Les notaires et les experts-comptables de Belgique lancent un registre numérique des actions. Celui-ci augmente la fiabilité quant à l’identité de l’actionnaire d’une société et aux actions qu’il détient exactement. Ce qui est très utile, maintenant que les entreprises doivent communiquer de plus en plus d’informations sur leurs actionnaires aux autorités. En outre, la nouvelle plate-forme réduit la charge administrative des responsables d’entreprises et, à terme, également des organismes de crédit et autres prestataires de services.

Le registre des actions est une des pierres angulaires de toute entreprise. Il indique l’identité d’un actionnaire, le nombre d’actions qu’il possède, la manière dont il a acquis les titres et depuis combien de temps, etc. Ces informations sont indispensables au bon fonctionnement de chaque société: pour convoquer les membres à l’assemblée générale, réaliser une augmentation du capital, modifier les statuts, liquider la société ou encore dans le cadre d’un emprunt.

“Les registres des actions actuels sont des livres encombrants qui se perdent régulièrement”, déclare Bart van Coile, vice-président de l’IEC. “Mais il y a un inconvénient majeur: les données peuvent être manipulées. Cela entraîne de longues discussions et de nombreuses procédures judiciaires. Notre objectif était de répondre aux exigences du monde des entrepreneurs moderne avec les possibilités technologiques actuelles.”

Face à cela, le registre numérique des actions apporte une solution concrète. Si un entrepreneur s’adresse à un notaire ou à un expert-comptable, ce dernier s’assurera que les données des actionnaires soient enregistrées de manière électronique. Grâce à cela les données ne seront pas perdues. En outre, personne ne pourra les manipuler.

“De cette manière, il ne peut plus y avoir de doute sur l’actionnariat et les discussions sans fin sont évitées”, souligne Jan Sap, directeur général de Fednot.

Ce nouvel outil est un instrument indispensable à la lumière du nouveau Code des sociétés et des associations approuvé le 28 février et qui entrera en vigueur le 1er mai prochain. “Les entreprises vont devoir adapter leurs statuts. Il est important qu’elles puissent retrouver et convoquer leurs actionnaires en temps utile » déclare Jan Sap. Le législateur abandonne également le principe “une action, une voix”. L’inscription en bonne et due forme des droits liés aux actions deviendra encore plus importante.

Obligations UBO

La nouvelle plate-forme a encore plus à offrir. Pour le 30 septembre au plus tard, chaque société doit communiquer au SPF Finances les informations relatives aux actionnaires qui détiennent plus de 25% des actions. Il s’agit d’une obligation imposée par l’Union européenne afin de, notamment, lutter contre le blanchiment d’argent. Si l’entrepreneur le souhaite et uniquement dans à ce moment-là, ces informations sont automatiquement transmises au SPF Finances via le registre numérique des actions. Cette simplification est considérable pour les chefs d’entreprise responsables du respect des obligations UBO.

A terme, la plate-forme permettra à l’entrepreneur d’accéder à l’ensemble des actes notariés relatifs à sa société (constitution, modification des statuts, etc.) que le notaire conserve.

Koen Geens, Ministre de la Justice, conclut: “La réforme des sociétés et des associations crée une base juridique pour une gestion numérique complète des entreprises. Un registre électronique des actions fiable constitue une étape positive dans cette digitalisation, indispensable pour l’entreprise du XXIe siècle. Il faut se féliciter que l’IEC et Fednot saisissent cette opportunité ensemble.“