La journée des juristes d’entreprise s’est tenue le 14 novembre. Une occasion pour rassembler la communauté des juristes d’entreprise autour du thème central : les rôles des juristes d’entreprise dans un monde en mutation. Dix intervenants ont abordé les différents aspects du métier : comment se préparer à l’évolution de la législation ? comment communiquer avec les non-juristes ? quel est l’impact de l’IA ? quel est le rôle de la “compliance” ? …

2023 a été une année de grand cru pour les juristes d’entreprise. La réforme de la loi IJE a permis à la profession de mieux se faire connaître. Cette modification législative est le fruit de beaucoup de courage, d’énergie et de persuasion. La confidentialité renforcée fait d’ailleurs de la Belgique un pionnier en Europe. Elle donne au métier de juriste d’entreprise plus de visibilité et de crédibilité.

Les trois rôles du juriste d’entreprise : une expérience personnelle

Els Steen, présidente de l’Institut des juristes d’entreprise (IJE) et juriste d’entreprise – CLO – chez Ahold Delhaize, a ouvert la journée avec un discours inspirant. Sur la base de son expérience professionnelle, elle a parlé de la façon dont on peut exercer le métier de juriste d’entreprise.

Quand on évoque les juristes d’entreprise, la première image qui vient à l’esprit est celle d’experts juridiques et de gestionnaires de risques. Els Steen illustre cela avec l’image du legal eagle, qui va droit au but : toutes ces règles, qu’est-ce qu’elles signifient pour la pratique, comment affectent-elles l’entreprise ? Dans ce rôle, ne vous laissez pas distraire par ce qui détourne l’attention de l’essentiel (courriels, appels téléphoniques, …), sinon au lieu d’avancer, fous ferez du cheval à bascule. La célèbre matrice d’Eisenhower peut aider à faire le tri entre ce qui est urgent et important et ce qui ne l’est pas.

Mais deux autres rôles sont au moins aussi importants. Après tout, en tant que juriste d’entreprise, vous faites également partie de l’équipe dirigeante. C’est à ce niveau que les choses se passent, que les décisions sont prises. Ce rôle va au-delà du cadre strictement juridique. Il exige une compréhension approfondie de l’entreprise et de sa stratégie. Ce n’est pas pour rien que le mot ‘general’ figure dans general counsel. Enfin, vous endossez aussi le rôle de consigliere, celui de conseiller et de confident. Vous pouvez également apporter une touche d’humour, en tant que « fou du roi » (court jester).

Comment se préparer aux nouvelles règles en tant que juriste d’entreprise ?

Juan Gomez-Riesco (Legal & Policy Officer – Company Law, DG JUST, European Commission) est revenu sur la future directive européenne CSDD (Corporate Sustainability Due Diligence), qui impose de nouvelles obligations de vigilance en matière de développement durable, notamment pour les grandes entreprises. Toutefois, au-delà ces obligations, la nouvelle réglementation offrira également de nombreux avantages aux entreprises : (i) la directive crée des conditions de concurrence équitables pour toutes les entreprises, (ii) la confiance du public dans les entreprises sera renforcée, (iii) les entreprises pourront améliorer leur gestion des risques…

Comment se préparer à cette nouvelle directive et à l’afflux constant d’autres réglementations ? Michaël Gillis (juriste d’entreprise chez Engie, European vice president Legal, Ethics, Data Privacy & Security) donne neuf conseils concrets :

1. Créez une équipe diversifiée (composée de juristes, de gestionnaires de risques, de compliance managers, d’experts du secteur etc.) capable d’assurer un suivi et une analyse permanents. Gardez un œil sur les sources formelles et informelles.
2. Effectuez une analyse d'impact.
3. Rédigez plusieurs scénarios possibles. N’espérez pas seulement un impact minimal ou le meilleur impact pour votre entreprise, mais préparez-vous également au pire des scénarios.
4. Faites une évaluation des risques. Faites-la en permanence. Une nouvelle législation peut ainsi révéler vos faiblesses.
5. Établissez une relation avec les régulateurs et les autorités de régulation. Mettez-vous autour d’une table avec eux. Vous pourrez ainsi exercer de l’influence.
6. Participez à des forums, consultez les fédérations professionnelles, parlez-en avec vos collègues : comment voient-ils l’impact des nouvelles réglementations ? Tirez parti du savoir-faire collectif.
7. Demandez conseil à des experts externes, comme votre avocat.
8. Formez l’équipe. Ne pensez pas qu’en envoyant un mémo, tout le monde sera au courant de la nouvelle réglementation. Il vaut la peine d’investir du temps dans la formation de toutes les personnes concernées, à tous les niveaux de l’entreprise.
9. Anticipez la gestion de crise. Que faire si le changement a un impact majeur sur l'entreprise ?

Si une entreprise survit, ou si les affaires prospèrent, à la suite d’un changement législatif délicat, ce n’est pas une question de chance mais grâce à une bonne préparation.

Vers un ‘risk mindset’ ?

Antoine Henry de Frahan (professeur invité à l’EDHEC Business School, consultant, auteur, conférencier) défend l’idée d’un état d’esprit axé sur le risque. On peut naturellement aborder une question juridique sous l’angle de la règle (‘rule mindset’) : (i) y a-t-il une règle ? (ii) la règle est-elle claire ? (iii) la règle est-elle applicable en pratique ? (iv) voulez-vous appliquer la règle ? Cependant, il n’est pas toujours possible d'obtenir une réponse de cette manière.

Pourquoi ne pas penser différemment, en partant du référentiel du risque ? Quelles sont les conséquences ? Quelle est la probabilité qu’un risque se produise ? Pour répondre à ces questions, vous devez connaître le contexte, vous devez connaître l’entreprise dans ses moindres détails. Ce n’est qu’en évaluant correctement les risques que l’on peut juger s’il est opportun de les prendre.

L’approche axée sur le risque est centrée sur l’entreprise elle-même. Mais il va de soi qu’une décision peut aussi avoir un impact important sur des tiers. Vous les prenez également en compte. C'est l’état d'esprit éthique.

Ces trois référentiels ne s’excluent pas l’un l’autre, mais se complètent.

Quel est le rôle du gestionnaire de risques dans tout cela ? C’est sur cette question qu’Adriana Cavaliere (Senior Risk Manager, Skeyes) s’est penchée. Le monde d'aujourd’hui est en effet fait de perturbations complexes, de crises successives qui se renforcent les unes les autres. Nous sommes au cœur d’une transition vers une autre ère. Cela nécessite également un état d'esprit différent : le passage du risque à la résilience. La gestion des risques ne consiste donc plus seulement à gérer les crises, mais aussi à saisir les opportunités : “bounce back better”. Le rôle du gestionnaire de risques est alors très clair. Il ne doit pas rester isolé, mais être un véritable partenaire de l’entreprise. Mais comment ? Quelques conseils et astuces : (i) écouter toutes les stakeholders (clients, collègues, …), (ii) avoir un œil sur la valeur ajoutée de chacun, (iii) rester simple et (iv) être attentif aux éventuels angles morts. Pour résumer le tout en une phrase : soyez un bâtisseur de ponts et impliquez votre direction ("get your board on board”).

Comment déployer de nouvelles règles : le rôle du legal design

Lors de la mise en place de nouvelles règles, le legal design peut jouer un rôle important, comme l’a souligné Domique Meert (Fondatrice, The Visual Lawyer). Après tout, en tant que juriste d’entreprise, vous devez communiquer ces nouvelles règles à l’ensemble de l’entreprise ; tous les non-juristes doivent également rester à la page. Une communication claire est donc essentielle. Un mémo rempli de termes juridiques, agrémenté d’une centaine de notes de bas de page, ne suffira pas. Pour les juristes, ce langage clair peut être une pierre d’achoppement. Le legal design est alors une solution possible. Et il ne s'agit pas nécessairement de présenter toutes vos idées avec un design graphique. Cela signifie plutôt que vous commencez à penser différemment : vous partez du lecteur (généralement appelé l’“utilisateur” dans le “design thinking”). Un texte bien structuré, rédigé dans un langage clair et illustré de quelques éléments visuels simples fera l’affaire. L’objectif est de permettre aux utilisateurs de trouver facilement ce qu’ils cherchent, de comprendre ce qu’ils lisent et de l’utiliser.

Comment aborder la gestion de de l’IA ?

Dans de très nombreuses entreprises, différents départements utilisent déjà l’intelligence artificielle (la recherche montre qu’il s'agit principalement de la R&D, du marketing et des ventes). Sari Depreeuw (Partner Crowell & Moring, professeur à temps partiel à l'UCLouvain Saint-Louis Bruxelles) a abordé cette question et elle a examiné les risques possibles liés à l’utilisation de l’IA. Ici, nous nous limitons aux risques internes pour les entreprises. De quels risques s’agit-il ? (i) Du côté des données d’entrée. Que se passe-t-il si les employés partagent des données sensibles ou confidentielles avec un système d’IA ? (ii) De l’autre côté, comment les données de sortie du système d'IA sont-elles utilisées : ces données sont-elles fiables (par exemple, ne sont-elles pas biaisées ?) et ne sont-elles pas protégées par les règles du droit d’auteur ?

Vous pourriez bien sûr interdire toute utilisation ou, à l’inverse, tout autoriser sans discernement. De toute évidence, il ne s'agit pas là de véritables solutions. Quelle approche adopter alors ? Sensibilisation, suivi et élaboration d'une politique adaptée. Constituez une équipe d’experts issus de différents départements : juridique, gestion des risques, compliance, commercial, informatique…

Table ronde : la “compliance” en pratique

Lors d’une débat final, Vanessa Moens (General Manager, KBC Group Compliance, professeure invitée à la Vlerick), Els Steen (présidente de l’IJE, juriste d'entreprise (CLO) Ahold Delhaize), Jean-Pierre Buyle (associé de Monard Law, Avocat associé chez Monard Law, ancien Bâtonnier du Barreau de Bruxelles, ancien président d’Avocats.be), Axelle Steurs (juriste d’entreprise Kpler, Legal & People Director) et Jean Cattaruzza (ombudsman du secteur financier, président honoraire de l’IJE) ont échangé leurs points de vue sur le rôle de la “compliance” (conformité).

En quoi diffère-t-il selon le secteur dans lequel l’entreprise est active, et quel est l’impact de la taille de l’entreprise ? Par exemple, pour le secteur financier, il s’agit principalement de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent. La compliance consiste donc principalement à conseiller et à contrôler. Pour d’autres secteurs, la compliance semble être une question beaucoup plus large. Une scale-up est confrontée à d’autres questions : comment impliquer tous les départements ?

Et qu’en est-il de l’avocature ? Un avocat peut-il assumer le rôle de responsable de la conformité au sein une entreprise ? La réponse semble être oui, mais à des conditions strictes.

Wim Putzeys, rédacteur en chef de Jubel – rapport sur la Journée des juristes d'entreprise organisée par l'IJE