Nous sommes tous très, très occupés. Il y a des réunions à préparer, des rapports à lire, des avis à rédiger. En tant que juriste d’entreprise, vous connaissez sans doute la situation. Et toutes ces tâches s’accompagnent de délais. Certains craquent sous la pression, d’autres commencent à procrastiner, d’autres encore exploitent tout leur potentiel juste avant la date limite. Vous avez du mal à tenir tous ces délais ? Nous vous présentons quelques techniques qui peuvent vous aider à gérer les échéances.

Fixer des priorités et déléguer

Vous avez de nombreuses échéances à respecter. Toutes ces tâches ne peuvent que vous accabler. Une première technique pour gérer vos délais consiste à vous demander si toutes vos tâches sont si urgentes que ça : quelles tâches sur votre liste de choses à faire sont vraiment importantes, quelles actions peuvent attendre et quelles tâches peuvent être facilement confiées à un collègue ou à un employé ?

En d’autres termes : faites de votre liste de tâches une liste de priorités. Vous pouvez établir des priorités en utilisant toutes sortes de méthodes, par exemple la matrice d’Eisenhower. Elle vous permet de répartir toutes vos tâches en quatre catégories :

• Urgentes et importantes : la priorité absolue, agissez immédiatement.
• Non urgentes, mais importantes : pas de délai strict à respecter.
• Urgentes mais non importantes : déléguez cette tâche à un employé.
• Non urgentes et non importantes : n’y consacrez pas votre temps ; elles ne méritent pas votre attention.

Une autre méthode est le triage, tel qu’il est pratiqué par les médecins lorsque l’aide médicale est rare (par exemple en situation de guerre). Le médecin se pose alors quelques questions devant chaque personne blessée : la personne blessée peut-elle survivre sans aide immédiate ? Si OUI : pas prioritaire. Si NON : la personne blessée a-t-elle une chance de survivre avec l’aide ? Si OUI : aider immédiatement, si NON : pas prioritaire. Vous pouvez utiliser une variante pour prioriser votre propre travail.

Considérez les délais comme un outil et non comme un obstacle

Les délais sont là pour vous aider à mettre de l’ordre dans ce qui doit être fait à certains moments. Ne les considérez pas comme un obstacle qui vous gêne.

Deux raisons expliquent pourquoi un délai est parfois un obstacle :

• Le délai nous “paralyse”. Nous nous disons que, de toute façon, nous ne le respecterons jamais, alors nous ne nous mettons même pas au travail. Ceux qui raisonnent ainsi souffrent d’une forme de peur de l’échec. Ce n’est pas facile à gérer, mais rappelez-vous du slogan de Nike “Just do it”.
• Nous procrastinons. Nous remettons souvent à plus tard les tâches les moins agréables. Gardez à l’esprit que ces tâches ne disparaîtront pas si vous les ignorez. Ça vaut surtout pour les “tâches fastidieuses” : faites-les en premier.

Dorénavant, considérez les délais comme un outil qui vous aide à vous focaliser sur ce qui est important aujourd’hui.

Supprimez les distractions et concentrez-vous sur une tâche à la fois

L’un des plus grands problèmes de notre époque, c’est que nous sommes constamment distraits par des facteurs de distraction internes et externes : les courriels, les coups de fil, les médias sociaux. Le smartphone est le coupable par excellence, essayant d’attirer notre attention par des notifications incessantes. Pour respecter des délais stricts, nous devons éliminer radicalement ces distractions.

Une fois cette étape franchie, vous pouvez vous atteler à votre tâche. Et nous parlons bien d’une tâche à la fois. Divisez votre journée de travail en blocs. Et concentrez-vous pendant un laps de temps défini sur la même tâche. Cela peut se faire, par exemple, comme le décrit le professeur Theo Compernolle :

• Le bloc de réflexion. Deux fois par jour, pendant au moins 45 minutes, travaillez sans interruption sur un avis, un rapport. Convenez avec vos collègues et vos collaborateurs que vous ne pourriez pas être dérangé pendant ces blocs.
• Le bloc de communication. Vous utilisez ce bloc pour communiquer : vous répondez à vos courriels, vous passez des appels téléphoniques importants, … Vous pouvez par exemple réserver 45 minutes à cet effet, plusieurs fois par jour.
• Le bloc de conversation. Pendant ce bloc horaire, vous prenez le temps de parler avec vos collègues. Avez-vous des questions à leur poser, ont-ils des questions à vous poser ? Ne vous dérangez pas à d’autres moments. Notez les questions et les remarques et présentez-les l’un à l’autre lors d’un moment de consultation convenu à l’avance.
• Le bloc des corvées. Deux fois par semaine, réservez un bloc de 45 minutes pour vous occuper des tâches ennuyeuses que vous n’avez pas vraiment envie de faire et qui ne sont pas urgentes. Ne repoussez pas sans cesse ces tâches, mais commencez votre semaine de travail par elles, par exemple. À la fin de la semaine, vous n’en aurez pas envie non plus.

Décomposer une tâche en étapes concrètes

“Il n’y a qu’une seule façon de manger un éléphant : une bouchée à la fois” Certaines sources attribuent cette citation à Desmond Tutu. Mais peu importe de qui sont ces paroles de sagesse. C’est un truisme. La meilleure façon de s’attaquer à un grand projet est de le diviser en petites tâches (réalisables). Ne prévoyez pas de date butoir (dans un ou deux ans), mais prévoyez des délais intermédiaires dans quinze jours, quatre semaines, trois mois.

Cochez les tâches accomplies

Faites une liste que vous pouvez “cocher”. Cela peut paraître un peu simpliste, mais ça peut vraiment aider. En écrivant vos tâches sur une liste (physique) et en cochant (ou en rayant) les tâches accomplies, vous vous sentirez bien. Cela vous permettra de suivre facilement l’évolution de votre travail et de savoir que vous êtes productif.

Une version plus sophistiquée de la liste de choses à faire, sur laquelle on coche les tâches accomplies, est le “kanban” japonais. Ce système divise un projet en tâches et en sous-tâches. Sur un tableau, vous utilisez des cartes pour indiquer à quelle étape se trouve la tâche : “à faire” (to do), “en cours” (doing) et “terminé” (done). L’idéal est d’avoir un maximum de trois cartes dans la colonne “en cours”. De la même manière, cela donne une vue d’ensemble de ce qui se passe et il est satisfaisant de voir ce qui a été fait (si vous pouvez déplacer une carte de la colonne “à faire” à la colonne “terminé”). Grâce à cette technique, vous pouvez surveiller vos délais avec l’ensemble de l’équipe. Et vous pouvez vous féliciter de temps en temps.

Wim Putzeys, rédacteur en chef de Jubel