UBO’s »).

L'arrêté royal qui règlemente les modalités pratiques du registre UBO en application de la loi anti-blanchiment ainsi que le rapport au Roi prévoient que ces informations devront être transférées pour la première fois auprès du registre UBO pour le 30 novembre 2018 au plus tard. Dans une FAQ publiée récemment et consultable sur le site du Service Public Fédéral Finances mais également sur base d’une communication sur le site même du Service Public Fédéral Finances, ce délai est reporté au 31 mars 2019.

« Bien que l’entrée en vigueur de l’arrêté royal est fixée au 31 octobre 2018, vous disposez d’un délai étendu au 31 mars 2019 pour encoder vos bénéficiaires effectifs pour la première fois. » (https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register)

Nous allons à présent expliquer l’effet concret de ce registre UBO au regard d’un certain nombre de questions pratiques.

Qui doit communiquer et quand doit-il le faire?

Le registre UBO contiendra des informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés belges, des fondations, des associations (internationales) à but non lucratif, des trusts (de factoinexistants dans le système juridique belge), des fiducies et des entités juridiques similaires. Étant donné que ni la loi anti-blanchiment (ci-après « la Loi ») ni l’arrêté royal adopté en vertu de cette loi ne font la distinction entre les sociétés bénéficiant de la personnalité juridique et les sociétés dépourvues de personnalité juridique, on peut raisonnablement penser que les informations relatives aux bénéficiaires effectifs des sociétés belges de droit commun doivent également être communiquées au registre UBO.

Ces informations devront être fournies par les administrateurs/gérants, les trustees ou les fiduciaires des entités soumises à l’obligation de communication. Ces informations doivent être contrôlées et confirmées chaque année, mais aussi mises à jour et actualisées.

En outre, toute modification apportée aux données des UBO’s doit également être communiquée au registre dans un délai d’un mois à partir de ce changement.

Les administrateurs, trustees ou fiduciaires devront également informer les UBO’s, sur un support durable (par exemple par lettre), des différentes caractéristiques du registre ainsi que des droits et obligations de l’entité juridique concernée, ainsi que de l'UBO concerné.

En vue de satisfaire à ces obligations, un représentant légal ou un mandataire pourra être désigné.

En outre, certaines entités (telles que les banques, les comptables, les notaires et les avocats) ont également l'obligation de déclarer les éventuelles différences entre les informations dont elles disposent et celles figurant dans le registre UBO.

Le bénéficiaire effectif, de qui s’agit-il?

La Loi énumère différentes catégories de bénéficiaires effectifs qui doivent être considérés comme UBO, en fonction du type d’entité à laquelle ils sont liés.

Dans le cas des sociétés, sont désignés en première instance comme bénéficiaires effectifs, la/les personne(s) physique(s) qui possède(nt) directement ou indirectement, éventuellement de manière groupée (en coordination avec d’autres personnes), un pourcentage de 25% ou plus (il s’agit en réalité d’un pourcentage indicatif dont le calcul est expliqué dans la FAQ) de droits de vote ou de participations dans le capital de cette société. Si personne ne peut être identifié dans cette catégorie comme UBO ou s’il existe un doute à cet égard, il convient, selon le texte de la Loi et la FAQ, de prendre en considération la ou les personne(s) physique(s) qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens et, en dernier lieu, de considérer la/les personne(s) physique(s) qui occupe(nt) la fonction de dirigeant principal.

Dans le cas des fondations, des associations (internationales), des trusts, fiducies ou autres constructions juridiques similaires, plusieurs catégories de personnes sont identifiées dont les administrateurs ou gérants, les constituants/fondateurs, les bénéficiaires ou personnes au bénéfice desquels l’entité a été constituée, etc. Chacune de ces personnes est identifiée comme UBO.

Quelles informations doivent etre communiquées?

Le contenu des informations à fournir concernant les UBO’s dépend également du type d’entité auquel l’UBO est lié.

Quoi qu’il en soit, un minimum d’information doit être communiqué sur chaque UBO, dont notamment l’identité globale de l’UBO (càd. nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro de registre national ou numéro d’entreprise ou tout identifiant similaire), son adresse complète de résidence, ainsi que la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif de l’entité redevable de l’information. Pour chaque UBO, il faut également mentionner à quelle « catégorie légale » de bénéficiaire effectif il ou elle appartient.

Ces informations doivent être confirmées par des documents justificatifs. Dans la FAQ, il est notamment fait référence à une copie de la carte d’identité/du passeport de l’UBO, à l’acte de constitution et aux statuts de la société et au registre des actionnaires.

Pour les sociétés spécifiquement, non seulement les informations relatives aux UBO’s, mais également les données d’identification complète de tous les intermédiaires entre les UBO’s et les sociétés redevables de l’information (par exemple les sociétés écrans) doivent être communiquées au registre.  Ceci implique donc que la structure de participation complète, par le biais de laquelle l’UBO détient un contrôle effectif ou un intérêt effectif dans l’entité redevable de l’information, doit être reprise dans le registre, toujours en tenant compte du seuil indicatif de 25%.

Comment va se derouler le transfert de l’information en pratique?

Cette transmission d’information sera effectuée via l’application sur le portail Myminfin (www.finances.belgium.be/fr/ (onglet E‑services, registre UBO) qui est disponible depuis le 27 septembre. Vous devez vous inscrire sur la plateforme électronique au moyen d’une carte d’identité électronique. Pour les questions pratiques, vous pouvez vous référer à la FAQ publiée récemment ainsi qu’au guide d’utilisation que l’administration devrait publier.

Dès que la transmission d’information sera finalisée et enregistrée, les UBO’s concernés seront informés. Selon le commentaire des articles de l'arrêté royal, cette communication se déroulera en pratique de manière automatisée. Les personnes inscrites sur l’application Myminfin via leur registre national, leur numéro bis ou via leur courrier électronique seront informées de leur enregistrement via cette plateforme.

Que fait-on de cette information et qui peut la consulter?

Les informations récoltées dans le registre UBO pourront tout d’abord être consultées par les “autorités compétentes” notamment l’administration fiscale et les entités assujetties à une obligation d’identification de leurs clients (entre autres les comptables, les notaires, etc…).

En ce qui concerne les sociétés, chaque citoyen aura également accès au registre moyennant le paiement d’une redevance administrative. Pour les sociétés, les recherches pourront être effectuées uniquement sur la base du nom ou du numéro BCE de la société concernée en non pas sur la base du nom de l’UBO.

En ce qui concerne les fondations, les associations (internationales), les trusts, les fiducies et les constructions juridiques similaires au trust, il existe une limite à cet accès public puisqu’il faudra démontrer un “intérêt légitime”.

Par ailleurs, l’UBO peut demander de limiter l’accès à certaines informations qui le ou la concerne à condition de justifier sa demande par des circonstances exceptionnelles. Cette exception ne pourra concerner que la visibilité des informations enregistrées et pas l’obligation d’enregistrement.

L’accès du public au registre sera limité à certaines données. Le nom complet, le numéro de registre national et l’adresse de l’UBO ne pourront pas être consultés. On ne pourra pas non plus avoir accès aux actifs ou  au capital de l’entité via le registre UBO.

Dans le cas où un UBO souhaiterait gratuitement prendre connaissance des informations enregistrées à son nom, il pourra introduire une demande auprès de l’Administration générale de la Trésorerie.

Les données (actualisées) reprises dans le registre seront conservées durant dix ans, à partir du jour où l’entité redevable de l’information aura perdu sa personnalité juridique (liquidation) ou aura arrêté définitivement ses activités.

Quelles sanctions sont applicables dans le cas où les obligations d’information relatives au registre UBO ne sont pas respectées?

En cas de non-respect de l’obligation d’information relative au registre UBO, une amende administrative de minimum 250 EUR à maximum 50.000 EUR pourra être infligée.  Le texte de l’arrêté royal semble laisser entendre qu’un telle amende administrative ne peut pas être infligée aux trustees et fiduciaires négligents.

L’Administration de la Trésorerie, en coopération avec d’autres services du SPF Finances, avec des parties tierces, ainsi qu’avec les gestionnaires du registre UBO des autres Etats membres, peut contrôler l’exactitude des données figurant dans le registre.

Comment pouvez-vous vous y préparer?

L’application qui permet de fournir les informations au registre UBO est disponible depuis le 27 septembre 2018 via le site internet de MyMinfin.  

Pour remplir ce formulaire de manière efficace, vous pouvez vous préparer en entreprenant les actions suivantes :

• Identification des UBOs directs et indirects de l’entité concernée et collecte des informations à communiquer ;
• En fonction de la taille de l’organisation ou de l’entité concernée, élaboration de procédures internes pour vous assurer de l’exactitude des informations enregistrées et les actualiser afin de pouvoir aussi bien transmettre les informations que communiquer les modifications de celles-ci dans le délai d’un mois suivant la modification.

Si vous souhaitez de plus amples précisions ou des conseils à cet égard, le cabinet d’avocats Tiberghien vous assistera avec plaisir.

Enfin, vous pouvez également vous abonner à la newsletter du SPF Finances via le site du Service Public Fédéral Finances (administrations générales – Trésorerie).

Gerd D. Goyvaerts (gerdd.goyvaerts@tiberghien.com)

Stephanie Gabriel (stephanie.gabriel@tiberghien.com)