En 2019, vous avez sans doute également reçu de nombreux messages sur le registre UBO, qui mettaient toutefois généralement l’accent principal sur la date limite d’entrée en vigueur (souvent reportée) et les sanctions applicables. Celui ou celle qui aurait manqué toutes ces informations devrait se mettre à jour de toute urgence. Le présent article met par contre l’accent sur la mesure dans laquelle le monde extérieur peut consulter les informations que vous y avez soigneusement introduites.

Comme nous l’avons communiqué précédemment, un tiers peut en effet consulter le registre UBO de votre entité moyennant certaines conditions. Une demande de ce type de consultation est aujourd’hui effectivement traitée (automatiquement ou non).  Pour rappel, les recherches ne peuvent être effectuées que sur le numéro d’entreprise ou la dénomination même de l’entreprise (société, ASBL, fondation, etc.), non sur la personne physique qui a été enregistrée à titre de bénéficiaire effectif.

Apporter la preuve d’un intérêt légitime ? Ne concerne pas les sociétés …

L’obligation pour le tiers d’apporter la preuve d’un intérêt légitime lors du dépôt d’une demande de consultation d’un registre UBO était souvent prescrite à titre de barrière principale. Cette obligation de motivation de la demande a été introduite pour les consultations relatives à des ASBL et des fondations. Toute personne qui le souhaite peut également motiver le dépôt de sa demande, lorsqu’elle introduit une demande de consultation d’une société, sans toutefois y être contrainte.

Service payant ? Non …

Dans ce cas, qu’est-ce qui pourrait donc empêcher les gens de fouiller dans le dossier d’un tiers ? La réponse est simple : une obligation de paiement. Le montant n’a pas été indiqué, mais la réglementation européenne prescrit néanmoins qu’il ne peut être supérieur à une rémunération couvrant les frais administratifs.
Aujourd’hui, nous constatons cependant qu’une demande de consultation dans le cas des sociétés est d’emblée placée sous le statut « payé », sans nécessiter aucun paiement. Trois clics après le dépôt de la demande, un tiers peut défiler joyeusement et gratuitement dans le dossier UBO en question.

Enregistrement des demandes

Celui ou celle qui, à l’occasion, souhaite vérifier ce qui figure dans le registre UBO au sujet d’une société spécifique peut donc le faire sans aucune obligation de motivation ou de paiement.
Ce qui ne signifie pas que le tiers curieux peut agir librement et anonymement. Chaque demande est bien enregistrée et devrait en principe également être visible pour l’organe d’administration de l’entreprise consultée. Il reste cependant à savoir si cela fera un tant soit peu hésiter le tiers.

Quelles données sont visibles ?

Il y en a beaucoup. Vraiment beaucoup, mais avec une légère protection de l’identité de l’UBO. Les entreprises se voient donc confrontées à un accès très aisé à leurs données par des tiers. Qui plus est, le tiers ne voit pas seulement la liste des bénéficiaires effectifs. La « nature du contrôle » (le motif invoqué pour lequel la personne concernée est enregistrée en qualité d’UBO), la date de début de cette qualification et l’ensemble de la structure de contrôle avec les pourcentages précis d’actions détenues (capital par rapport aux droits de vote / droits de propriété par rapport aux droits d’adhésion) sont également visibles.

La protection de l’identité du bénéficiaire effectif lui-même a toutefois été maintenue. Le tiers qui consulte le registre UBO ne voit en effet qu’un nom de famille. Le prénom et le domicile ne sont pas affichés comme le prescrit la législation. On s’attendait à ce que l’année de naissance soit visible, mais il apparaît aujourd’hui que cette donnée d’identification est également masquée pour un tiers un peu trop curieux.

Données anonymisées ? Éventuellement dans des cas exceptionnels

Pour être complets, nous concluons cet article en abordant la possibilité d’anonymiser les données. Après l’enregistrement, un bénéficiaire effectif peut introduire une demande d’anonymisation des données. Suite à cette demande, l’identité de l’UBO reste automatiquement totalement invisible au regard de tiers et tout au moins pendant le traitement de la demande.

Pour les UBO mineurs, cette demande est automatiquement acceptée. Dans le cas d’UBO majeurs, il y a toutefois lieu de motiver et de démontrer de manière circonstanciée que le défaut d’anonymiser ses données exposerait l’UBO concerné (ou sa famille) à un risque disproportionné ou à un risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou d’intimidation.

Conclusion

Nous pouvons conclure que votre structure de contrôle interne et votre pourcentage de participation peuvent être aisément consultés en large partie (ou non) par des tiers. L’identité de l’UBO est protégée en n’affichant que son nom de famille, mais en fonction de sa situation concrète, cette donnée peut évidemment suffire pour identifier la personne concernée.

Si cet article soulève pour vous des questions sur le registre UBO, n’hésitez pas à contacter l’un de nos spécialistes à l’adresse contact@vdl.be.